MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Mẫu biên bản này được ban hành bởi Kiểm toán Nhà nước, áp dụng trong các trường hợp giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa các bên trong công tác văn thư, lưu trữ. Mẫu đơn này giúp ghi nhận rõ ràng các thông tin liên quan đến việc giao nhận tài liệu, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong công tác lưu trữ.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi nhận thông tin về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu.
2. Đảm bảo tính minh bạch trong công tác văn thư.
3. Quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
4. Đáp ứng yêu cầu của các cơ quan chức năng về việc lưu trữ hồ sơ.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: giao nhận hồ sơ giữa các cơ quan nhà nước, lưu trữ tài liệu trong các tổ chức, doanh nghiệp.

1. Giao nhận tài liệu trong các cuộc kiểm toán.
2. Chuyển giao hồ sơ giữa các phòng ban trong cơ quan.
3. Đánh giá và kiểm tra tài liệu lưu trữ.
4. Thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Cá nhân làm việc trong lĩnh vực văn thư.
2. Doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ, tài liệu.
3. Các tổ chức, cơ quan nhà nước có liên quan đến việc lưu trữ tài liệu.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện việc giao nhận hồ sơ, tài liệu, các bên cần chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết.

1. Tên và chức vụ của người đại diện bên giao.
2. Tên và chức vụ của người đại diện bên nhận.
3. Thông tin chi tiết về tài liệu giao nhận.
4. Tình trạng của tài liệu giao nhận.
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu kèm theo.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kính gửi

Điền tên cơ quan, tổ chức nhận hồ sơ.

2. Thông tin người đề nghị

Điền đầy đủ họ tên, chức vụ của người đại diện bên giao và bên nhận.

3. Thông tin hồ sơ, tài liệu

Liệt kê chi tiết tên, số lượng, tình trạng tài liệu giao nhận.

4. Nội dung đề nghị

Ghi rõ nội dung đề nghị giao nhận tài liệu.

5. Danh mục tài liệu kèm theo

Liệt kê các tài liệu kèm theo biên bản.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi giao nhận.
3. Lập biên bản thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
4. Ghi rõ thời gian, địa điểm lập biên bản.

Căn cứ pháp lý

1. Quyết định 93/QĐ-KTNN.
2. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Các văn bản hướng dẫn liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu biên bản này có bắt buộc không?

Mẫu biên bản này không bắt buộc nhưng được khuyến khích sử dụng để đảm bảo tính minh bạch trong giao nhận hồ sơ.

Ai là người ký biên bản giao nhận?

Người đại diện của cả hai bên giao nhận sẽ ký biên bản.

Biên bản này có thể sử dụng cho các loại tài liệu nào?

Biên bản này có thể sử dụng cho cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử.

Thời gian lưu trữ biên bản là bao lâu?

Biên bản cần được lưu trữ theo quy định của cơ quan quản lý tài liệu.

Tải miễn phí mẫu đơn

Ban có thể tải miễn phí MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC tại đây.