MẪU BIÊN BẢN VỀ VIỆC GIAO, NHẬN TÀI LIỆU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG CÔNG AN NHÂN DÂN

Mẫu biên bản này được ban hành theo Thông tư 55/2025/TT-BCA và áp dụng cho việc ghi nhận giao nhận tài liệu trong công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Mẫu đơn này được sử dụng khi có sự chuyển giao tài liệu giữa các bên liên quan.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi nhận thông tin về việc giao nhận tài liệu.
2. Đảm bảo tính pháp lý trong việc chuyển giao tài liệu.
3. Đánh dấu thời gian và địa điểm giao nhận tài liệu.
4. Cung cấp thông tin chi tiết về tài liệu được giao nhận.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa các đơn vị trong công an, chuyển giao tài liệu cho các cơ quan khác, hoặc khi cần lưu trữ hồ sơ quan trọng.

1. Chuyển giao tài liệu giữa các phòng ban trong công an.
2. Giao nhận tài liệu cho các cơ quan nhà nước.
3. Đối với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến tài liệu.
4. Thực hiện các thủ tục liên quan đến tài liệu cần lưu trữ.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Các cá nhân làm việc trong ngành công an.
2. Các tổ chức, cơ quan nhà nước có liên quan.
3. Những người có trách nhiệm trong việc quản lý tài liệu.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu biên bản này, cần chuẩn bị các tài liệu sau:

1. Thông tin về bên giao và bên nhận tài liệu.
2. Danh sách tài liệu được giao nhận.
3. Mục lục tài liệu kèm theo.
4. Biên bản giao nhận trước đó (nếu có).
5. Chữ ký của đại diện hai bên.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Điền tên cơ quan, đơn vị gửi mẫu biên bản.

2. Thông tin bên giao

Điền đầy đủ họ tên, cấp bậc, chức vụ và đơn vị của bên giao tài liệu.

3. Thông tin bên nhận

Điền đầy đủ họ tên, cấp bậc, chức vụ và đơn vị của bên nhận tài liệu.

4. Tài liệu giao nhận

Liệt kê chi tiết tài liệu được giao nhận, bao gồm số lượng, loại tài liệu.

5. Tình hình đối chiếu

Ghi rõ tình hình đối chiếu khi giao và nhận tài liệu.

6. Chữ ký

Chữ ký của đại diện bên giao và bên nhận.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Ghi rõ ngày tháng năm thực hiện giao nhận.
3. Kiểm tra lại các tài liệu kèm theo.
4. Lưu giữ biên bản một cách cẩn thận.

Căn cứ pháp lý

1. Thông tư 55/2025/TT-BCA.
2. Các quy định liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu.
3. Các văn bản hướng dẫn thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu biên bản này được sử dụng khi nào?

Mẫu biên bản này được sử dụng khi có sự chuyển giao tài liệu giữa các bên trong công tác lưu trữ tài liệu.

Có cần chữ ký của bên giao và bên nhận không?

Có, chữ ký của cả hai bên là cần thiết để xác nhận việc giao nhận tài liệu.

Có thể sử dụng mẫu này cho các tài liệu khác không?

Có thể, nhưng cần điều chỉnh nội dung cho phù hợp với loại tài liệu cụ thể.

Thời gian lưu trữ biên bản là bao lâu?

Thời gian lưu trữ biên bản phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan, nhưng thường là từ 3 đến 5 năm.

Tải miễn phí mẫu đơn

Bạn có thể tải miễn phí MẪU BIÊN BẢN VỀ VIỆC GIAO, NHẬN TÀI LIỆU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG CÔNG AN NHÂN DÂN tại đây.