1 Các mẫu biên bản cuộc họp chia thành 3 nhóm
Ảnh minh họa (mô phỏng): ba nhóm mẫu biên bản cuộc họp.
Có thể chia nhanh thành: (A) doanh nghiệp, (B) tổ chức – đoàn thể, và (C) gia đình & khác. Mỗi mẫu dưới đây đều có mô tả, khi nào dùng và link tải Word.
2 Nhóm A - Biên bản họp trong doanh nghiệp
1. Biên bản cuộc họp công ty
Mẫu chung cho họp nội bộ, họp ban lãnh đạo công ty cổ phần hoặc TNHH. Ghi rõ chủ trì, thư ký, thành phần, nội dung và kết luận.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Biên bản cuộc họp.
↓ Tải Biên bản cuộc họp công ty: Mẫu chung (chi tiết)
↓ Tải Biên bản cuộc họp công ty: Công ty cổ phần
↓ Tải Biên bản cuộc họp công ty: Công ty TNHH
2. Biên bản họp Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2 thành viên trở lên)
Dùng khi Hội đồng thành viên họp quyết định vốn, ngành nghề, thay đổi đăng ký kinh doanh… Phải ghi đủ nội dung theo Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020 (tỷ lệ vốn góp dự họp, kết quả biểu quyết, chữ ký chủ tọa và thư ký).
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Biên bản họp Hội đồng thành viên (theo Điều 60 LDN 2020).
↓ Tải Biên bản họp Hội đồng thành viên
3. Biên bản họp Hội đồng quản trị (công ty cổ phần)
Dùng cho cuộc họp HĐQT thông qua nghị quyết quản trị, điều hành. Nội dung bắt buộc theo Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020.
4. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Dùng cho đại hội cổ đông thường niên hoặc bất thường. Phải ghi số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết dự họp, kết quả biểu quyết từng vấn đề (Điều 150 LDN 2020).
↓ Tải Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
3 Nhóm B - Biên bản họp tổ chức, đoàn thể
5. Biên bản họp chi bộ (Đảng)
Ghi lại sinh hoạt chi bộ định kỳ và sinh hoạt chuyên đề. Nội dung theo Điều lệ Đảng và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; nghiệp vụ công tác đảng viên hiện theo Hướng dẫn 38-HD/BTCTW ngày 29/9/2025.
↓ Tải Biên bản họp chi bộ: Sinh hoạt thường kỳ
↓ Tải Biên bản họp chi bộ: Sinh hoạt chuyên đề
6. Biên bản họp Ban quản trị nhà chung cư
Dùng cho hội nghị nhà chung cư và họp Ban quản trị. Cập nhật: căn cứ Luật Nhà ở 2023 và Thông tư 05/2024/TT-BXD (thay Thông tư 02/2016 và 06/2019 đã hết hiệu lực) - nhớ cập nhật phần căn cứ khi dùng mẫu cũ.
↓ Tải Biên bản hội nghị / họp Ban quản trị chung cư
7. Biên bản họp giao ban, họp nội bộ
Dùng cho họp giao ban định kỳ, họp phòng ban, họp nội bộ; trình bày gọn, tập trung vào công việc và phân công.
↓ Tải Biên bản họp giao ban, nội bộ: Họp giao ban
↓ Tải Biên bản họp giao ban, nội bộ: Họp nội bộ công ty
4 Nhóm C - Biên bản họp gia đình
8. Biên bản họp gia đình (chia đất, phân chia di sản)
Ghi nhận sự thống nhất của các thành viên gia đình về chia đất, phân chia tài sản, di sản. Lưu ý: biên bản họp gia đình chỉ là bước thỏa thuận; khi liên quan quyền sử dụng đất hoặc di sản là bất động sản, phải lập văn bản phân chia và công chứng/chứng thực (tại UBND cấp xã) mới sang tên được.
↓ Tải Biên bản họp gia đình: Chia đất / tài sản chung
↓ Tải Biên bản họp gia đình: Phân chia di sản thừa kế
5 Nội dung bắt buộc của biên bản họp công ty (Luật Doanh nghiệp 2020)
| Biên bản họp HĐTV / ĐHĐCĐ / HĐQT phải có | Thời gian, địa điểm, mục đích, chương trình họp; riêng HĐQT ghi thêm tên, địa chỉ trụ sở, mã số doanh nghiệp. | Thành phần dự họp: họ tên người dự/được ủy quyền, người vắng và lý do; với HĐTV ghi tỷ lệ phần vốn góp; với ĐHĐCĐ ghi số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết dự họp. | Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của từng thành viên/cổ đông. | Kết quả biểu quyết: số phiếu/tỷ lệ tán thành – không tán thành – không có ý kiến; các nghị quyết được thông qua. | Họ tên và chữ ký của chủ tọa và thư ký (người ghi biên bản) - hai người cùng liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực của biên bản. | Biên bản họp HĐTV và ĐHĐCĐ phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. |
6 Một biên bản cuộc họp chuẩn gồm những gì?
• Quốc hiệu – tiêu ngữ (hoặc tên/logo đơn vị) và tên biên bản.
• Thời gian, địa điểm mở cuộc họp.
• Chủ trì (chủ tọa) và thư ký ghi biên bản.
• Thành phần tham dự: có mặt/vắng mặt, lý do.
• Nội dung, diễn biến và ý kiến thảo luận theo trình tự.
• Kết luận, kết quả biểu quyết (nếu có).
• Thời điểm kết thúc; chữ ký của thư ký và chủ tọa (đóng dấu nếu là văn bản của tổ chức).
7 Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, tránh sai sót
• Ghi trung thực, khách quan, đúng trình tự thời gian; không thêm bớt ý kiến của người dự.
• Ghi rõ tên và chức vụ người phát biểu; với họp công ty ghi đầy đủ tỷ lệ vốn góp/số phiếu và kết quả biểu quyết.
• Đọc lại biên bản cho các thành viên nghe và thống nhất trước khi ký; ai bảo lưu ý kiến thì ghi rõ.
• Chủ tọa và thư ký cùng ký; biên bản họp công ty nên lập ngay và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
• Lưu kèm tài liệu họp, danh sách đại biểu, phiếu biểu quyết để đối chiếu khi cần.
8 Lưu ý pháp lý theo từng loại cuộc họp
• Họp công ty: biên bản kèm quyết định/nghị quyết là tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh (Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021).
• Ban quản trị chung cư: áp dụng Luật Nhà ở 2023 và Thông tư 05/2024/TT-BXD (đã sửa đổi); không dùng căn cứ Thông tư 02/2016 hay 06/2019 đã hết hiệu lực.
• Họp chi bộ: theo Điều lệ Đảng và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; nghiệp vụ đảng viên hiện theo Hướng dẫn 38-HD/BTCTW ngày 29/9/2025.
• Họp gia đình liên quan đất/di sản: phải lập văn bản phân chia có công chứng/chứng thực (nay tại UBND cấp xã sau khi bỏ cấp huyện từ 01/7/2025) mới đủ điều kiện sang tên.
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu biên bản cuộc họp mới nhất 2026 - họp công ty, HĐTV, HĐQT, ĐHĐCĐ, họp chi bộ, ban quản trị chung cư và họp gia đình - kèm ảnh mẫu, link tải Word và hướng dẫn cách viết. Hãy ghi đủ thành phần, kết quả biểu quyết và chữ ký chủ tọa – thư ký để biên bản có giá trị pháp lý.
Miễn trừ trách nhiệm: Các mẫu mang tính tham khảo, đơn vị tùy chỉnh theo nhu cầu. Quy định (doanh nghiệp, nhà ở, hướng dẫn của Đảng) có thể thay đổi - vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.