MẪU PHIẾU TIN CỦA QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY DO CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC BAN HÀNH

Mẫu phiếu tin này được ban hành bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, áp dụng cho việc biên mục tài liệu giấy trong quy trình chỉnh lý tài liệu. Mẫu đơn này được sử dụng khi cần ghi chép thông tin về tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong công tác lưu trữ.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Biên mục thông tin tài liệu lưu trữ.
2. Đảm bảo sự chính xác trong việc quản lý tài liệu.
3. Tránh sự trùng lặp thông tin khi biên mục.
4. Cung cấp thông tin cần thiết cho các đơn vị quản lý lưu trữ.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: biên mục tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, và quản lý hồ sơ lưu trữ.

1. Biên mục tài liệu cho các cơ quan nhà nước.
2. Quản lý tài liệu cho các tổ chức phi chính phủ.
3. Chỉnh lý tài liệu cho các doanh nghiệp.
4. Hỗ trợ trong việc lưu trữ tài liệu cá nhân.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Các cơ quan nhà nước.
2. Các tổ chức phi chính phủ.
3. Các doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu phiếu tin này, cần chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến tài liệu lưu trữ.

1. Tên hoặc mã kho lưu trữ.
2. Tên hoặc mã phông lưu trữ.
3. Số lưu trữ (mục lục, hộp, hồ sơ).
4. Ký hiệu thông tin tài liệu.
5. Tiêu đề hồ sơ và các chú giải cần thiết.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ

Ghi rõ tên của cơ quan, đơn vị bảo quản tài liệu.

2. Tên (hoặc số) phông lưu trữ

Ghi tên gọi chính thức của cơ quan, tổ chức hình thành phông.

3. Số lưu trữ

Ghi số thứ tự của mục lục trong phông.

4. Ký hiệu thông tin

Ghi ký hiệu theo khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu.

5. Tiêu đề hồ sơ

Ghi tiêu đề hồ sơ theo mục lục hồ sơ.

6. Chú giải

Chú giải nội dung, tên loại, độ gốc của văn bản.

7. Thời gian của tài liệu

Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu.

8. Ngôn ngữ

Ghi rõ ngôn ngữ của tài liệu trong hồ sơ.

9. Bút tích

Ghi rõ tên người có bút tích trong hồ sơ.

10. Số lượng tờ

Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

11. Thời hạn bảo quản

Ghi thời hạn bảo quản tài liệu.

12. Chế độ sử dụng

Ghi rõ chế độ sử dụng tài liệu.

13. Tình trạng vật lý

Mô tả tình trạng vật lý của tài liệu.

14. Ghi chú

Ghi những thông tin cần thiết khác về tài liệu.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Không viết tắt các từ chưa được quy định.
2. Chú ý ghi rõ thông tin để tránh nhầm lẫn.
3. Thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
4. Kiểm tra lại thông tin trước khi nộp.

Căn cứ pháp lý

1. Quyết định 128/QĐ-VTLTNN.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu phiếu tin này có bắt buộc không?

Mẫu phiếu tin là bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tài liệu.

Có cần phải nộp mẫu phiếu tin này không?

Cần nộp mẫu phiếu tin này khi thực hiện biên mục tài liệu lưu trữ.

Mẫu phiếu tin này có thể sử dụng cho tài liệu nào?

Mẫu phiếu tin này có thể sử dụng cho tất cả các loại tài liệu giấy cần biên mục.

Khi nào cần cập nhật mẫu phiếu tin?

Cần cập nhật mẫu phiếu tin khi có thay đổi về thông tin tài liệu hoặc quy trình biên mục.

Tải miễn phí mẫu đơn

Ban có thể tải miễn phí MẪU PHIẾU TIN CỦA QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY DO CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC BAN HÀNH tại đây.