1 Vì sao phải công chứng và công chứng ở đâu?
Công chứng là bước bắt buộc để hợp đồng mua bán nhà đất có hiệu lực pháp luật. Đây cũng là căn cứ để cơ quan đăng ký đất đai sang tên. Việc công chứng thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng) có thẩm quyền trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi có nhà đất.
| Căn cứ bắt buộc công chứng - Điều 27 khoản 3 Luật Đất đai 2024: | “Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực…” | Ngoại lệ (điểm b): giao dịch mà có một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản thì công chứng, chứng thực theo yêu cầu của các bên - không bắt buộc. |
Về địa điểm, Điều 46 Luật Công chứng 2024 quy định việc công chứng thực hiện tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng; chỉ được công chứng ngoài trụ sở khi người yêu cầu là người già yếu không đi lại được, đang bị tạm giữ/tạm giam/thi hành án, hoặc có lý do chính đáng khác.
2 Hồ sơ cần chuẩn bị khi đi công chứng
Chuẩn bị đủ giấy tờ giúp công chứng viên tiếp nhận và xử lý ngay. Hồ sơ chia theo bên bán và bên mua như sau:
Danh mục giấy tờ bên bán, bên mua và giấy tờ chung khi công chứng mua bán nhà đất.
Điểm mới đáng chú ý: Luật Công chứng 2024 (Điều 42) đã đơn giản hóa thành phần hồ sơ, không còn bắt buộc “Phiếu yêu cầu công chứng” như quy định cũ - người dân chỉ cần mang giấy tờ tùy thân, Giấy chứng nhận và giấy tờ liên quan.
3 Trình tự công chứng: 6 bước tại phòng công chứng
Sáu bước công chứng hợp đồng mua bán nhà đất theo Điều 42 & 45 Luật Công chứng 2024.
Bước 1 – Nộp hồ sơ
Hai bên cùng đến tổ chức công chứng, xuất trình hồ sơ và nêu yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng.
Bước 2 – Tiếp nhận & kiểm tra
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, đối chiếu nhân thân, tra cứu và xác minh tình trạng pháp lý của nhà đất (tranh chấp, ngăn chặn, thế chấp…). Nếu hồ sơ hợp lệ thì thụ lý.
Bước 3 – Soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng
Hai bên có thể tự soạn dự thảo, hoặc đề nghị công chứng viên soạn thảo (Điều 43). Công chứng viên rà soát nội dung: thông tin các bên, thửa đất, giá, phương thức thanh toán, thời điểm bàn giao, ai nộp thuế – phí.
Bước 4 – Giải thích quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý
Công chứng viên đọc lại toàn văn hoặc để hai bên tự đọc, giải thích rõ để các bên hiểu và đồng ý toàn bộ nội dung trước khi ký.
Bước 5 – Ký, điểm chỉ trước mặt công chứng viên
Hai bên tự nguyện ký và điểm chỉ vào từng trang hợp đồng ngay tại chỗ. Đây là yêu cầu bắt buộc - không ký thay, ký trước ở nhà.
Bước 6 – Ký chứng nhận, nộp phí, nhận bản công chứng
Công chứng viên ký lời chứng, đóng dấu; hai bên nộp phí công chứng và thù lao rồi nhận các bản hợp đồng đã công chứng để làm thủ tục sang tên, nộp thuế.
4 Thời hạn, phí công chứng và thù lao
Thời hạn công chứng
Theo Điều 45 Luật Công chứng 2024: không quá 02 ngày làm việc; với giao dịch phức tạp có thể kéo dài nhưng tối đa 10 ngày làm việc (không tính thời gian xác minh, giám định).
Phí công chứng (bậc thang – TT 257/2016)
| Giá trị tài sản / hợp đồng | Mức phí công chứng |
| Từ trên 100 triệu – 1 tỷ | 0,1% giá trị |
| Từ trên 1 – 3 tỷ | 1 triệu + 0,06% phần vượt 1 tỷ |
| Từ trên 3 – 5 tỷ | 2,2 triệu + 0,05% phần vượt 3 tỷ |
| Từ trên 5 – 10 tỷ | 3,2 triệu + 0,04% phần vượt 5 tỷ |
| Trên 10 tỷ | 5,2 triệu + 0,03% phần vượt 10 tỷ (tối đa 70 triệu) |
Thù lao công chứng
Là khoản trả cho việc soạn thảo, đánh máy, in ấn… do hai bên thỏa thuận nhưng không vượt mức trần do UBND cấp tỉnh quy định. Khoản này tách biệt với phí công chứng ở trên.
5 Công chứng điện tử – điểm mới từ 01/7/2025
Luật Công chứng 2024 lần đầu quy định công chứng điện tử (Điều 62–65), cho phép thực hiện công chứng bằng phương thức trực tuyến trên nền tảng số. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý như văn bản công chứng giấy (Điều 6), khi đáp ứng điều kiện kỹ thuật và quy trình do Chính phủ hướng dẫn.
• Ý nghĩa: giảm thời gian đi lại, phù hợp giao dịch có bên ở xa; tuy nhiên vẫn phải bảo đảm định danh điện tử và xác thực chữ ký của các bên.
• Lưu ý: việc triển khai thực tế phụ thuộc hạ tầng và nghị định, thông tư hướng dẫn - nên hỏi trước tổ chức công chứng về khả năng công chứng điện tử cho giao dịch của bạn.
6 Mẫu hợp đồng chuyển nhượng
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất – ảnh minh họa.
↓ Tải mẫu hợp đồng chuyển nhượng: Mẫu 1
↓ Tải mẫu hợp đồng chuyển nhượng: Mẫu 2
Kết luận
Công chứng là bước bắt buộc và quyết định hiệu lực của hợp đồng mua bán nhà đất. Chỉ cần chuẩn bị đủ Giấy chứng nhận bản gốc, giấy tờ tùy thân và hôn nhân của hai bên, quy trình 6 bước có thể hoàn tất trong 1–2 ngày làm việc. Sau khi công chứng, các bên tiếp tục kê khai thuế và sang tên.
| Miễn trừ trách nhiệm | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật ngày 12/8/2026 theo Luật Công chứng 2024 và các văn bản hiện hành; quy trình chi tiết, phí, thù lao và việc công chứng điện tử có thể khác nhau giữa các tổ chức công chứng và theo hướng dẫn của địa phương. Vui lòng liên hệ tổ chức công chứng để được hướng dẫn cụ thể. |