MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU CỦA QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY DO CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC BAN HÀNH

Mẫu biên bản giao nhận tài liệu này được ban hành bởi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, áp dụng trong các trường hợp giao nhận tài liệu theo quy trình chỉnh lý tài liệu giấy.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi nhận việc giao nhận tài liệu giữa các bên liên quan.
2. Đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong việc quản lý tài liệu.
3. Phục vụ cho các hoạt động kiểm tra, thanh tra về tài liệu lưu trữ.
4. Cung cấp thông tin rõ ràng về tài liệu được giao nhận.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: giao nhận tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu, tài liệu lưu trữ, và tài liệu phục vụ công tác chỉnh lý.

1. Giao nhận tài liệu hành chính giữa các phòng ban.
2. Giao nhận tài liệu nghiên cứu giữa các trung tâm lưu trữ.
3. Giao nhận tài liệu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
4. Giao nhận tài liệu phục vụ cho các dự án nghiên cứu.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Cá nhân có nhu cầu giao nhận tài liệu.
2. Doanh nghiệp cần quản lý tài liệu lưu trữ.
3. Các tổ chức, cơ quan nhà nước có liên quan đến lưu trữ tài liệu.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu biên bản này, cần chuẩn bị một số hồ sơ liên quan.

1. Quyết định giao nhận tài liệu.
2. Các tài liệu liên quan đến tài liệu được giao nhận.
3. Thông tin về bên giao và bên nhận.
4. Biên bản kiểm tra tài liệu (nếu có).
5. Các chứng từ khác liên quan đến việc giao nhận tài liệu.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Điền thông tin về cơ quan, tổ chức gửi mẫu đơn.

2. Thông tin người đề nghị

Điền thông tin của người đại diện bên giao và bên nhận.

3. Thông tin tài liệu

Điền thông tin chi tiết về tài liệu được giao nhận.

4. Các khoản phải thi hành

Liệt kê các điều khoản liên quan đến việc giao nhận tài liệu.

5. Nội dung đề nghị

Ghi rõ nội dung đề nghị giao nhận tài liệu.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức liên quan.
3. Chữ ký của người có thẩm quyền là bắt buộc.
4. Kiểm tra lại các thông tin trước khi nộp.

Căn cứ pháp lý

1. Quyết định 128/QĐ-VTLTNN.
2. Các văn bản hướng dẫn liên quan đến quy trình chỉnh lý tài liệu.
3. Các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu biên bản này có thể sử dụng cho những trường hợp nào?

Mẫu biên bản này có thể sử dụng cho việc giao nhận tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu, và tài liệu phục vụ công tác lưu trữ.

Có cần xác nhận của cơ quan nào khi lập biên bản này không?

Cần có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu để đảm bảo tính hợp pháp.

Thời gian lưu trữ biên bản giao nhận tài liệu là bao lâu?

Thời gian lưu trữ biên bản thường là 5 năm kể từ ngày lập biên bản.

Mẫu biên bản này có thể tải ở đâu?

Ban có thể tải miễn phí MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU tại đây.