MẪU BIÊN BẢN THEO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Mẫu biên bản này được ban hành theo Quyết định 281/QĐ-VTLTNN, áp dụng cho việc ghi chép nội dung các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của các cơ quan nhà nước và tổ chức. Mẫu biên bản này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc lưu trữ thông tin.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi lại nội dung các cuộc họp, hội nghị.
2. Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý thông tin.
3. Thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
4. Giúp các bên liên quan nắm bắt được thông tin đã được thảo luận.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: ghi biên bản cuộc họp, hội nghị, hội thảo, và các hoạt động khác có tính chất chính thức.

1. Họp giao ban hàng tuần.
2. Hội thảo chuyên đề.
3. Cuộc họp tổng kết cuối năm.
4. Hội nghị triển khai kế hoạch mới.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Cá nhân tham gia các cuộc họp.
2. Doanh nghiệp tổ chức hội nghị.
3. Tổ chức nhà nước và phi chính phủ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu biên bản này, cần chuẩn bị một số hồ sơ cần thiết.

1. Danh sách người tham dự.
2. Chương trình làm việc của cuộc họp.
3. Thông tin về địa điểm và thời gian họp.
4. Nội dung thảo luận dự kiến.
5. Biên bản các cuộc họp trước (nếu có).

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức gửi biên bản.

2. Thông tin người đề nghị

Điền đầy đủ họ tên, chức vụ của người chủ trì cuộc họp.

3. Thông tin cuộc họp

Ghi rõ tên cuộc họp, thời gian, địa điểm tổ chức.

4. Nội dung cuộc họp

Ghi lại diễn biến và nội dung thảo luận trong cuộc họp.

5. Kết thúc cuộc họp

Ghi rõ thời gian kết thúc và các quyết định đã được thông qua.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Ghi rõ thời gian và địa điểm tổ chức.
3. Chữ ký của người chủ trì và thư ký phải có mặt.
4. Không để thiếu thông tin quan trọng.

Căn cứ pháp lý

1. Quyết định 281/QĐ-VTLTNN.
2. Luật Lưu trữ 2011.
3. Thông tư hướng dẫn về công tác văn thư.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu biên bản này có bắt buộc phải sử dụng không?

Có, mẫu biên bản này là bắt buộc đối với các cuộc họp chính thức theo quy định của pháp luật.

Ai có trách nhiệm lập biên bản?

Thư ký cuộc họp có trách nhiệm lập biên bản và ghi chép lại nội dung thảo luận.

Biên bản cần được lưu trữ trong bao lâu?

Biên bản cần được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.

Có thể sửa đổi nội dung biên bản không?

Có, nhưng cần phải có sự đồng ý của tất cả các bên tham gia cuộc họp.

Tải miễn phí mẫu đơn

Bạn có thể tải miễn phí MẪU BIÊN BẢN THEO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC tại đây.