MẪU PHIẾU TIN CỦA BỘ CÔNG AN

Mẫu phiếu tin của Bộ Công an là một tài liệu quan trọng trong công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ, được ban hành kèm theo Thông tư 55/2025/TT-BCA. Mẫu này được áp dụng cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc ghi chép thông tin liên quan đến hồ sơ tài liệu.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Nhập thông tin có trong một hồ sơ để xây dựng cơ sở dữ liệu.
2. Tra cứu hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3. Hệ thống hóa hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu.
4. Đảm bảo mỗi hồ sơ sử dụng một phiếu tin duy nhất.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm việc quản lý hồ sơ lưu trữ, ghi chép thông tin tài liệu, và phục vụ cho công tác tra cứu hồ sơ.

1. Quản lý hồ sơ lưu trữ tại các cơ quan nhà nước.
2. Ghi chép thông tin tài liệu cho các tổ chức phi chính phủ.
3. Hỗ trợ công tác nghiên cứu và tra cứu tài liệu trong thư viện.
4. Thực hiện công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Các cơ quan nhà nước.
2. Doanh nghiệp và tổ chức.
3. Cá nhân có nhu cầu lưu trữ hồ sơ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu phiếu tin, cần chuẩn bị một số hồ sơ nhất định.

1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ.
2. Tên (hoặc mã) phông.
3. Số lưu trữ (mục lục số, hộp số, hồ sơ số).
4. Mã hồ sơ.
5. Tiêu đề hồ sơ.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ

Điền tên hoặc mã của kho lưu trữ nơi hồ sơ được lưu giữ.

2. Tên (hoặc mã) phông

Ghi rõ tên hoặc mã của phông tài liệu liên quan.

3. Số lưu trữ

Điền thông tin về số lưu trữ, bao gồm mục lục số, hộp số và hồ sơ số.

4. Mã hồ sơ

Ghi mã hồ sơ để dễ dàng nhận diện trong hệ thống.

5. Tiêu đề hồ sơ

Điền tiêu đề cụ thể của hồ sơ.

6. Chú giải

Chú giải nội dung cần làm rõ mà tiêu đề chưa phản ánh đầy đủ.

7. Thời gian của tài liệu

Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu.

8. Ngôn ngữ

Ghi ngôn ngữ của tài liệu nếu không phải tiếng Việt.

9. Bút tích

Chỉ ghi bút tích nếu tài liệu có ngôn ngữ ngoài tiếng Việt.

10. Số lượng tờ

Điền số lượng tờ của hồ sơ.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
2. Không bỏ sót các mục quan trọng trong mẫu phiếu.
3. Kiểm tra lại thông tin trước khi nộp.
4. Ghi chú rõ ràng để tránh hiểu nhầm.

Căn cứ pháp lý

1. Thông tư 55/2025/TT-BCA.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu phiếu tin có thể sử dụng cho những loại hồ sơ nào?

Mẫu phiếu tin có thể sử dụng cho tất cả các loại hồ sơ lưu trữ, từ tài liệu hành chính đến tài liệu chuyên ngành.

Ai là người có trách nhiệm lập phiếu tin?

Cán bộ phụ trách lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập phiếu tin.

Có cần phê duyệt mẫu phiếu tin không?

Cần có sự phê duyệt của lãnh đạo cơ quan trước khi sử dụng mẫu phiếu tin.

Mẫu phiếu tin có thể tải ở đâu?

Mẫu phiếu tin có thể tải miễn phí tại [MẪU PHIẾU TIN CỦA BỘ CÔNG AN] tại đây.