MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ, TRÙNG LẶP

Mẫu bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp được ban hành bởi Bộ Giáo dục và Đào tạo nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập bản thuyết minh cho các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ hoặc bị trùng lặp. Mẫu đơn này áp dụng trong các trường hợp cần thiết phải xử lý tài liệu lưu trữ không còn giá trị.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Thuyết minh về tình hình khối tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.
2. Đánh giá số lượng tài liệu cần xử lý.
3. Xác định thời gian của khối tài liệu hết thời hạn lưu trữ.
4. Phân loại các nhóm tài liệu theo tình trạng và nội dung.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: xử lý tài liệu đã hết hạn, tài liệu trùng lặp trong lưu trữ, tài liệu không còn giá trị sử dụng.

1. Xử lý tài liệu đã hết hạn lưu trữ.
2. Thống kê tài liệu trùng lặp.
3. Đánh giá tình trạng tài liệu lưu trữ.
4. Chuẩn bị cho việc tiêu hủy tài liệu không còn giá trị.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Các cơ quan nhà nước.
2. Các tổ chức giáo dục và đào tạo.
3. Các tổ chức nghiên cứu và lưu trữ tài liệu.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các tài liệu liên quan đến khối tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

1. Danh sách tài liệu cần thuyết minh.
2. Tài liệu gốc cần xử lý.
3. Biên bản đánh giá tài liệu.
4. Thông tin về thời gian lưu trữ.
5. Thông tin về tình trạng tài liệu.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kính gửi

Điền tên cơ quan, tổ chức nhận bản thuyết minh.

2. Thông tin người đề nghị

Điền thông tin cá nhân hoặc đại diện tổ chức lập bản thuyết minh.

3. Thông tin tài liệu

Điền thông tin chi tiết về tài liệu cần thuyết minh.

4. Các khoản phải thi hành

Liệt kê các khoản tài liệu cần xử lý.

5. Nội dung đề nghị

Trình bày nội dung đề nghị xử lý tài liệu.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Kiểm tra các tài liệu kèm theo.
3. Thực hiện theo đúng quy định pháp luật.
4. Ghi rõ lý do xử lý tài liệu.

Căn cứ pháp lý

1. Quyết định 755/QĐ-BGDĐT.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu đơn này cần nộp ở đâu?

Mẫu đơn cần nộp tại cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ của tổ chức.

Thời gian xử lý mẫu đơn là bao lâu?

Thời gian xử lý mẫu đơn thường từ 7 đến 10 ngày làm việc.

Có cần phải có chữ ký của người có thẩm quyền không?

Có, mẫu đơn cần có chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền trong tổ chức.

Mẫu đơn có thể tải miễn phí không?

Có thể tải miễn phí mẫu đơn tại [MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ, TRÙNG LẶP] tại đây.