1. Khi nào lập biên bản giao nhận?
Sau khi cấp ủy có thẩm quyền quyết định thành lập mới, chia tách, hợp nhất hoặc sáp nhập tổ chức đảng, cấp ủy cấp trên trực tiếp làm thủ tục chuyển giao tổ chức và chuyển sinh hoạt đảng tập thể cho đảng viên. Nơi giao và nơi nhận lập biên bản bàn giao sổ danh sách đảng viên kèm hồ sơ đảng viên.
| ⚖ Hướng dẫn 38-HD/BTCTW ngày 29/9/2025 | Nếu ngoài phạm vi đảng bộ cơ sở, thì cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng ra quyết định chuyển giao; đảng ủy cơ sở nơi nhận ra quyết định tiếp nhận tổ chức và đảng viên; đảng ủy cơ sở nơi giao và nơi nhận lập biên bản bàn giao sổ danh sách đảng viên của chi bộ, kèm theo hồ sơ đảng viên, ký tên, đóng dấu của cấp ủy nơi giao, nơi nhận vào trang đầu sổ danh sách đảng viên và biên bản bàn giao. |
2. Ai lập biên bản, dùng mẫu nào?
Hình 1. Người lập biên bản và mẫu áp dụng theo từng trường hợp chuyển giao
3. Tải mẫu biên bản giao nhận
Kinh tế và Pháp luật biên soạn mẫu theo nội dung Mẫu 9-SHĐ, bổ sung thời gian, địa điểm bàn giao, bảng kiểm đếm từng loại sổ, hồ sơ (số lượng, còn thiếu, ghi chú) và trang danh sách hồ sơ đảng viên kèm theo biên bản.
Hình 2. Mẫu biên bản bàn giao sổ danh sách và hồ sơ đảng viên (kinhtevaphapluat.vn)
⬇ Tải mẫu: Mẫu 9-SHĐ theo Hướng dẫn 38
⬇ Tải mẫu: Mẫu 9A-SHĐ – do ban tổ chức lập
Hình 3. Mẫu 9-SHĐ – nội dung chính
4. Cách ghi biên bản
Hình 4. Các phần phải ghi trong biên bản bàn giao
| Phần | Cách ghi |
| Tiêu đề | Đảng bộ bên giao và bên nhận; địa danh, ngày lập |
| Căn cứ | Số, ngày quyết định chuyển giao tổ chức và đảng viên; cơ quan ban hành |
| Đại diện | Họ tên, chức vụ đại diện đảng ủy (chi ủy) hoặc ban tổ chức bên giao, bên nhận |
| Sổ, hồ sơ | Số quyển sổ danh sách đảng viên; số hồ sơ từng nhóm và số còn thiếu (kèm danh sách, lý do) |
| Nội dung liên quan | Hồ sơ thiếu, trách nhiệm và thời hạn bổ sung; niêm phong, bảo mật |
| Ký | Đại diện bên nhận, bên giao ký, đóng dấu, ghi rõ chức vụ, họ tên |
5. Biên bản ghi sẵn
Hình 5. Biên bản bàn giao ghi sẵn – chuyển chi bộ sau sắp xếp
| Tình huống trong bản ghi sẵn | – Chi bộ Trường Tiểu học chuyển từ Đảng bộ xã An Phú sang Đảng bộ xã An Thạnh sau sắp xếp đơn vị hành chính. | – 24 hồ sơ đảng viên đang sinh hoạt, thiếu 01 phiếu đảng viên; bên giao hướng dẫn bổ sung trước 30/11/2026. | – Trang 2 là danh sách hồ sơ đảng viên bàn giao, ghi tình trạng từng hồ sơ. |
6. Kiểm đếm hồ sơ đảng viên
Hình 6. Thành phần hồ sơ đảng viên cần đối chiếu khi bàn giao
- Đếm theo từng nhóm: đang sinh hoạt, dự bị, bị đưa ra khỏi Đảng, đã từ trần – khớp số liệu với sổ danh sách đảng viên.
- Hồ sơ thiếu phải có danh sách, lý do; ghi rõ bên chịu trách nhiệm bổ sung.
- Sổ đảng viên từ trần, sổ đảng viên ra khỏi Đảng bàn giao kèm hồ sơ tương ứng.
- Hồ sơ đảng viên quản lý theo chế độ bảo mật; không sao chụp, mang ra ngoài khi chưa được phép.
Kết luận
Biên bản giao nhận sổ danh sách đảng viên và hồ sơ đảng viên lập theo Mẫu 9-SHĐ hoặc 9A-SHĐ, ghi đủ căn cứ, đại diện, số sổ và số hồ sơ từng nhóm, hồ sơ còn thiếu; hai bên ký, đóng dấu vào biên bản và trang đầu sổ. Tải mẫu ở trên và theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu công tác đảng viên mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 30/9/2026. Việc chuyển giao tổ chức và hồ sơ đảng viên thực hiện theo quyết định, hướng dẫn của cấp ủy có thẩm quyền. |