MẪU BIÊN BẢN MƯỢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Mẫu biên bản mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao là văn bản được sử dụng để ghi nhận việc mượn các tài liệu lưu trữ từ Bộ Ngoại giao. Mẫu đơn này được ban hành theo Thông tư 01/2025/TT-BNG, áp dụng cho các đơn vị, tổ chức có nhu cầu mượn tài liệu phục vụ cho công việc của mình.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi nhận việc mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
2. Đảm bảo quy trình mượn tài liệu được thực hiện đúng theo quy định.
3. Cung cấp thông tin rõ ràng về mục đích và thời gian mượn tài liệu.
4. Thực hiện việc kiểm soát tài liệu lưu trữ được mượn ra.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: nghiên cứu tài liệu lịch sử, chuẩn bị cho các dự án nghiên cứu, phục vụ cho các hoạt động ngoại giao, và các mục đích khác liên quan đến công việc của Bộ Ngoại giao.

1. Chuẩn bị hồ sơ cho hội thảo quốc tế.
2. Thực hiện các nghiên cứu về lịch sử ngoại giao Việt Nam.
3. Tra cứu thông tin phục vụ cho báo cáo.
4. Hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu khoa học.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Cá nhân có nhu cầu mượn tài liệu.
2. Đơn vị, tổ chức nghiên cứu.
3. Các cơ quan nhà nước có liên quan.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện việc mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

1. Giấy giới thiệu của đơn vị mượn.
2. Thông tin về người mượn tài liệu.
3. Mục đích mượn tài liệu.
4. Thời gian dự kiến mượn tài liệu.
5. Danh sách tài liệu cần mượn.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Điền tên cơ quan, đơn vị gửi mẫu đơn.

2. Thông tin người đề nghị

Điền đầy đủ thông tin về người mượn tài liệu, bao gồm họ tên, chức vụ, đơn vị công tác.

3. Thông tin tài liệu mượn

Liệt kê các tài liệu cần mượn, bao gồm tên tài liệu, độ mật, số lượng.

4. Lý do mượn

Nêu rõ lý do mượn tài liệu, mục đích sử dụng tài liệu.

5. Danh mục tài liệu kèm theo

Đính kèm danh sách các tài liệu cần mượn.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp.
2. Đảm bảo có đủ chữ ký của các bên liên quan.
3. Đính kèm các giấy tờ cần thiết.
4. Thực hiện đúng quy trình mượn tài liệu theo quy định.

Căn cứ pháp lý

1. Thông tư 01/2025/TT-BNG.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai có thể mượn tài liệu lưu trữ?

Các cá nhân, tổ chức có nhu cầu nghiên cứu hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ đều có thể mượn.

2. Quy trình mượn tài liệu diễn ra như thế nào?

Quy trình mượn tài liệu bao gồm việc điền mẫu đơn, nộp đơn và chờ phê duyệt từ Bộ Ngoại giao.

3. Thời gian mượn tài liệu là bao lâu?

Thời gian mượn tài liệu phụ thuộc vào quy định của Bộ Ngoại giao và mục đích sử dụng của người mượn.

4. Có cần phải hoàn trả tài liệu không?

Các tài liệu mượn cần phải được hoàn trả đúng thời gian quy định và trong tình trạng nguyên vẹn.

Tải miễn phí mẫu đơn

Bạn có thể tải miễn phí MẪU BIÊN BẢN MƯỢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA BỘ NGOẠI GIAO tại đây.