⬇ TẢI BỘ HỒ SƠ – GIẤY TỜ MUA BÁN, SANG TÊN NHÀ ĐẤT (File Word) - Miễn phí
1. Thủ tục mua bán nhà đất là gì?
Như đã nêu, không có một “thủ tục mua bán nhà đất” duy nhất trong luật. Trên thực tế, người dân cần lần lượt hoàn thành bốn nhóm thủ tục: (1) kiểm tra pháp lý nhà đất; (2) công chứng, chứng thực hợp đồng chuyển nhượng; (3) kê khai, nộp thuế và lệ phí; (4) đăng ký biến động để sang tên trên Giấy chứng nhận.
Trong bốn nhóm trên, công chứng hợp đồng và đăng ký sang tên là bắt buộc; đặt cọc chỉ là bước “giữ chỗ” không bắt buộc. Việc mua bán chỉ thực sự hoàn tất khi bên mua được đứng tên trên Sổ đỏ/Sổ hồng.
2. Giấy tờ cần chuẩn bị của bên bán và bên mua
Đây là phần hay bị thiếu sót nhất khiến hồ sơ phải bổ sung nhiều lần. Chuẩn bị đủ theo bảng dưới sẽ giúp khâu công chứng và sang tên diễn ra suôn sẻ.
| Bên bán (bên chuyển nhượng) | Bên mua (bên nhận chuyển nhượng) |
| Bản gốc Giấy chứng nhận (Sổ đỏ/Sổ hồng) | CCCD/hộ chiếu của vợ và chồng |
| CCCD/hộ chiếu của vợ và chồng | Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân |
| Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân | Sổ hộ khẩu/giấy tờ cư trú (nếu được yêu cầu) |
| Giấy tờ chứng minh tài sản riêng (nếu có) | Tiền thanh toán theo tiến độ đã thỏa thuận |
Khi đi công chứng, hai bên mang thêm dự thảo hợp đồng chuyển nhượng (hoặc để văn phòng công chứng soạn). Nếu nhà đất là tài sản chung vợ chồng thì bắt buộc cả hai vợ chồng bên bán cùng ký.
3. Điều kiện được mua bán, sang tên nhà đất
Trước khi làm thủ tục, cần chắc chắn nhà đất đủ điều kiện chuyển nhượng theo luật:
• Có Giấy chứng nhận; đất không tranh chấp; không bị kê biên; trong thời hạn sử dụng; không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời (khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024).
• Với nhà ở: có Giấy chứng nhận; không tranh chấp, khiếu nại; trong thời hạn sở hữu; không bị kê biên; không thuộc diện đã có quyết định thu hồi, giải tỏa, phá dỡ (Điều 160 Luật Nhà ở 2023).
Nên kiểm tra trước khi đặt cọc:
Xem Giấy chứng nhận bản gốc, đối chiếu với CCCD người bán; kiểm tra quy hoạch, thế chấp, tranh chấp bằng cách nộp phiếu yêu cầu cung cấp thông tin tại Văn phòng đăng ký đất đai (Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP).
4. Trình tự thực hiện thủ tục (sơ đồ các bước)
Toàn bộ thủ tục có thể tóm tắt thành các bước sau. Bạn nên đi đúng thứ tự để không bị vướng ở khâu sau.
Trình tự các bước làm thủ tục mua bán, sang tên nhà đất 2026.
Công chứng hợp đồng là bắt buộc theo điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024: hợp đồng chuyển nhượng giữa cá nhân với nhau phải được công chứng hoặc chứng thực mới có hiệu lực.
5. Hồ sơ đăng ký sang tên và mẫu đơn cần tải
Sau khi công chứng và nộp thuế, hồ sơ đăng ký biến động (sang tên) gồm:
| Giấy tờ | Ghi chú |
| Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18) | Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (thay Mẫu 11/ĐK cũ) |
| Hợp đồng chuyển nhượng | Bản đã công chứng/chứng thực |
| Bản gốc Giấy chứng nhận | Sổ đỏ/Sổ hồng đã cấp cho bên bán |
| Tờ khai thuế TNCN (03/BĐS-TNCN) | Bên bán kê khai (hoặc bên mua nộp thay) |
| Tờ khai lệ phí trước bạ (Mẫu 01) | Bên mua kê khai |
| Giấy tờ miễn, giảm thuế/lệ phí (nếu có) | Ví dụ chuyển nhượng giữa người thân |
Mẫu Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18)
Mẫu quan trọng nhất của khâu sang tên, đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay):
Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu số 18) - đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay).
↓ Tải Mẫu 18: Bản Word · Bản Word (nguồn khác)
↓ Tải tờ khai kèm theo: Tờ khai TNCN 03/BĐS · Bản khác · Tờ khai lệ phí trước bạ 01
Lưu ý về biểu mẫu:
Sau khi tổ chức lại chính quyền địa phương, một số tỉnh ban hành mẫu đơn và nơi nộp riêng. Nên xác nhận mẫu đơn và bộ phận tiếp nhận hiện hành tại Văn phòng đăng ký đất đai nơi có nhà đất trước khi nộp.
6. Cơ quan giải quyết, nơi nộp và thời hạn
Điểm mới cần lưu ý (2025–2026):
Từ 01/7/2025, tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp (tỉnh – xã), không còn cấp huyện. Đơn đăng ký biến động dùng Mẫu số 18 (Nghị định 151/2025/NĐ-CP) thay cho Mẫu 11/ĐK. Nhiều bài hướng dẫn cũ vẫn ghi “cấp huyện” và “Mẫu 11/ĐK” là đã lỗi thời.
• Nơi nộp: nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh, hoặc Văn phòng đăng ký đất đai / Chi nhánh nơi có nhà đất.
• Thời hạn: không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ; chưa tính ngày nghỉ, lễ và thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính (Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP).
• Kết quả: cơ quan đăng ký xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận hoặc cấp Giấy chứng nhận mới cho bên mua.
7. Chi phí phải nộp
| Khoản | Mức thu | Bên nộp (thông lệ) | Căn cứ |
| Thuế TNCN | 2% × giá chuyển nhượng | Bên bán | Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 |
| Lệ phí trước bạ | 0,5% × giá tính lệ phí | Bên mua | Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP |
| Phí công chứng | Theo giá trị hợp đồng | Thỏa thuận | Thông tư 257/2016/TT-BTC |
| Phí thẩm định hồ sơ | Do HĐND cấp tỉnh quy định | Bên mua | Thông tư 85/2019/TT-BTC |
Ví dụ nhà đất 5 tỷ đồng: thuế TNCN 100 triệu (bên bán), lệ phí trước bạ 25 triệu (bên mua), phí công chứng khoảng 3,2 triệu. Lệ phí trước bạ tính theo Bảng giá đất nếu giá này cao hơn giá hợp đồng. Con số chỉ mang tính minh họa, nên đối chiếu cơ quan thuế và văn phòng công chứng khi giao dịch.
8. Lưu ý để làm thủ tục an toàn
1. Kiểm tra pháp lý trước khi đặt cọc. Xem sổ gốc, đối chiếu chủ sở hữu, kiểm tra quy hoạch và thế chấp tại Văn phòng đăng ký đất đai.
2. Chuẩn bị đủ giấy tờ của cả vợ và chồng. Nhà đất là tài sản chung thì cả hai vợ chồng bên bán phải cùng ký hợp đồng.
3. Ghi đúng giá thực tế trong hợp đồng. Ghi giá thấp để né thuế không giảm được thuế (tính theo Bảng giá đất) và gây rủi ro khi tranh chấp.
4. Dùng đúng biểu mẫu hiện hành. Đơn đăng ký biến động là Mẫu số 18; kiểm tra thêm mẫu riêng của tỉnh (nếu có).
5. Sang tên đúng thời hạn. Chậm đăng ký biến động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Kết luận
Làm thủ tục mua bán nhà đất an toàn là chuẩn bị đủ giấy tờ của cả hai bên, kiểm tra pháp lý kỹ, công chứng hợp đồng, nộp thuế và đăng ký sang tên đúng thời hạn. Năm 2026 nhớ hai thay đổi: dùng Đơn Mẫu số 18 và nộp hồ sơ tại cấp xã/tỉnh.
Miễn trừ trách nhiệm:
Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026, không thay thế tư vấn pháp lý riêng. Biểu mẫu, nơi nộp và mức thuế – phí có thể thay đổi theo địa phương; với giao dịch cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Văn phòng đăng ký đất đai, công chứng viên, luật sư trước khi thực hiện.