1 Giấy tờ bên bán (bên chuyển nhượng) cần chuẩn bị
| Loại giấy tờ | Bản chính/sao | Ghi chú |
| Giấy chứng nhận (sổ đỏ/sổ hồng) | Bản chính | Bắt buộc; mang khi công chứng |
| CCCD/hộ chiếu vợ và chồng | Bản chính + sao | Nếu tài sản chung, cần cả hai |
| Giấy đăng ký kết hôn / xác nhận độc thân | Bản chính + sao | Xác nhận độc thân xin tại UBND cấp xã |
| Giấy xác nhận thông tin cư trú | Bản chính | Thay Sổ hộ khẩu (đã bỏ từ 01/01/2023) |
| Văn bản xóa thế chấp / NH đồng ý bán | Bản chính | Nếu tài sản đang thế chấp |
| Giấy tờ nguồn gốc (thừa kế, tặng cho…) | Bản sao | Nếu có, để chứng minh quyền |
2 Giấy tờ bên mua (bên nhận chuyển nhượng) cần chuẩn bị
| Loại giấy tờ | Bản chính/sao | Ghi chú |
| CCCD/hộ chiếu người mua (và vợ/chồng) | Bản chính + sao | Nếu mua chung, cần cả hai |
| Giấy đăng ký kết hôn / xác nhận độc thân | Bản chính + sao | Xác định tài sản chung/riêng |
| Giấy xác nhận thông tin cư trú | Bản chính | Thay Sổ hộ khẩu |
| Giấy tờ chứng minh diện miễn/giảm thuế | Bản sao | Nếu thuộc diện miễn (xem mục 5) |
3 Hồ sơ theo từng giai đoạn giao dịch
Checklist hồ sơ mua bán nhà đất – tick đủ trước khi ra phòng công chứng.
| Giai đoạn | Hồ sơ nộp |
| 1. Công chứng hợp đồng | Bản gốc sổ; CCCD + giấy tờ hôn nhân hai bên; phiếu yêu cầu công chứng; dự thảo hợp đồng |
| 2. Kê khai thuế & lệ phí | Tờ khai thuế TNCN 03/BĐS-TNCN; tờ khai lệ phí trước bạ 01; bản sao sổ + hợp đồng công chứng; giấy tờ miễn/giảm (nếu có) |
| 3. Đăng ký sang tên | Đơn đăng ký biến động (Mẫu 11/ĐK); hợp đồng đã công chứng; bản gốc Giấy chứng nhận; chứng từ đã nộp thuế/lệ phí |
Trình tự các bước thực hiện chi tiết xem bài “Thủ tục mua bán nhà đất 2026: quy trình A–Z”.
4 Các mẫu tờ khai cần điền
Tờ khai thuế thu nhập cá nhân – Mẫu 03/BĐS-TNCN
Tờ khai thuế TNCN chuyển nhượng bất động sản (Mẫu 03/BĐS-TNCN) – ảnh minh họa.
Tờ khai lệ phí trước bạ – Mẫu 01
Tờ khai lệ phí trước bạ nhà, đất (Mẫu 01) – ảnh minh họa.
Đơn đăng ký biến động đất đai – Mẫu 11/ĐK
Đơn đăng ký biến động (Mẫu 11/ĐK, NĐ 101/2024) dùng khi sang tên – ảnh minh họa.
5 Giấy tờ bổ sung theo trường hợp đặc biệt
Tùy tình huống, bạn cần thêm các giấy tờ sau:
| Trường hợp | Giấy tờ bổ sung | Căn cứ |
| Tài sản chung vợ chồng | Giấy đăng ký kết hôn; cả hai vợ chồng ký (hoặc văn bản thỏa thuận tài sản riêng) | Luật HN&GĐ 2014 |
| Người bán độc thân | Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (UBND xã), thời hạn dùng ngắn | Luật Hộ tịch |
| Đồng sở hữu / sổ chung | Văn bản đồng ý bán của tất cả đồng sở hữu | Điều 27 LĐĐ 2024 |
| Tài sản thừa kế | Văn bản khai nhận/thỏa thuận phân chia di sản (công chứng); giấy chứng tử; di chúc (nếu có) | BLDS 2015 |
| Bán qua ủy quyền | Hợp đồng ủy quyền công chứng, đúng phạm vi được bán | BLDS 2015 |
| Việt kiều / người gốc Việt | Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; hộ chiếu, giấy tờ nhập cảnh | LĐĐ 2024, Luật Nhà ở 2023 |
| Người nước ngoài | Chỉ được sở hữu nhà ở trong dự án (không nhận QSDĐ ở); hộ chiếu + thị thực | Luật Nhà ở 2023 |
| Mua căn hộ chung cư | HĐ mua bán với chủ đầu tư, biên bản bàn giao, sổ hồng căn hộ | Luật Nhà ở 2023 |
| Đất nông nghiệp | Đáp ứng điều kiện nhận chuyển nhượng, trong hạn mức | Điều 45, 177 LĐĐ 2024 |
6 Ba lưu ý cập nhật để không dùng giấy tờ lỗi thời
| ◆ TRÁNH SAI SÓT THƯỜNG GẶP | – Sổ hộ khẩu đã bị bỏ từ 01/01/2023: dùng giấy xác nhận thông tin cư trú, CCCD gắn chip hoặc tài khoản VNeID thay thế. | – Đơn sang tên là Mẫu 11/ĐK (NĐ 101/2024), không còn dùng Mẫu 09/ĐK cũ. | – Chuẩn bị cả bản chính và bản sao: công chứng cần bản chính đối chiếu; hồ sơ thuế/sang tên nộp bản sao kèm hợp đồng đã công chứng. |
Kết luận
Chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ giúp giao dịch nhà đất trôi chảy, tránh phải đi lại nhiều lần. Hãy nhớ ba trục: giấy tờ bên bán – bên mua – theo từng giai đoạn, cộng thêm giấy tờ bổ sung cho trường hợp của bạn. Dùng luật mới (Mẫu 11/ĐK, giấy xác nhận cư trú) để không bị trả hồ sơ.
| Miễn trừ trách nhiệm | Bài viết cung cấp thông tin tham khảo, cập nhật ngày 11/8/2026 và có thể thay đổi khi có văn bản mới. Yêu cầu hồ sơ cụ thể có thể khác nhau theo địa phương; nên hỏi tổ chức công chứng/văn phòng đăng ký đất đai trước khi nộp. |