1. Căn cứ pháp lý: khi nào thanh lý hợp đồng thuê nhà
Pháp luật không quy định mẫu “biên bản thanh lý” bắt buộc; đây là văn bản các bên tự lập khi hợp đồng thuê chấm dứt, nhằm ghi nhận việc trả nhà và giải quyết các nghĩa vụ còn lại. Thời điểm và lý do chấm dứt phải phù hợp Luật Nhà ở 2023 và Bộ luật Dân sự 2015.
| ⚖ Luật Nhà ở 2023 – khoản 2 Điều 171 | “2. Trường hợp thuê nhà ở không thuộc tài sản công thì việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở được thực hiện khi thuộc một trong các trường hợp sau đây: | a) Hợp đồng thuê nhà ở hết thời hạn; trường hợp trong hợp đồng không xác định thời hạn thì hợp đồng chấm dứt sau 90 ngày, kể từ ngày bên cho thuê nhà ở thông báo cho bên thuê nhà ở biết việc chấm dứt hợp đồng; | b) Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng; | c) Nhà ở cho thuê không còn; | d) Bên thuê nhà ở là cá nhân chết hoặc có tuyên bố mất tích của Tòa án mà khi chết, mất tích không có ai đang cùng chung sống; | đ) Bên thuê nhà ở là tổ chức giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động; | e) Nhà ở cho thuê bị hư hỏng nặng, có nguy cơ sập đổ hoặc thuộc khu vực đã có quyết định thu hồi đất, giải tỏa nhà ở hoặc có quyết định phá dỡ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; nhà ở cho thuê thuộc trường hợp bị Nhà nước trưng mua, trưng dụng để sử dụng vào mục đích khác. Bên cho thuê phải thông báo bằng văn bản cho bên thuê biết trước ít nhất 30 ngày về việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở quy định tại điểm này, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc các bên có thỏa thuận khác; | g) Trường hợp quy định tại Điều 172 của Luật này.” |
| ⚖ Luật Nhà ở 2023 – khoản 4 Điều 172 | “4. Bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà ở phải thông báo bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác theo thỏa thuận trong hợp đồng cho bên kia biết trước ít nhất 30 ngày, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác; trường hợp vi phạm quy định tại khoản này mà gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – khoản 1 Điều 482 | “1. Bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thỏa thuận; nếu giá trị của tài sản thuê bị giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên.” |
| Tóm tắt: thanh lý hợp đồng thuê đã công chứng | – Hợp đồng thuê nhà không bắt buộc công chứng (khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023). | – Nếu hợp đồng thuê đã được công chứng, việc công chứng văn bản thỏa thuận chấm dứt chỉ thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của tất cả những người đã ký hợp đồng (Điều 53 Luật Công chứng 2024). | (Nội dung tóm tắt, không phải trích nguyên văn.) |
Hình 1. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng thuê nhà và nội dung biên bản thanh lý
2. Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà trước thời hạn (4 điều)
Mẫu phổ biến nhất: thông tin bên cho thuê (cá nhân), bên thuê (công ty, có người đại diện theo ủy quyền), căn cứ hợp đồng thuê, 4 điều: ngày chấm dứt trước hạn, xác nhận đã nhận lại nhà và thanh toán đủ, cam kết không tranh chấp, hiệu lực. Năm link là cùng một mẫu (một bản đã đổi sang căn cước công dân). Mẫu khá sơ sài, cần bổ sung tiền cọc, điện nước, hiện trạng nhà – xem Mục 3 và ví dụ ở Mục 4.
Hình 2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà trước thời hạn (4 điều)
⬇ Tải mẫu: Biên bản thanh lý trước thời hạn – nguồn 1
⬇ Tải mẫu: Biên bản thanh lý trước thời hạn – bản ghi căn cước
⬇ Tải mẫu: Biên bản thanh lý trước thời hạn – nguồn 3
⬇ Tải mẫu: Biên bản thanh lý trước thời hạn – nguồn 4
⬇ Tải mẫu: Biên bản thanh lý trước thời hạn – nguồn 5
3. Hướng dẫn cách ghi và lỗi cần sửa
Ảnh chú thích lấy từ chính file tải về; ô ⚠ là chỗ cần sửa hoặc bổ sung trước khi ký.
Hình 3. Mẫu biên bản thanh lý trước thời hạn – các bên và nội dung
| Mục cần ghi | Cách ghi |
| Căn cứ | Số, ngày ký hợp đồng thuê; có/không công chứng; lý do chấm dứt (hết hạn, thỏa thuận, đơn phương) |
| Các bên | Cá nhân: họ tên, số căn cước, nơi thường trú; công ty: tên, mã số doanh nghiệp, người đại diện, giấy ủy quyền |
| Ngày chấm dứt, bàn giao | Ngày hợp đồng chấm dứt; ngày trả nhà, số chìa khóa, thẻ từ, đồ dùng kèm theo |
| Hiện trạng nhà | Đúng như khi nhận (trừ hao mòn tự nhiên); liệt kê hư hỏng và số tiền bồi thường nếu có |
| Quyết toán | Tiền thuê đã trả đến ngày nào; chỉ số và tiền điện, nước, internet, phí quản lý |
| Tiền cọc | Số cọc ban đầu, các khoản khấu trừ, số tiền hoàn lại, ngày và cách trả |
| Cam kết, chữ ký | Xác nhận không còn nghĩa vụ; xóa đăng ký tạm trú (nếu có); mỗi bên giữ 01 bản |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Địa chỉ nhà ghi “quận”: từ 01/7/2025 không còn cấp huyện – ghi xã/phường, tỉnh/thành phố. | – “Chứng minh nhân dân”, “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” – ghi số căn cước và mã số doanh nghiệp. | – Mẫu mặc định hợp đồng thuê ký “tại Phòng Công chứng” và yêu cầu Phòng Công chứng chứng nhận biên bản: chỉ áp dụng khi hợp đồng thuê đã công chứng; thuê nhà thông thường giữa cá nhân không cần. | – Điều 2 chỉ ghi chung “đã thanh toán đủ” – nên ghi rõ tiền thuê, điện nước, tiền cọc hoàn trả, hiện trạng nhà để tránh tranh chấp sau này. | – Mẫu chỉ dành cho bên thuê là công ty, trường hợp chấm dứt trước hạn; thuê nhà cá nhân hoặc hết hạn thì sửa phần bên B và Điều 1. | – Không dùng các mẫu “thanh lý khi hết hạn” còn căn cứ Luật Nhà ở 2014 – luật này đã hết hiệu lực từ 01/8/2024. |
4. Ví dụ biên bản thanh lý đã điền
Hình 4. Ví dụ biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà đã điền (dữ liệu giả định)
| Lưu ý khi thanh lý hợp đồng thuê nhà | – Kiểm tra nhà cùng nhau, chụp ảnh hiện trạng, chốt chỉ số đồng hồ điện, nước trước khi ký. | – Hoàn cọc bằng chuyển khoản để có chứng từ; ghi rõ khoản khấu trừ. | – Đơn phương chấm dứt phải báo trước ít nhất 30 ngày (khoản 4 Điều 172); vi phạm gây thiệt hại phải bồi thường. | – Bên thuê đã đăng ký tạm trú nên làm thủ tục xóa tạm trú khi chuyển đi. |
Kết luận
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà nên ghi rõ lý do và ngày chấm dứt, bàn giao nhà và hiện trạng, quyết toán tiền thuê, điện nước và tiền cọc. Mẫu đang lưu hành khá sơ sài và còn thông tin cũ (CMND, quận, phòng công chứng), cần bổ sung theo hướng dẫn trước khi ký. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 07/10/2026. Đối chiếu Luật Nhà ở 2023 và Bộ luật Dân sự 2015 trước khi ký biên bản. |