1. Khi nào được lập biên bản phạt vi phạm hợp đồng?
Biên bản được lập khi một bên vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (chậm giao hàng, chậm thanh toán, giao hàng sai chất lượng, làm hư hỏng tài sản thuê…) và hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm. Biên bản ghi nhận sự việc, xác định khoản tiền phạt, tiền bồi thường (nếu có), thời hạn nộp; đây cũng là chứng cứ quan trọng nếu phát sinh tranh chấp.
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 418. Thỏa thuận phạt vi phạm | “1. Phạt vi phạm là sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng, theo đó bên vi phạm nghĩa vụ phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm. | 2. Mức phạt vi phạm do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác. | 3. Các bên có thể thỏa thuận về việc bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm mà không phải bồi thường thiệt hại hoặc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt hại. Trường hợp các bên có thỏa thuận về phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận về việc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt hại thì bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm.” |
| ⚖ Luật Thương mại 2005 – Điều 300, Điều 301, khoản 2 Điều 307 | “Phạt vi phạm là việc bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm trả một khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng nếu trong hợp đồng có thoả thuận, trừ các trường hợp miễn trách nhiệm quy định tại Điều 294 của Luật này.” (Điều 300) | “Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thoả thuận trong hợp đồng, nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp quy định tại Điều 266 của Luật này.” (Điều 301) | “2. Trường hợp các bên có thỏa thuận phạt vi phạm thì bên bị vi phạm có quyền áp dụng cả chế tài phạt vi phạm và buộc bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp Luật này có quy định khác.” (khoản 2 Điều 307) |
Hình 1. Mức phạt vi phạm theo từng loại hợp đồng
| ⚖ Luật Xây dựng 2025 – khoản 1, 2, 3 Điều 86 | “1. Thưởng, phạt do vi phạm hợp đồng xây dựng và bồi thường thiệt hại phải được các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng. Mức thưởng cụ thể tương ứng với mức độ hoàn thành tốt các nghĩa vụ của hợp đồng xây dựng do các bên thỏa thuận. | 2. Việc bồi thường thiệt hại được xác định theo thiệt hại thực tế, các mức thiệt hại định trước tương ứng với các nghĩa vụ hợp đồng xây dựng bị vi phạm, mức độ vi phạm. | 3. Đối với công trình xây dựng tại dự án đầu tư công, dự án PPP, mức phạt hợp đồng xây dựng không vượt quá 12% giá trị phần hợp đồng xây dựng bị vi phạm. Ngoài mức phạt theo thỏa thuận, bên vi phạm hợp đồng xây dựng còn phải bồi thường thiệt hại theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng cho bên kia, bên thứ ba (nếu có) theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.” |
Bên bị vi phạm có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế, trực tiếp và khoản lợi trực tiếp đáng lẽ được hưởng (khoản 2 Điều 302 Luật Thương mại 2005) – cần có chứng từ chứng minh, ghi tách riêng với tiền phạt trong biên bản.
2. Tải mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng
Các mẫu là file Word (.docx), tải trực tiếp. Mỗi nhóm có ảnh trang đầu để chọn đúng mẫu.
2.1. Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng (dạng biên bản làm việc)
Biên bản do bên bị vi phạm lập khi làm việc với bên vi phạm: căn cứ hợp đồng, thông tin người lập, người làm việc cùng, người làm chứng, nội dung vi phạm, các khoản phạt và bồi thường. Nội dung mẫu lấy ví dụ hợp đồng thuê nhà – sửa lại theo hợp đồng thực tế. Mẫu 1, 2 cùng một bản; Mẫu 3, 4 gần giống (Mẫu 4 là Google Docs, chọn Tệp → Tải xuống → Microsoft Word).
Hình 2. Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng (dạng biên bản làm việc)
⬇ Tải mẫu: Biên bản phạt vi phạm hợp đồng (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Biên bản phạt vi phạm hợp đồng (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Biên bản phạt vi phạm hợp đồng (Mẫu 3)
2.2. Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng (dạng đầy đủ, dùng cho doanh nghiệp)
Có số biên bản, thời gian – địa điểm, đại diện bên bị vi phạm và bên vi phạm (kèm giấy ủy quyền), nội dung vi phạm (điều khoản, hành vi, thời gian, thiệt hại), hình thức và mức phạt, thời hạn – phương thức thực hiện, cam kết. Trên file, tiêu đề ghi “Biên bản xử phạt vi phạm hợp đồng” – nên sửa thành “Biên bản phạt vi phạm hợp đồng”.
Hình 3. Mẫu biên bản phạt vi phạm hợp đồng (dạng đầy đủ, dùng cho doanh nghiệp)
⬇ Tải mẫu: Biên bản phạt vi phạm (dạng đầy đủ)
3. Hướng dẫn cách ghi biên bản phạt vi phạm hợp đồng
3.1. Mẫu dạng đầy đủ (Mục 2.2)
Hình 4. Cách ghi thành phần và nội dung vi phạm
Hình 5. Cách ghi mức phạt, thời hạn thực hiện, cam kết
3.2. Mẫu dạng biên bản làm việc (Mục 2.1)
Hình 6. Cách ghi thông tin các bên
Hình 7. Cách ghi nội dung làm việc và thỏa thuận phạt
| Mục | Cách ghi |
| Tên, số biên bản | “Biên bản phạt vi phạm hợp đồng”, số biên bản; không dùng “xử phạt” (thuật ngữ của xử phạt hành chính) |
| Thời gian, địa điểm | Giờ, ngày, nơi lập biên bản |
| Thành phần | Đại diện bên bị vi phạm, bên vi phạm (chức vụ, giấy ủy quyền); người làm chứng nếu có |
| Căn cứ | Số, ngày hợp đồng; điều khoản về nghĩa vụ bị vi phạm và điều khoản phạt vi phạm |
| Hành vi vi phạm | Vi phạm điều nào, khi nào, mức độ; tài liệu chứng minh kèm theo |
| Mức phạt | Cách tính theo hợp đồng; hợp đồng thương mại không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm |
| Bồi thường | Ghi riêng, theo thiệt hại thực tế có chứng từ (nếu hợp đồng cho phép vừa phạt vừa bồi thường) |
| Thời hạn, phương thức | Hạn nộp, chuyển khoản hoặc cấn trừ công nợ; biện pháp khắc phục |
| Ý kiến, chữ ký | Ý kiến bên vi phạm; chữ ký các bên; số bản, mỗi bên giữ 01 bản |
| Không nhầm với mẫu biên bản cũ | – Mẫu ghi “Biên bản xử phạt vi phạm hợp đồng”: doanh nghiệp, cá nhân không có quyền “xử phạt”; ghi “Biên bản phạt vi phạm hợp đồng”. | – Biên bản phạt vi phạm hợp đồng xây dựng còn dẫn Điều 146 Luật Xây dựng 2014: từ 01/7/2026 dẫn Điều 86 Luật Xây dựng 2025 (giới hạn 12% áp dụng với công trình tại dự án đầu tư công, dự án PPP). | – Mẫu ghi “Chứng minh nhân dân”: ghi số định danh cá nhân (số thẻ căn cước). |
4. Ví dụ biên bản phạt vi phạm hợp đồng đã điền
Hình 8. Ví dụ biên bản phạt vi phạm hợp đồng mua bán (dữ liệu giả định)
| Lưu ý khi lập biên bản phạt vi phạm hợp đồng | – Kiểm tra hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm; không có thỏa thuận thì chỉ yêu cầu bồi thường thiệt hại. | – Kiểm tra các trường hợp miễn trách nhiệm (sự kiện bất khả kháng, lỗi của bên kia…) trước khi phạt. | – Bên vi phạm không ký: ghi rõ lý do, có người làm chứng; gửi biên bản kèm văn bản thông báo yêu cầu nộp phạt. | – Lưu chứng cứ: hợp đồng, biên bản giao nhận, thư từ, hóa đơn chi phí phát sinh. |
Kết luận
Biên bản phạt vi phạm hợp đồng cần ghi rõ căn cứ hợp đồng, hành vi vi phạm, cách tính tiền phạt đúng mức luật cho phép và tách riêng khoản bồi thường. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu biên bản, hợp đồng mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 04/10/2026. Vi phạm giá trị lớn hoặc có tranh chấp nên được luật sư tư vấn trước khi lập biên bản. |