1 Các mẫu biên bản bàn giao chia thành 3 nhóm
Ảnh minh họa (mô phỏng): ba nhóm mẫu biên bản bàn giao.
Có thể chia nhanh thành: (A) công việc – hồ sơ, (B) tài sản – thiết bị, và (C) hàng hóa. Mỗi mẫu dưới đây đều có mô tả, khi nào dùng và link tải Word.
2 Nhóm A - Bàn giao công việc, hồ sơ
1. Biên bản bàn giao công việc
Dùng khi một người chuyển giao đầu việc, hồ sơ, tài khoản cho người thay thế; ghi rõ danh mục công việc, tình trạng và người tiếp nhận.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Biên bản bàn giao.
↓ Tải Biên bản bàn giao công việc
2. Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc, thai sản
Dùng khi nhân sự nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc luân chuyển. Là căn cứ xác nhận đã hoàn tất bàn giao trước khi công ty thanh toán các khoản (Điều 48 BLLĐ 2019).
↓ Tải Biên bản bàn giao khi nghỉ việc
3. Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu
Ghi nhận việc giao – nhận hồ sơ, tài liệu, chứng từ giữa các bộ phận/cá nhân; liệt kê danh mục, số lượng và tình trạng tài liệu.
↓ Tải Biên bản bàn giao hồ sơ: Bàn giao hồ sơ
↓ Tải Biên bản bàn giao hồ sơ: Hồ sơ + công việc
3 Nhóm B - Bàn giao tài sản, thiết bị
4. Biên bản bàn giao tài sản (công ty)
Dùng khi giao tài sản, trang thiết bị của công ty cho nhân viên/phòng ban quản lý, sử dụng; ghi rõ tên tài sản, số lượng, hiện trạng và trách nhiệm bảo quản.
↓ Tải Biên bản bàn giao tài sản: Mẫu 1
↓ Tải Biên bản bàn giao tài sản: Mẫu 2
5. Biên bản giao nhận tài sản cố định (Mẫu 01-TSCĐ)
Chứng từ kế toán khi ghi tăng tài sản cố định (mua sắm, được cấp, điều chuyển). Lưu ý: đây là Mẫu 01-TSCĐ (không phải 05-TSCĐ - đó là biên bản kiểm kê). Từ 01/01/2026 áp dụng TT 99/2025 (thay TT 200/2014); doanh nghiệp được tự thiết kế biểu mẫu.
↓ Tải Biên bản giao nhận TSCĐ (01-TSCĐ)
6. Biên bản bàn giao máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ
Ghi nhận việc giao – nhận máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ; nêu rõ thông số, số seri, tình trạng để làm căn cứ trách nhiệm.
↓ Tải Biên bản bàn giao máy móc, thiết bị
4 Nhóm C - Giao nhận hàng hóa và bàn giao khác
7. Biên bản giao nhận hàng hóa
Đi kèm hợp đồng mua bán để xác nhận thời điểm giao hàng, số lượng, chất lượng và chuyển rủi ro (Luật Thương mại 2005); là căn cứ nghiệm thu và thanh toán.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Biên bản giao nhận hàng hóa.
↓ Tải Biên bản giao nhận hàng hóa: Bản 2026 (TVPL)
↓ Tải Biên bản giao nhận hàng hóa: Bản LuatVietnam
8. Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Dùng khi thay đổi thủ quỹ hoặc kiểm quỹ, bàn giao tiền mặt; ghi rõ số dư quỹ, chứng từ kèm theo tại thời điểm bàn giao.
↓ Tải Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
9. Biên bản bàn giao con dấu
Dùng khi bàn giao con dấu cho văn thư/người quản lý dấu; ghi rõ loại dấu, số lượng và trách nhiệm quản lý, sử dụng theo quy định.
↓ Tải Biên bản bàn giao con dấu: File Word
5 Biên bản bàn giao là gì? Giá trị pháp lý
| Ba điểm cần nhớ | Biên bản bàn giao là văn bản ghi nhận việc giao – nhận công việc, tài sản, hàng hóa, hồ sơ giữa hai bên tại một thời điểm; có giá trị chứng cứ khi hai bên cùng ký xác nhận. | Đa số biên bản bàn giao không có mẫu bắt buộc (tự soạn); riêng chứng từ kế toán (giao nhận TSCĐ, kiểm kê quỹ…) có mẫu tham chiếu theo chế độ kế toán. | Với tài liệu lưu trữ, việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan/lưu trữ lịch sử phải lập hồ sơ, mục lục và biên bản giao nhận theo Luật Lưu trữ 2024 (hiệu lực 01/7/2025) - khác biên bản bàn giao hồ sơ nội bộ thông thường. |
6 Một biên bản bàn giao chuẩn gồm những gì?
• Quốc hiệu – tiêu ngữ (hoặc tên/logo đơn vị) và tên biên bản.
• Thời gian, địa điểm lập biên bản.
• Thông tin bên giao và bên nhận (họ tên, chức vụ, bộ phận/đơn vị).
• Danh mục nội dung bàn giao: tên, đơn vị tính, số lượng, tình trạng (nên lập bảng).
• Cam kết của các bên; số bản lập; chữ ký của bên giao và bên nhận (có người làm chứng nếu cần).
7 Lưu ý mới 2026 khi lập biên bản bàn giao
• Giao nhận tài sản cố định: dùng Mẫu 01-TSCĐ (không nhầm với 05-TSCĐ kiểm kê); từ 01/01/2026 áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay TT 200/2014), doanh nghiệp được tự thiết kế biểu mẫu; DNNVV áp dụng TT 133/2016 vẫn dùng mẫu của TT 133.
• Bàn giao công việc khi chấm dứt HĐLĐ: là căn cứ để công ty hoàn tất thủ tục và thanh toán trong 14 ngày làm việc (Điều 48 BLLĐ 2019).
• Bàn giao tài liệu lưu trữ: thực hiện theo Luật Lưu trữ 2024 (hiệu lực 01/7/2025), có hồ sơ và biên bản giao nhận đúng quy định.
• Bàn giao khi sáp nập đơn vị hành chính (chính quyền 2 cấp từ 01/7/2025): cần biên bản bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ rõ ràng giữa đơn vị cũ và mới.
8 Cách lập biên bản bàn giao tránh tranh chấp
• Liệt kê đầy đủ, chi tiết từng hạng mục bàn giao; mô tả rõ hiện trạng, số lượng, thông số.
• Chụp ảnh, đính kèm danh mục/phụ lục với tài sản, hàng hóa có giá trị lớn.
• Bên nhận kiểm tra kỹ trước khi ký; ghi rõ điểm chưa đạt (nếu có) để tránh tranh cãi sau này.
• Hai bên cùng ký, ghi rõ họ tên; lập tối thiểu 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản; đóng dấu nếu là văn bản của tổ chức.
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu biên bản bàn giao mới nhất 2026 - công việc, tài sản, hàng hóa, hồ sơ - kèm ảnh mẫu, link tải Word và hướng dẫn nội dung, giá trị pháp lý. Hãy liệt kê đầy đủ hạng mục, mô tả rõ hiện trạng và để hai bên cùng ký để biên bản có giá trị chứng cứ.
Miễn trừ trách nhiệm: Các mẫu mang tính tham khảo, đơn vị tùy chỉnh theo nhu cầu. Quy định chuyên ngành (kế toán, lưu trữ) có thể thay đổi - vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.