1. Quy định pháp luật về thanh lý hợp đồng thuê xe
Thuê xe tự lái là hợp đồng thuê tài sản (Điều 472 BLDS 2015); thuê xe có lái thường là hợp đồng dịch vụ vận chuyển. “Thanh lý hợp đồng” không phải thuật ngữ trong Bộ luật Dân sự – thực chất là việc các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và giải quyết các nghĩa vụ còn lại.
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 422. Chấm dứt hợp đồng | “Hợp đồng chấm dứt trong trường hợp sau đây: | 1. Hợp đồng đã được hoàn thành; | 2. Theo thoả thuận của các bên; | 3. Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện; | 4. Hợp đồng bị huỷ bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện; | 5. Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn; | 6. Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này; | 7. Trường hợp khác do luật quy định.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – khoản 1, khoản 4 Điều 482. Trả lại tài sản thuê | “1. Bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thoả thuận; nếu giá trị của tài sản thuê bị giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên. | 4. Khi bên thuê chậm trả tài sản thuê thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bên thuê trả lại tài sản thuê, trả tiền thuê trong thời gian chậm trả và phải bồi thường thiệt hại; bên thuê phải trả tiền phạt vi phạm do chậm trả tài sản thuê, nếu có thoả thuận.” |
Hình 1. 5 việc cần chốt khi thanh lý hợp đồng thuê xe
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – khoản 2 Điều 328. Đặt cọc | “2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác.” |
2. Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe
Các mẫu là file Word (.doc/.docx), tải trực tiếp. Mỗi mẫu có ảnh trang đầu; mẫu có nhiều link là cùng một mẫu.
2.1. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô – bản chi tiết
Mẫu dạng văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng thuê xe giữa cá nhân cho thuê (hai vợ chồng cùng ký nếu xe là tài sản chung) và công ty thuê xe, gồm 4 điều: nội dung thỏa thuận chấm dứt (lý do, thông tin xe trả lại theo giấy đăng ký xe, tiền cọc và tiền thuê còn lại), giải quyết tranh chấp, cam đoan của các bên, điều khoản cuối cùng. Mẫu 1 là bản cập nhật ghi “Căn cước/CCCD”; Mẫu 2, Mẫu 3 còn ghi “CMND”, “Sở kế hoạch và đầu tư”.
Hình 2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô – bản chi tiết
⬇ Tải mẫu: Mẫu thanh lý hợp đồng thuê xe chi tiết (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu thanh lý hợp đồng thuê xe chi tiết (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Mẫu thanh lý hợp đồng thuê xe chi tiết (Mẫu 3)
2.2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô – bản ngắn 1 trang
Mẫu 1 trang giữa hai tổ chức (công ty thuê xe – công ty cho thuê xe), ghi số hợp đồng, biển kiểm soát, số tiền đã thanh toán và xác nhận hai bên đã hoàn thành. Phù hợp thuê xe có lái theo chuyến, đã thanh toán xong. Lưu ý mẫu này đặt Bên A là bên thuê, Bên B là bên cho thuê. Ba link là cùng một mẫu.
Hình 3. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô – bản ngắn 1 trang
⬇ Tải mẫu: Mẫu thanh lý hợp đồng thuê xe ngắn (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu thanh lý hợp đồng thuê xe ngắn (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Mẫu thanh lý hợp đồng thuê xe ngắn (Mẫu 3)
2.3. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung (dùng cho mọi loại hợp đồng)
Mẫu thanh lý dùng chung, ghi tên hợp đồng cần thanh lý, lý do thanh lý, tuyên bố chấm dứt hiệu lực và cam đoan các bên. Khi dùng cho thuê xe cần bổ sung thông tin xe, tình trạng xe, tiền cọc; thay “CMND”, “Hộ khẩu thường trú” bằng số định danh cá nhân, nơi cư trú.
Hình 4. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung (dùng cho mọi loại hợp đồng)
⬇ Tải mẫu: Mẫu thanh lý hợp đồng chung (Mẫu 1)
3. Hướng dẫn cách ghi biên bản
Hướng dẫn theo mẫu chi tiết (Mục 2.1) và mẫu ngắn (Mục 2.2). Các ô đánh dấu ⚠ là chỗ cần sửa hoặc bổ sung.
Hình 5. Mẫu chi tiết – cách ghi các bên
Hình 6. Mẫu chi tiết – cách ghi xe trả lại và tiền cọc
Hình 7. Mẫu ngắn – cách ghi và các điểm cần bổ sung
| Nội dung | Cách ghi |
| Căn cứ | Bộ luật Dân sự 2015; số, ngày hợp đồng thuê xe |
| Các bên | Đúng vai trò như hợp đồng gốc (bên cho thuê, bên thuê). Cá nhân: họ tên, số định danh cá nhân, nơi cư trú. Doanh nghiệp: tên, mã số doanh nghiệp, người đại diện |
| Lý do chấm dứt | Hết thời hạn thuê, hai bên thỏa thuận chấm dứt sớm, một bên vi phạm… |
| Xe trả lại | Biển số, nhãn hiệu, số khung, số máy; giấy đăng ký xe, bảo hiểm, chìa khóa |
| Tình trạng xe | Số km lúc giao – lúc nhận, nhiên liệu, trầy xước, hư hỏng (kèm ảnh) |
| Tiền thuê, phụ phí | Tổng tiền thuê, đã trả, còn thiếu; phụ phí vượt km, quá giờ, vệ sinh, sửa chữa |
| Tiền cọc | Số tiền cọc, khoản khấu trừ, số hoàn lại, thời hạn và hình thức hoàn trả |
| Phạt nguội, cam kết | Trách nhiệm với vi phạm giao thông phát hiện sau; cam kết không còn khiếu nại |
| Không nhầm với mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe cũ | – Mẫu ghi “CMND”, “Hộ khẩu thường trú”, “CMND/CCCD/Hộ chiếu… cấp ngày… tại”: ghi số định danh cá nhân và nơi cư trú. | – Mẫu ghi “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh… do Sở kế hoạch và đầu tư cấp”: ghi mã số doanh nghiệp (Sở Kế hoạch và Đầu tư đã hợp nhất vào Sở Tài chính). | – Mẫu ngắn đặt Bên A là bên thuê, mẫu chi tiết đặt Bên A là bên cho thuê – dùng đúng vai trò như hợp đồng thuê xe đã ký. | – Mẫu ghi tiền cọc “do hai bên tự thỏa thuận” mà không ghi số tiền: dễ tranh chấp – ghi cụ thể số cọc hoàn lại, khoản khấu trừ. |
4. Ví dụ biên bản đã điền
Hình 8. Ví dụ biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe tự lái (dữ liệu giả định)
| Lưu ý khi thanh lý hợp đồng thuê xe | – Kiểm tra xe cùng nhau khi giao nhận, chụp ảnh, ghi số km và mức nhiên liệu vào biên bản. | – Tra cứu phạt nguội trước khi ký; thỏa thuận thời hạn giữ lại một phần cọc nếu cần. | – Xe là tài sản chung của vợ chồng: cả hai cùng ký hoặc có văn bản ủy quyền. | – Giữ biên bản cùng hợp đồng thuê xe, chứng từ chuyển tiền để làm căn cứ khi có tranh chấp. |
Kết luận
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ghi nhận việc các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015. Khi dùng mẫu tải về, cần ghi đúng vai trò các bên, thông tin và tình trạng xe trả lại, tiền thuê, tiền cọc và cập nhật thông tin giấy tờ theo quy định hiện hành. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu biểu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 05/10/2026. Hoạt động kinh doanh cho thuê xe, vận tải hành khách còn phải tuân thủ quy định chuyên ngành về vận tải đường bộ. |