MẪU SỔ ĐĂNG KÝ MƯỢN, HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Mẫu sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước của Bộ Ngoại giao là tài liệu quan trọng trong việc quản lý và theo dõi việc mượn và trả lại các tài liệu nhạy cảm. Mẫu đơn này được ban hành theo Thông tư 01/2025/TT-BNG và áp dụng cho các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc sử dụng tài liệu bí mật nhà nước.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi chép thông tin mượn và hoàn trả tài liệu bí mật.
2. Đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý tài liệu bí mật.
3. Theo dõi tình trạng sử dụng tài liệu bí mật.
4. Đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng về quản lý tài liệu.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: mượn tài liệu phục vụ cho công việc, nghiên cứu, hoặc các hoạt động liên quan đến an ninh quốc gia.

1. Cho vay tài liệu cho cán bộ, nhân viên.
2. Hoàn trả tài liệu sau khi sử dụng.
3. Quản lý tài liệu trong các cuộc họp, hội thảo.
4. Thực hiện các báo cáo theo quy định.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Cán bộ, nhân viên trong các cơ quan nhà nước.
2. Đại diện các tổ chức, doanh nghiệp có liên quan.
3. Các cá nhân được ủy quyền mượn tài liệu bí mật.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu đơn này, cần chuẩn bị các tài liệu liên quan.

1. Giấy tờ tùy thân của người mượn.
2. Giấy ủy quyền (nếu có).
3. Danh sách tài liệu cần mượn.
4. Biên bản bàn giao tài liệu.
5. Các chứng từ liên quan đến việc sử dụng tài liệu.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Ký xác nhận đã mượn tài liệu

Người mượn cần ký xác nhận vào ô tương ứng để xác nhận đã nhận tài liệu.

2. Thông tin người đề nghị

Điền đầy đủ thông tin cá nhân của người mượn, bao gồm họ tên, đơn vị công tác.

3. Thông tin tài liệu

Ghi rõ tên tài liệu, độ mật và số lượng tài liệu mượn.

4. Ngày ký trả

Ghi rõ ngày ký trả tài liệu và ký tên xác nhận.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Ghi chính xác các thông tin trong mẫu đơn.
2. Đảm bảo chữ ký của người mượn và người trả tài liệu.
3. Kiểm tra lại thông tin trước khi nộp.
4. Lưu giữ bản sao của mẫu đơn đã điền.

Căn cứ pháp lý

1. Thông tư 01/2025/TT-BNG.
2. Các quy định liên quan đến quản lý tài liệu bí mật.
3. Luật lưu trữ quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu đơn này có bắt buộc không?

Mẫu đơn này là bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức khi mượn và hoàn trả tài liệu bí mật.

Ai là người ký xác nhận?

Người mượn tài liệu và người có trách nhiệm quản lý tài liệu sẽ ký xác nhận.

Thời gian lưu giữ tài liệu là bao lâu?

Thời gian lưu giữ tài liệu phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan, tổ chức.

Có thể mượn tài liệu từ đâu?

Tài liệu có thể được mượn từ các cơ quan nhà nước, tổ chức lưu trữ tài liệu bí mật.

Tải miễn phí mẫu đơn

Bạn có thể tải miễn phí MẪU SỔ ĐĂNG KÝ MƯỢN, HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC CỦA BỘ NGOẠI GIAO tại đây.