MẪU SỔ GHI NHẬN SỰ CỐ HỆ THỐNG (DÙNG CHO CẢ CƠ QUAN HẢI QUAN VÀ DOANH NGHIỆP)

Mẫu sổ ghi nhận sự cố hệ thống là một công cụ quan trọng được sử dụng để ghi lại các sự cố xảy ra trong quá trình vận hành hệ thống tại các cảng, kho, bãi hoặc đơn vị hải quan. Mẫu đơn này được ban hành theo Thông tư 121/2025/TT-BTC và áp dụng cho cả cơ quan hải quan và doanh nghiệp.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Ghi nhận các sự cố xảy ra trong hệ thống.
2. Quản lý và theo dõi quá trình khắc phục sự cố.
3. Cung cấp thông tin minh bạch về các sự cố cho các bên liên quan.
4. Đảm bảo việc thực hiện các quy định pháp luật liên quan đến hải quan.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: ghi nhận sự cố trong quá trình xuất nhập khẩu, sự cố trong hệ thống quản lý kho bãi, sự cố trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

1. Ghi nhận sự cố khi hàng hóa bị hư hỏng.
2. Ghi nhận sự cố khi hệ thống thông tin gặp trục trặc.
3. Ghi nhận sự cố liên quan đến nhân sự trong quá trình làm việc.
4. Ghi nhận sự cố liên quan đến trang thiết bị.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Cá nhân làm việc trong lĩnh vực hải quan.
2. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
3. Các tổ chức, cơ quan nhà nước liên quan đến quản lý hải quan.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu sổ ghi nhận sự cố, cần chuẩn bị các tài liệu sau:

1. Thông tin về sự cố xảy ra.
2. Tên bộ phận hoặc cá nhân phát hiện sự cố.
3. Ngày, giờ phát hiện sự cố.
4. Thông tin về quá trình khắc phục sự cố.
5. Ghi chú liên quan đến sự cố.

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Điền thông tin về cơ quan, đơn vị gửi mẫu đơn.

2. Thông tin người đề nghị

Điền đầy đủ thông tin cá nhân của người đề nghị ghi nhận sự cố.

3. Thông tin sự cố

Điền thông tin chi tiết về sự cố đã xảy ra.

4. Các khoản phải thi hành

Liệt kê các khoản chi phí phát sinh do sự cố gây ra.

5. Các khoản đã thi hành

Liệt kê các khoản đã được thực hiện để khắc phục sự cố.

6. Nội dung đề nghị

Trình bày nội dung đề nghị cần thực hiện.

7. Danh mục tài liệu kèm theo

Liệt kê các tài liệu liên quan đến sự cố.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Đảm bảo thông tin ghi nhận là chính xác và đầy đủ.
2. Thực hiện ký và ghi rõ họ tên tại các mục yêu cầu.
3. Đơn vị lập sổ cần đóng dấu giáp lai.
4. Thực hiện theo đúng quy trình ghi nhận sự cố.

Căn cứ pháp lý

1. Thông tư 121/2025/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai có trách nhiệm ghi nhận sự cố?

Người phát hiện sự cố hoặc bộ phận liên quan có trách nhiệm ghi nhận sự cố.

2. Mẫu đơn này có bắt buộc không?

Mẫu đơn này là bắt buộc khi có sự cố xảy ra trong quá trình làm việc.

3. Thời gian lưu trữ mẫu đơn là bao lâu?

Mẫu đơn cần được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ công tác kiểm tra.

4. Có cần chứng minh tài liệu kèm theo không?

Các tài liệu chứng minh liên quan đến sự cố cần được kèm theo để đảm bảo tính chính xác.

Tải miễn phí mẫu đơn

Ban có thể tải miễn phí MẪU SỔ GHI NHẬN SỰ CỐ HỆ THỐNG (DÙNG CHO CẢ CƠ QUAN HẢI QUAN VÀ DOANH NGHIỆP) tại đây.