MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ CỦA BỘ Y TẾ (MAU 2-PHU LUC 2-3098-QD-BYT)
Mẫu đơn này được ban hành bởi Bộ Y tế nhằm mục đích hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc lập bản thuyết minh cho các tài liệu đã hết giá trị. Mẫu đơn này được áp dụng trong trường hợp tài liệu không còn giá trị sử dụng và cần được loại bỏ theo quy định.
Mẫu đơn dùng để làm gì?
- Trình bày tình hình khối tài liệu hết giá trị.
- Thông tin về số lượng và thời gian của tài liệu hết giá trị.
- Liệt kê các nhóm tài liệu hết giá trị.
- Cung cấp lý do và thông tin chi tiết về tài liệu cần loại bỏ.
Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: xử lý tài liệu lưu trữ hết hạn, loại bỏ tài liệu không còn giá trị pháp lý, và chuẩn bị cho việc đánh giá lại tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện kiểm kê tài liệu hết giá trị.
- Đánh giá tài liệu theo các tiêu chí quy định.
- Chuẩn bị hồ sơ để trình lên cấp có thẩm quyền.
- Thực hiện các bước xử lý tài liệu theo quy định.
Ai có thể sử dụng mẫu đơn?
- Các cơ quan nhà nước.
- Các tổ chức xã hội.
- Các cá nhân có liên quan đến quản lý tài liệu.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để lập bản thuyết minh tài liệu hết giá trị, cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Danh sách tài liệu cần loại bỏ.
- Biên bản kiểm kê tài liệu.
- Các chứng từ liên quan đến tài liệu.
- Thông tin về thời gian và lý do loại bỏ.
- Các tài liệu chứng minh tính hợp pháp của việc loại bỏ.
Hướng dẫn điền mẫu đơn
1. Kinh gửi
Điền thông tin về cơ quan, tổ chức gửi mẫu đơn.
2. Thông tin người đề nghị
Điền thông tin của người lập bản thuyết minh.
3. Thông tin tài liệu
Liệt kê các tài liệu cần thuyết minh và lý do hết giá trị.
4. Các khoản phải thi hành
Đưa ra các khoản chi phí liên quan đến việc xử lý tài liệu.
5. Các khoản đã thi hành
Liệt kê các khoản đã thực hiện liên quan đến tài liệu.
6. Các khoản còn phải thi hành
Đưa ra các khoản dự kiến sẽ thực hiện trong tương lai.
7. Nội dung đề nghị
Trình bày nội dung đề nghị cụ thể của cơ quan, tổ chức.
8. Danh mục tài liệu kèm theo
Liệt kê các tài liệu kèm theo bản thuyết minh.
Một số lưu ý khi lập đơn
- Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
- Kiểm tra kỹ trước khi nộp.
- Tuân thủ đúng quy trình xử lý tài liệu.
- Giữ lại bản sao của các tài liệu đã nộp.
Căn cứ pháp lý
- Quyết định 3089/QĐ-BYT.
Câu hỏi thường gặp
1. Ai có quyền lập bản thuyết minh tài liệu hết giá trị?
Chỉ những người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức mới có quyền lập bản thuyết minh này.
2. Tài liệu hết giá trị có được lưu trữ không?
Các tài liệu hết giá trị sẽ không được lưu trữ và phải được xử lý theo quy định.
3. Thời gian xử lý tài liệu hết giá trị là bao lâu?
Thời gian xử lý sẽ phụ thuộc vào quy trình của từng cơ quan, tổ chức nhưng không được kéo dài quá mức cần thiết.
4. Có cần phải thông báo trước khi loại bỏ tài liệu không?
Cần phải thông báo cho cấp có thẩm quyền trước khi thực hiện việc loại bỏ tài liệu hết giá trị.
Tải miễn phí mẫu đơn
Ban có thể tải miễn phí MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ CỦA BỘ Y TẾ tại đây.