1. Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị
1.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 1. Mẫu biên bản họp HĐQT công ty cổ phần: thông tin chung, thời gian, thành phần, nội dung, biểu quyết, nội dung được thông qua, chữ ký (2 trang)
⬇ Tải mẫu: Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị
1.2. Khi nào dùng
Dùng cho cuộc họp HĐQT định kỳ hoặc bất thường về bất kỳ nội dung nào thuộc thẩm quyền HĐQT. Khi dùng, sửa các chỗ mẫu ghi nhầm "Hội đồng thành viên", "cổ đông dự họp" thành "Hội đồng quản trị", "thành viên HĐQT dự họp" và bổ sung tóm tắt ý kiến từng thành viên.
2. Mẫu biên bản họp HĐQT bầu Chủ tịch HĐQT
2.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 2. Mẫu biên bản họp HĐQT về việc bầu Chủ tịch HĐQT: thông tin người được bầu, kết quả biểu quyết, chữ ký thành viên (2 trang)
⬇ Tải mẫu: Mẫu biên bản bầu Chủ tịch HĐQT
2.2. Khi nào dùng
Dùng cho cuộc họp đầu tiên của nhiệm kỳ HĐQT để bầu Chủ tịch, hoặc khi bầu lại Chủ tịch. Mục giấy tờ pháp lý ghi số định danh cá nhân/căn cước, không ghi CMND (đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2025).
3. Mẫu biên bản họp HĐQT theo Điều 158 và ví dụ (Ban biên tập)
3.1. Ảnh mẫu
Hình 3. Mẫu biên bản họp HĐQT đủ các nội dung theo Điều 158 Luật Doanh nghiệp: bảng thành viên – cách thức dự họp, bảng ý kiến – kết quả biểu quyết (Ban biên tập soạn)
Điểm khác so với mẫu tại Mục 1, 2: có cột "cách thức dự họp" (trực tiếp, trực tuyến, ủy quyền) và cột tóm tắt ý kiến cho từng vấn đề – hai nội dung Điều 158 yêu cầu nhưng nhiều mẫu bỏ qua.
3.2. Ví dụ cách ghi
Hình 4. Ví dụ biên bản họp HĐQT 5 thành viên thông qua kết quả kinh doanh 9 tháng và phương án vay vốn lưu động (dữ liệu giả định)
Kiểm tra số liệu: 5/5 thành viên dự họp (100%) ≥ 3/4 – đủ điều kiện họp lần 1; ND1 5/5 tán thành; ND2 4/5 tán thành (80%) – đa số thành viên dự họp, được thông qua; doanh thu 186/250 tỷ đồng = 74,4% kế hoạch.
4. Cách ghi biên bản họp hội đồng quản trị
| Mục | Cách ghi |
| Số, ngày | Số biên bản theo sổ của công ty (…/BB-HĐQT); địa danh, ngày lập |
| Doanh nghiệp | Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp |
| Thời gian, địa điểm | Giờ, ngày; địa điểm hoặc hình thức trực tuyến/kết hợp |
| Thành phần | Họ tên từng thành viên dự họp và cách thức dự họp; người được ủy quyền; thành viên vắng và lý do; tỷ lệ có mặt |
| Thảo luận | Từng vấn đề; tóm tắt ý kiến phát biểu của từng thành viên theo trình tự diễn biến |
| Biểu quyết | Số và tỷ lệ tán thành, không tán thành, không có ý kiến cho từng vấn đề |
| Vấn đề thông qua | Nội dung đã thông qua, người tổ chức thực hiện, thời hạn |
| Chữ ký | Chủ tọa và thư ký; thành viên dự họp ký thêm nếu Điều lệ yêu cầu |
5. Bảng tra điều kiện họp, thông qua và ký biên bản
Hình 5. Bảng tra tần suất họp, thời hạn mời họp, điều kiện họp, tỷ lệ thông qua và người ký biên bản họp HĐQT (Ban biên tập soạn)
| ⚠ Lưu ý | Các mẫu tải về soạn trước khi có quy định mới về căn cước và sắp xếp đơn vị hành chính: ghi địa chỉ theo tên đơn vị hành chính hiện hành (không còn cấp huyện) và ghi số định danh cá nhân thay CMND. | Tỷ lệ 3/4 và "đa số thành viên dự họp" áp dụng khi Điều lệ không quy định khác – luôn đối chiếu Điều lệ công ty. | Thành viên HĐQT có lợi ích liên quan không biểu quyết nội dung liên quan (giao dịch với người có liên quan theo Điều 167); ghi rõ trong biên bản. |
Kết luận
Biên bản họp hội đồng quản trị cần đủ các nội dung theo Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020, ghi rõ cách thức dự họp, ý kiến và kết quả biểu quyết từng vấn đề, có chữ ký chủ tọa và thư ký. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 09/11/2026. Ví dụ dùng dữ liệu giả định. |