MẪU NHÃN HỘP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Mẫu nhãn hộp tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo là mẫu đơn được ban hành theo Quyết định 755/QĐ-BGDĐT, áp dụng cho việc ghi nhãn các hộp tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức giáo dục. Mẫu đơn này giúp xác định rõ ràng thông tin về tài liệu được lưu trữ.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi tên kho lưu trữ bảo quản hộp tài liệu.
2. Ghi tên gọi chính thức của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
3. Ghi số thứ tự của hộp theo mục lục hồ sơ.
4. Ghi số thứ tự của hồ sơ nhỏ nhất và lớn nhất được bảo quản trong hộp.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: ghi nhãn cho tài liệu lưu trữ, quản lý hồ sơ trong các cơ quan nhà nước, tổ chức giáo dục, và các đơn vị lưu trữ khác.

1. Quản lý tài liệu trong các kho lưu trữ.
2. Đảm bảo tính chính xác trong việc lưu trữ hồ sơ.
3. Hỗ trợ kiểm tra và tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn.
4. Giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định về lưu trữ tài liệu.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Các cơ quan nhà nước.
2. Các tổ chức giáo dục.
3. Các tổ chức và cá nhân có nhu cầu lưu trữ tài liệu.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu đơn này, cần chuẩn bị các thông tin và tài liệu liên quan đến hộp tài liệu lưu trữ.

1. Tên kho lưu trữ.
2. Tên phông tài liệu.
3. Số hộp tài liệu.
4. Số hồ sơ nhỏ nhất và lớn nhất.
5. Thông tin liên hệ của người phụ trách lưu trữ.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Tên kho lưu trữ

Ghi rõ tên của kho lưu trữ nơi bảo quản hộp tài liệu.

2. Tên phông

Ghi tên gọi chính thức của cơ quan, đơn vị hình thành phông tài liệu.

3. Hộp số

Ghi số thứ tự của hộp theo mục lục hồ sơ.

4. Từ hồ sơ số ... đến hồ sơ số ...

Ghi số thứ tự của hồ sơ nhỏ nhất và lớn nhất được bảo quản trong hộp.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo ghi chính xác thông tin trên nhãn.
2. Kiểm tra lại số hộp và số hồ sơ trước khi lưu trữ.
3. Thực hiện theo đúng quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
4. Định kỳ kiểm tra và cập nhật thông tin tài liệu lưu trữ.

Căn cứ pháp lý

1. Quyết định 755/QĐ-BGDĐT.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu nhãn hộp tài liệu lưu trữ có bắt buộc không?

Có, mẫu nhãn này là bắt buộc theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Ai có trách nhiệm ghi nhãn cho hộp tài liệu?

Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lưu trữ tài liệu phải thực hiện việc ghi nhãn.

Mẫu nhãn này có thể sử dụng cho loại tài liệu nào?

Mẫu nhãn này có thể sử dụng cho tất cả các loại tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức giáo dục.

Thời gian lưu trữ tài liệu là bao lâu?

Thời gian lưu trữ tài liệu phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan, tổ chức.

Tải miễn phí mẫu đơn

Ban có thể tải miễn phí MẪU NHÃN HỘP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO tại đây.