MẪU BIÊN BẢN HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Mẫu biên bản hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao là văn bản được sử dụng để xác nhận việc hoàn trả tài liệu đã được mượn từ các đơn vị lưu trữ. Mẫu đơn này được ban hành theo Thông tư 01/2025/TT-BNG và áp dụng cho các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Xác nhận việc hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi sử dụng.
2. Ghi rõ lý do hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
3. Liệt kê danh sách hồ sơ, tài liệu đã hoàn trả.
4. Đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: hoàn trả tài liệu sau khi thực hiện các công việc liên quan đến nghiên cứu, kiểm tra, hoặc các hoạt động khác cần sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Hoàn trả tài liệu sau khi đã sử dụng trong các dự án nghiên cứu.
2. Hoàn trả tài liệu sau khi đã tham gia các cuộc họp, hội thảo.
3. Hoàn trả tài liệu theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
4. Hoàn trả tài liệu sau khi đã thực hiện kiểm tra, thanh tra.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Cá nhân có nhu cầu hoàn trả tài liệu đã mượn.
2. Doanh nghiệp, tổ chức thực hiện các hoạt động liên quan đến tài liệu lưu trữ.
3. Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để hoàn tất việc hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cần chuẩn bị các tài liệu sau:

1. Giấy tờ xác nhận việc mượn tài liệu.
2. Danh sách hồ sơ, tài liệu cần hoàn trả.
3. Thông tin về người đại diện của đơn vị sử dụng.
4. Thông tin về người đại diện lưu trữ Bộ Ngoại giao.
5. Biên bản xác nhận việc hoàn trả tài liệu.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Điền thông tin về đơn vị gửi biên bản hoàn trả.

2. Thông tin người đề nghị

Điền thông tin cá nhân hoặc đại diện của đơn vị đề nghị hoàn trả tài liệu.

3. Thông tin bản án/quyết định

Điền thông tin về các quyết định liên quan đến việc hoàn trả tài liệu.

4. Các khoản phải thi hành

Liệt kê các khoản mục cần hoàn trả.

5. Các khoản đã thi hành

Liệt kê các khoản đã hoàn thành.

6. Các khoản còn phải thi hành

Liệt kê các khoản còn lại cần hoàn trả.

7. Nội dung đề nghị

Điền nội dung cụ thể về việc hoàn trả tài liệu.

8. Danh mục tài liệu kèm theo

Liệt kê các tài liệu kèm theo biên bản hoàn trả.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Kiểm tra lại các thông tin trước khi nộp.
3. Thực hiện theo đúng quy trình hoàn trả tài liệu.
4. Giữ lại bản sao của biên bản hoàn trả để đối chiếu sau này.

Căn cứ pháp lý

1. Thông tư 01/2025/TT-BNG.
2. Các quy định liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ.
3. Các văn bản pháp lý khác có liên quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai có thể yêu cầu hoàn trả tài liệu?

Tất cả các cá nhân, tổ chức đã mượn tài liệu đều có quyền yêu cầu hoàn trả.

2. Thời gian hoàn trả tài liệu là bao lâu?

Thời gian hoàn trả tài liệu phụ thuộc vào quy định của từng đơn vị lưu trữ.

3. Có cần phải có lý do khi hoàn trả tài liệu không?

Có, lý do hoàn trả cần phải được ghi rõ trong biên bản hoàn trả.

4. Có thể hoàn trả tài liệu qua đường bưu điện không?

Có thể, nhưng cần phải có sự đồng ý của đơn vị lưu trữ.

Tải miễn phí mẫu đơn

Ban có thể tải miễn phí MẪU BIÊN BẢN HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA BỘ NGOẠI GIAO tại đây.