MẪU SỔ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ DO BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BAN HÀNH

Mẫu sổ sử dụng tài liệu lưu trữ này được Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành để thống kê việc sử dụng tài liệu lưu trữ hàng năm tại kho lưu trữ của cơ quan Bảo hiểm xã hội các cấp. Mẫu sổ này giúp quản lý việc sử dụng tài liệu một cách có hệ thống và hiệu quả.

Mẫu đơn dùng để làm gì?

1. Thống kê số lần sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Quản lý việc khai thác tài liệu lưu trữ.
3. Ghi nhận thông tin người sử dụng tài liệu.
4. Đảm bảo tính minh bạch trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm: khai thác tài liệu cho nghiên cứu, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, và điều tra.

1. Khai thác tài liệu cho các cuộc thanh tra.
2. Sử dụng tài liệu cho công tác điều tra.
3. Phục vụ cho công tác nghiên cứu.
4. Quản lý hồ sơ lưu trữ.

Ai có thể sử dụng mẫu đơn?

1. Các cá nhân làm việc tại Bảo hiểm xã hội.
2. Các tổ chức, đơn vị thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội.
3. Các cơ quan nhà nước có liên quan đến việc quản lý tài liệu lưu trữ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để sử dụng mẫu sổ này, cần chuẩn bị các tài liệu sau:

1. Quyết định sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Thông tin về tài liệu cần khai thác.
3. Thông tin về người sử dụng tài liệu.
4. Biên bản ghi nhận việc sử dụng tài liệu.
5. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Hướng dẫn điền mẫu đơn

1. Kinh gửi

Điền thông tin về đơn vị gửi mẫu sổ.

2. Thông tin người đề nghị

Cung cấp thông tin cá nhân của người sử dụng tài liệu.

3. Thông tin tài liệu

Điền thông tin về tài liệu được sử dụng, bao gồm số hồ sơ và số lượng.

4. Các khoản phải thi hành

Liệt kê các khoản mục cần thực hiện theo quy định.

5. Nội dung đề nghị

Trình bày nội dung đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ.

Một số lưu ý khi lập đơn

1. Ghi rõ thông tin cá nhân và đơn vị.
2. Đảm bảo tính chính xác của thông tin tài liệu.
3. Thực hiện theo đúng quy trình khai thác tài liệu.
4. Đảm bảo chữ ký của người sử dụng tài liệu.

Căn cứ pháp lý

1. Quyết định 1139/QĐ-BHXH.
2. Các văn bản hướng dẫn liên quan đến việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Luật Lưu trữ Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Mẫu sổ này có bắt buộc phải sử dụng không?

Có, mẫu sổ này là bắt buộc để thống kê việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Ai có trách nhiệm ký vào sổ này?

Người sử dụng tài liệu và người quản lý tài liệu đều phải ký vào sổ.

3. Có cần lưu trữ mẫu sổ này không?

Có, mẫu sổ này cần được lưu trữ để phục vụ cho việc kiểm tra và thanh tra.

4. Sau bao lâu cần cập nhật thông tin trong sổ?

Thông tin trong sổ cần được cập nhật ngay sau mỗi lần sử dụng tài liệu.

Tải miễn phí mẫu đơn

Ban có thể tải miễn phí MẪU SỔ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ DO BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BAN HÀNH tại đây.