MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO

Mẫu biên bản giao nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử là một văn bản quan trọng được ban hành bởi Tổng cục Thể dục Thể thao, nhằm ghi nhận các thông tin liên quan đến việc giao nhận tài liệu giữa bên giao và bên nhận. Mẫu đơn này được áp dụng trong các trường hợp giao nhận tài liệu lưu trữ, đảm bảo các quy định về quản lý và bảo quản tài liệu theo Luật Lưu trữ năm 2011.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi nhận thông tin về việc giao nhận tài liệu giữa các bên.
2. Đảm bảo tính pháp lý cho việc giao nhận tài liệu lưu trữ.
3. Thống kê số lượng và tình trạng tài liệu được giao nhận.
4. Cung cấp cơ sở để quản lý và tra cứu tài liệu sau này.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: giao nhận tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, hoặc giữa các đơn vị trong cùng một tổ chức.

1. Giao nhận tài liệu lưu trữ giữa các phòng ban trong cơ quan.
2. Tiếp nhận tài liệu từ các đơn vị bên ngoài.
3. Chuyển giao tài liệu giữa các cơ quan nhà nước.
4. Đánh giá và xác nhận tình trạng tài liệu trước khi lưu trữ.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Các cơ quan nhà nước.
2. Các tổ chức xã hội.
3. Các đơn vị lưu trữ tài liệu.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện việc giao nhận tài liệu, các bên cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác.

1. Tên phông (khối) tài liệu.
2. Thời gian của tài liệu.
3. Số lượng tài liệu (hộp, hồ sơ).
4. Tình trạng tài liệu nộp lưu.
5. Các công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Ghi rõ tên cơ quan, đơn vị gửi tài liệu.

2. Thông tin người đề nghị

Điền đầy đủ thông tin của người đại diện bên giao và bên nhận.

3. Thông tin tài liệu

Cung cấp thông tin chi tiết về tài liệu được giao nhận.

4. Các khoản phải thi hành

Liệt kê các yêu cầu hoặc điều kiện liên quan đến tài liệu.

5. Nội dung đề nghị

Trình bày rõ ràng nội dung đề nghị giao nhận tài liệu.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi giao nhận.
3. Ghi rõ tên và chữ ký của người đại diện.
4. Lập biên bản thành nhiều bản để lưu trữ.

Căn cứ pháp lý

1. Luật Lưu trữ năm 2011.
2. Quyết định 128/QĐ-TCTDTT.

Câu hỏi thường gặp

1. Mẫu biên bản này cần lập khi nào?

Mẫu biên bản giao nhận tài liệu cần được lập ngay khi có việc giao nhận tài liệu giữa các bên.

2. Ai là người ký biên bản?

Biên bản cần được ký bởi đại diện của cả bên giao và bên nhận tài liệu.

3. Có cần phải có dấu của cơ quan không?

Các bên cần có dấu của cơ quan để xác nhận tính hợp pháp của biên bản.

4. Lưu trữ biên bản này ở đâu?

Biên bản cần được lưu trữ tại cả hai bên để phục vụ cho việc tra cứu và đối chiếu sau này.

Tải miễn phí mẫu đơn

Ban có thể tải miễn phí MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO tại đây.