1. Biên bản thanh lý hợp đồng là gì, khi nào phải lập?
Thanh lý hợp đồng là việc các bên cùng xác nhận hợp đồng đã chấm dứt, đối chiếu những gì đã thực hiện và giải quyết các quyền, nghĩa vụ còn lại (thanh toán nốt, hoàn tiền, trả tài sản, bảo hành…). Biên bản thanh lý là bằng chứng để sau này không phát sinh tranh chấp, đồng thời là chứng từ kế toán khi tất toán công nợ.
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 422. Chấm dứt hợp đồng | Hợp đồng chấm dứt trong trường hợp sau đây: | 1. Hợp đồng đã được hoàn thành; | 2. Theo thỏa thuận của các bên; | 3. Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện; | 4. Hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện; | 5. Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn; | 6. Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này; | 7. Trường hợp khác do luật quy định. |
Bộ luật Dân sự không đặt thủ tục thanh lý bắt buộc, nên với hợp đồng dân sự, thương mại thông thường, việc thanh lý thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng. Riêng hợp đồng xây dựng, Nghị định 210/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2026) quy định cụ thể:
| ⚖ Nghị định 210/2026/NĐ-CP – khoản 7 Điều 27 và Điều 31 | “Hợp đồng xây dựng không còn hiệu lực kể từ thời điểm bị chấm dứt và các bên phải hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng trong khoảng thời gian theo thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng không quá 56 ngày kể từ ngày thông báo chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp các bên thỏa thuận khác.” | “Thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng tối đa 45 ngày kể từ ngày các bên đã hoàn thành tất cả nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng xây dựng theo quy định tại khoản 2 Điều 85 Luật Xây dựng; trường hợp hợp đồng xây dựng có quy mô lớn, phức tạp thì thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng có thể kéo dài, nhưng tối đa 90 ngày.” (áp dụng cho dự án đầu tư công, dự án PPP) |
Hình 1. Khi nào lập biên bản thanh lý hợp đồng và thời hạn theo một số luật chuyên ngành
2. Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng (9 loại)
2.1. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung
Dùng được cho hầu hết hợp đồng dân sự giữa cá nhân với nhau; cần sửa phần CMND, hộ khẩu và bổ sung đối chiếu giá trị (xem Mục 3).
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng chung
2.2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng có đối chiếu công nợ
Bản mới, đủ các phần: căn cứ thanh lý, khối lượng đã thực hiện, tổng giá trị – đã thanh toán – còn lại, cam kết; dùng cho cả tổ chức và cá nhân (ghi CCCD).
⬇ Tải mẫu: Thanh lý có đối chiếu công nợ
2.3. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ
Giữa hai doanh nghiệp: ghi giá trị hợp đồng (trước và sau thuế GTGT), hình thức thanh toán, xác nhận đã hoàn thành dịch vụ.
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng dịch vụ (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng dịch vụ (Mẫu 2)
2.4. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa
Có bảng hàng hóa đã giao, giá trị đã thanh toán; căn cứ Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005. Khi dùng, đổi “Số CMND”, “Địa chỉ thường trú” cho bên mua là cá nhân thành số CCCD, nơi thường trú.
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng mua bán
2.5. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền
Xác nhận bên vay đã trả đủ gốc, lãi; bên cho vay trả lại giấy tờ, tài sản bảo đảm (nếu có).
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng vay tiền
2.6. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới
Xác nhận bên môi giới đã hoàn thành việc môi giới và số thù lao đã thanh toán.
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng môi giới
2.7. Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Gộp nghiệm thu khối lượng và thanh lý trong một văn bản – hay dùng cho hợp đồng thi công, lắp đặt, cung cấp thiết bị quy mô nhỏ.
⬇ Tải mẫu: Nghiệm thu và thanh lý
2.8. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà
Bên cho thuê, bên thuê xác nhận chấm dứt hợp đồng thuê, bàn giao nhà, hoàn tiền đặt cọc. Sửa CMND, hộ khẩu như Mục 3.
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng thuê nhà
2.9. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động
Ghi nhận bàn giao công việc, thanh toán lương, chế độ khi người lao động nghỉ việc. Sửa “Bộ luật Lao động hiện hành” thành “Bộ luật Lao động 2019” và thay CMND bằng CCCD.
⬇ Tải mẫu: Thanh lý hợp đồng lao động
3. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung – những điểm cần sửa
Mẫu chung được dùng nhiều nhất vẫn để trường “CMND/CCCD/Hộ chiếu”, “Hộ khẩu thường trú” và chỉ có lời cam đoan chấm dứt, không có phần đối chiếu giá trị. Trước khi dùng, sửa như sau.
Hình 2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung – những điểm cần sửa trước khi dùng
| Không nhầm với mẫu trước năm 2026 | – Mẫu thanh lý hợp đồng xây dựng trước năm 2026 thường dẫn Nghị định 37/2015/NĐ-CP, Thông tư 09/2016/TT-BXD hoặc Luật Xây dựng 2014: nay thay bằng Luật Xây dựng 2025 và Nghị định 210/2026/NĐ-CP (Nghị định 37/2015 và Nghị định 50/2021 hết hiệu lực từ 01/7/2026). | – Mẫu trước năm 2025 ghi “CMND”, “hộ khẩu thường trú”: CMND hết giá trị sử dụng từ 01/01/2025, sổ hộ khẩu hết giá trị từ 01/01/2023. | – “Thanh lý hợp đồng” khác “thanh lý tài sản cố định”: biên bản thanh lý tài sản cố định là chứng từ kế toán khi doanh nghiệp bán, hủy tài sản, không dùng để chấm dứt hợp đồng. |
4. Hướng dẫn cách ghi biên bản thanh lý hợp đồng
| Phần | Cách ghi |
| Quốc hiệu, tên, số biên bản | “BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG …(loại)”; Số: …/BBTL |
| Căn cứ | Bộ luật Dân sự 2015; luật chuyên ngành (Luật Thương mại, Luật Xây dựng, Bộ luật Lao động…); số, ngày ký hợp đồng; biên bản nghiệm thu (nếu có) |
| Thời gian, địa điểm | Ngày lập và nơi lập biên bản |
| Thông tin các bên | Doanh nghiệp: tên, mã số doanh nghiệp, trụ sở, người đại diện, chức vụ (kèm giấy ủy quyền nếu ký thay). Cá nhân: họ tên, số CCCD/định danh, nơi thường trú |
| Lý do thanh lý | Hoàn thành hợp đồng, hết thời hạn, thỏa thuận chấm dứt trước hạn, đơn phương chấm dứt… (dẫn Điều 422) |
| Khối lượng đã thực hiện | Hàng hóa đã giao, dịch vụ/công việc đã hoàn thành, đã nghiệm thu |
| Đối chiếu giá trị, công nợ | Tổng giá trị hợp đồng; đã thanh toán; còn phải thanh toán (bằng số và chữ); thời hạn thanh toán nốt; tiền cọc, tạm ứng phải hoàn |
| Phạt vi phạm, bồi thường, bàn giao | Ghi rõ có hay không; tài sản, giấy tờ phải trả lại |
| Nghĩa vụ còn hiệu lực sau thanh lý | Bảo hành, bảo mật, hóa đơn… nếu có |
| Cam kết, hiệu lực, chữ ký | Các bên chấm dứt quyền, nghĩa vụ; hiệu lực từ ngày ký; số bản; người có thẩm quyền ký, đóng dấu (nếu có) |
5. Ví dụ biên bản thanh lý hợp đồng đã điền
Hình 3. Ví dụ biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ đã điền (dữ liệu giả định)
| Lưu ý khi ký biên bản thanh lý | – Chỉ ký khi đã đối chiếu xong số liệu; nếu còn công nợ, ghi rõ số tiền và hạn trả để biên bản có thể dùng làm chứng cứ đòi nợ. | – Nghĩa vụ bảo hành, bảo mật nên ghi “vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý”, tránh câu “không còn bất kỳ quyền và nghĩa vụ nào” một cách tuyệt đối. | – Kèm biên bản nghiệm thu, bảng đối chiếu công nợ, hóa đơn làm phụ lục. | – Biên bản không bắt buộc công chứng, chứng thực. |
Kết luận
Biên bản thanh lý hợp đồng nên ghi rõ căn cứ, lý do chấm dứt, khối lượng đã thực hiện và số tiền đã trả – còn lại; cá nhân ghi CCCD và nơi thường trú; hợp đồng xây dựng chú ý thời hạn thanh lý theo Nghị định 210/2026/NĐ-CP. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hợp đồng mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 03/10/2026. Trường hợp còn tranh chấp về khối lượng, chất lượng hoặc công nợ, nên giải quyết xong hoặc ghi rõ trong biên bản trước khi ký. |