Biên bản giao nhận hàng hóa – tải mẫu chuẩn kèm hướng dẫn ghi

1. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung

1.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 1. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa – căn cứ hợp đồng, đơn đặt hàng, bên giao, bên nhận, bảng hàng hóa

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa chung (Word · Excel) (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa chung (Word · Excel) (Mẫu 2)

1.2. Khi nào dùng

Dùng cho hầu hết lần giao hàng theo hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng. Bản Excel tiện khi danh mục hàng dài, cần tính tổng.

2. Mẫu giao nhận hàng hóa kèm phiếu xuất kho

2.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 2. Mẫu biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho – số chứng từ, lý do xuất, kho xuất, bảng số lượng yêu cầu và thực xuất

⬇ Tải mẫu: Giao nhận kiêm phiếu xuất kho (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận kiêm phiếu xuất kho (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 2)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận kiêm phiếu xuất kho (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 3)

2.2. Khi nào dùng

Dùng khi xuất kho giao hàng: một chứng từ vừa làm phiếu xuất kho vừa làm biên bản giao nhận, có cột số lượng yêu cầu và thực xuất.

3. Mẫu biên bản giao nhận và nghiệm thu

3.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 3. Mẫu biên bản giao nhận và nghiệm thu vật tư – đánh giá chất lượng, kết luận nghiệm thu

⬇ Tải mẫu: Giao nhận và nghiệm thu (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận và nghiệm thu (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 2)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận và nghiệm thu (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 3)

3.2. Khi nào dùng

Dùng khi hàng hóa, vật tư cần kiểm tra chất lượng ngay lúc giao (vật tư công trình, thiết bị): có phần kết luận đạt/không đạt.

4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

4.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ – giữa các bộ phận, kho, chi nhánh

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa nội bộ (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa nội bộ (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 2)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa nội bộ (Word · Excel) – 2 nguồn (Mẫu 3)

4.2. Khi nào dùng

Dùng khi điều chuyển hàng giữa kho, cửa hàng, chi nhánh cùng doanh nghiệp; không phát sinh mua bán nhưng cần xác định trách nhiệm quản lý hàng.

5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

5.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa ba bên – bên giao, bên nhận, bên thứ ba (vận chuyển hoặc chứng kiến)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa 3 bên (Word) – 2 nguồn (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa 3 bên (Word) – 2 nguồn (Mẫu 2)

5.2. Khi nào dùng

Dùng khi có đơn vị vận chuyển, bên giao hộ hoặc bên chứng kiến tham gia; ba bên cùng ký xác nhận tình trạng hàng.

6. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng Anh

6.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 6. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng Anh (Receipt of delivery) – căn cứ hợp đồng, bên giao, bên nhận

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa tiếng Anh (Word · Excel) (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Giao nhận hàng hóa tiếng Anh (Word · Excel) (Mẫu 2)

6.2. Khi nào dùng

Dùng khi giao hàng cho đối tác nước ngoài hoặc doanh nghiệp có vốn nước ngoài cần chứng từ tiếng Anh.

7. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản

7.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 7. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản – căn cứ hợp đồng, đơn hàng, bên giao, bên nhận

⬇ Tải mẫu: Bàn giao hàng hóa đơn giản (Word)

7.2. Khi nào dùng

Mẫu gọn một trang, hợp với đơn hàng nhỏ, giao lẻ.

8. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và ví dụ (Ban biên tập)

8.1. Mẫu trống

Hình 8. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và ví dụ (Ban biên tập) – mẫu trống (file Word)

8.2. Ví dụ cách ghi

Hình 9. Ví dụ biên bản giao nhận thép theo hợp đồng mua bán (dữ liệu giả định)

Kiểm tra ví dụ: căn cứ hợp đồng số 45/2026/HĐMB; bảng hàng ghi mã, đơn vị tính (tấn, cây, kg), số lượng và chất lượng (kèm CO, CQ); bên nhận ghi ý kiến đã kiểm tra; thời điểm ký biên bản là mốc bên mua bắt đầu chịu rủi ro.

9. Hướng dẫn cách ghi

10. Bảng tra chọn mẫu

Hình 10. Bảng tra chọn mẫu biên bản bàn giao theo tình huống và lưu ý pháp lý (Ban biên tập soạn)

Kết luận

Biên bản giao nhận hàng hóa ghi đủ căn cứ, thời gian, địa điểm, các bên và bảng hàng hóa với số lượng, chất lượng; ký sau khi kiểm tra và là mốc xác định thời điểm chuyển rủi ro. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới.