1 Các mẫu báo giá, đơn đặt hàng chia thành 3 nhóm
Ảnh minh họa (mô phỏng): ba nhóm mẫu báo giá, đơn đặt hàng và giao dịch mua bán.
Có thể chia nhanh thành: (A) báo giá, (B) đơn đặt hàng và (C) email – xác nhận giao dịch. Mỗi mẫu dưới đây có mô tả, khi nào dùng và link tải.
2 Nhóm A - Mẫu báo giá
1. Mẫu báo giá đẹp, chuyên nghiệp (Word)
Mẫu báo giá chuẩn cho hầu hết ngành hàng: có thông tin công ty, số báo giá, bảng hàng hóa – đơn giá – thành tiền, VAT, tổng cộng và thời hạn hiệu lực. Chỉ cần thay logo, thông tin doanh nghiệp là dùng được ngay.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Bảng báo giá chuyên nghiệp (thay logo, thông tin công ty của bạn).
↓ Tải Mẫu báo giá: File Word ·
2. Bảng báo giá Excel (tự tính thành tiền) - dùng cho cả vật tư, vật liệu
Bản Excel có sẵn công thức nhân số lượng × đơn giá và cộng tổng, phù hợp báo giá nhiều dòng hàng như vật tư, vật liệu xây dựng, thiết bị. Nhập số lượng và đơn giá là ra thành tiền, VAT và tổng cộng.
3. Mẫu yêu cầu (thư yêu cầu) báo giá - bên mua gửi bên bán
Dùng khi bên mua chủ động đề nghị nhà cung cấp báo giá. Nêu rõ mặt hàng, quy cách, số lượng, thời gian – địa điểm giao và đề nghị báo giá đã gồm VAT. Có nhiều biến thể theo mục đích.
↓ Tải Mẫu yêu cầu báo giá: Sản phẩm ·
↓ Tải Mẫu yêu cầu báo giá: Vật tư ·
↓ Tải Mẫu yêu cầu báo giá: Chào hàng cạnh tranh ·
↓ Tải Mẫu yêu cầu báo giá: Qua mạng
3 Nhóm B - Mẫu đơn đặt hàng
4. Mẫu đơn đặt hàng (Word)
Bên mua dùng để chốt việc mua hàng: ghi rõ hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng thanh toán, địa điểm – thời gian giao hàng và phương thức thanh toán. Có ô xác nhận của bên bán.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Đơn đặt hàng có ô xác nhận của bên bán.
↓ Tải Mẫu đơn đặt hàng (Word): Mẫu 1
↓ Tải Mẫu đơn đặt hàng (Word): Mẫu 2
5. Mẫu đơn đặt hàng (Excel)
Bản Excel tiện tính tổng tiền tự động và quản lý nhiều đơn; phù hợp doanh nghiệp đặt hàng thường xuyên.
↓ Tải Mẫu đơn đặt hàng (Excel)
6. Mẫu đơn đặt hàng song ngữ (tiếng Anh)
Dùng khi đặt hàng với đối tác nước ngoài (Purchase Order); nội dung song ngữ Anh – Việt, thuận tiện cho giao dịch xuất nhập khẩu.
↓ Tải Mẫu đơn đặt hàng tiếng Anh:
7. Phiếu đề nghị mua hàng, vật tư (nội bộ)
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp: bộ phận đề nghị mua vật tư, thiết bị để cấp trên duyệt trước khi phát đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
↓ Tải Phiếu đề nghị mua vật tư
4 Nhóm C - Email báo giá & xác nhận đơn hàng
Hai mẫu email dưới đây không có file tải riêng - bạn có thể sao chép nội dung mẫu và chỉnh theo doanh nghiệp mình.
8. Mẫu email yêu cầu (xin) báo giá - bên mua
| ✉ NỘI DUNG EMAIL XIN BÁO GIÁ (sao chép & chỉnh sửa) | Tiêu đề: V/v yêu cầu báo giá [tên hàng hóa/dịch vụ] | Kính gửi Quý công ty [Tên nhà cung cấp], | Chúng tôi là [Tên công ty], hiện có nhu cầu mua: [mặt hàng, quy cách, số lượng]. | Kính đề nghị Quý công ty báo giá, ghi rõ: đơn giá (đã gồm VAT), thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và thời hạn hiệu lực báo giá. | Mong nhận phản hồi trước ngày [.../.../...]. Trân trọng cảm ơn. [Người liên hệ – SĐT – email]. |
9. Mẫu email gửi báo giá cho khách hàng - bên bán
| ✉ NỘI DUNG EMAIL GỬI BÁO GIÁ (sao chép & chỉnh sửa) | Tiêu đề: V/v báo giá [tên hàng hóa/dịch vụ] – [Tên công ty] | Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng], | Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm. Công ty [Tên] xin gửi báo giá cho [mặt hàng] (chi tiết tại file đính kèm). | Báo giá có hiệu lực đến [.../.../...]; giá đã gồm VAT [8%/10%]; điều kiện giao hàng và thanh toán như trong file. | Rất mong được hợp tác. Trân trọng. [Người gửi – chức vụ – SĐT – email]. |
10. Xác nhận đơn đặt hàng
Khi bên bán đồng ý, hãy ký xác nhận vào ô “Xác nhận của bên bán” trên đơn đặt hàng (mục 4) hoặc gửi email/thư xác nhận. Đây là bước chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng - thời điểm hợp đồng hình thành (Điều 393, 400 BLDS 2015).
5 Một báo giá chuyên nghiệp gồm những gì?
• Logo và thông tin công ty: tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email.
• Số báo giá và ngày lập; thông tin khách hàng (người nhận).
• Bảng hàng hóa/dịch vụ: STT, tên/mô tả, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Dòng thuế GTGT (ghi rõ thuế suất) và tổng cộng thanh toán (nên có cả bằng chữ).
• Thời hạn hiệu lực báo giá; điều kiện thanh toán, giao hàng, bảo hành.
• Người lập, chữ ký và đóng dấu công ty.
6 Giá trị pháp lý của báo giá và đơn đặt hàng
| Ba điểm cần nhớ | Báo giá không phải hợp đồng: bản chất là lời chào hàng/thông tin thương mại; chỉ trở thành đề nghị giao kết hợp đồng khi nêu rõ, cụ thể và thể hiện ý định chịu ràng buộc (Điều 386 BLDS 2015). Vì vậy nên ghi rõ thời hạn hiệu lực (Điều 388, 390 BLDS). | Đơn đặt hàng thường là đề nghị giao kết hợp đồng: khi bên bán chấp nhận (xác nhận đơn hàng) thì hợp đồng được giao kết tại thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận (Điều 393, 400 BLDS 2015). | Cặp đơn đặt hàng + xác nhận có thể thay hợp đồng cho giao dịch nhỏ, thường xuyên: Luật Thương mại 2005 (Điều 24) công nhận hợp đồng mua bán bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. |
7 Cách ghi thuế VAT trên báo giá, đơn đặt hàng 2026
• Ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT và thuế suất áp dụng (8% hay 10%) để tránh tranh chấp khi thanh toán.
• Giảm 2% VAT vẫn áp dụng đến hết 31/12/2026: nhiều nhóm hàng đang chịu 10% được giảm còn 8% (Nghị quyết 204/2025/QH15). Một số nhóm loại trừ (viễn thông, tài chính – ngân hàng – chứng khoán – bảo hiểm, bất động sản, khoáng sản, hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt…) vẫn giữ 10% - cần đối chiếu danh mục.
• Báo giá và đơn đặt hàng không phải là hóa đơn. Hóa đơn điện tử chỉ xuất khi giao hàng/hoàn thành dịch vụ (Nghị định 70/2025 sửa NĐ 123/2020, Thông tư 32/2025).
• Với hàng xuất khẩu áp thuế suất 0%; hàng thuộc nhóm 5% hoặc không chịu thuế thì ghi đúng theo quy định.
8 Mẹo tạo báo giá & quản lý đơn hàng chuyên nghiệp
• Dùng phần mềm CRM/bán hàng/kế toán (MISA AMIS, Sapo, KiotViet, Getfly…) để tạo báo giá, chuyển thành đơn đặt hàng và xuất hóa đơn điện tử liên kết - giảm sai sót, chốt đơn nhanh.
• Thống nhất mẫu và mã số báo giá/đơn hàng (ví dụ BG-2026/08, DH-2026/…) để dễ tra cứu, đối chiếu.
• Gửi báo giá/đơn hàng qua email hoặc CRM, có thể ký số và lưu trữ điện tử; đính kèm file PDF để giữ nguyên định dạng.
• Luôn lưu bản xác nhận của khách (email đồng ý, chữ ký) làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp.
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu báo giá, đơn đặt hàng và email giao dịch chuyên nghiệp 2026 kèm ảnh mẫu, link tải Word/Excel và hướng dẫn trình bày, ghi VAT. Hãy chọn mẫu phù hợp, ghi rõ thời hạn hiệu lực và thuế suất để giao dịch minh bạch, chuyên nghiệp.
Miễn trừ trách nhiệm: Các mẫu mang tính tham khảo, không phải biểu mẫu bắt buộc theo luật; doanh nghiệp tùy chỉnh theo nhu cầu. Quy định thuế có thể thay đổi - vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế/kế toán trước khi áp dụng.