1 Các mẫu biên bản chia thành 3 nhóm
Ảnh minh họa (mô phỏng): ba nhóm mẫu biên bản thông dụng.
Có thể chia nhanh thành: (A) ghi nhận – làm việc, (B) hội họp – thỏa thuận, và (C) tài sản – công việc. Mỗi mẫu dưới đây đều có mô tả, khi nào dùng và link tải Word.
2 Nhóm A - Biên bản ghi nhận, làm việc
1. Biên bản làm việc (hai bên)
Ghi lại nội dung buổi làm việc, trao đổi giữa hai bên (đối tác, người sử dụng lao động – người lao động, cơ quan – công dân). Là chứng cứ ghi nhận, không phải hợp đồng.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Biên bản làm việc.
↓ Tải Biên bản làm việc: Mẫu 1
↓ Tải Biên bản làm việc: Mẫu 2
2. Biên bản sự việc, ghi nhận sự việc
Dùng để ghi nhận một sự việc, tình huống đã xảy ra tại thời điểm – địa điểm cụ thể: vi phạm nội quy, tai nạn, mâu thuẫn, hư hỏng tài sản…
↓ Tải Biên bản sự việc: Mẫu chung
Tải Biên bản sự việc: Sự việc tai nạn
3. Biên bản xác minh
Bộ phận có thẩm quyền lập khi xác minh, làm rõ tình tiết của một sự việc, vi phạm; thường đi kèm biên bản sự việc.
↓ Tải Biên bản xác minh: Xác minh chung
↓ Tải Biên bản xác minh: Vụ việc hành chính
3 Nhóm B - Biên bản hội họp, thỏa thuận
4. Biên bản cuộc họp
Ghi lại diễn biến, ý kiến và kết luận của cuộc họp (họp nội bộ, giao ban, đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị). Cần có chủ trì, thư ký và chữ ký xác nhận.
↓ Tải Biên bản cuộc họp: Mẫu chung
↓ Tải Biên bản cuộc họp: Họp HĐCĐ
5. Biên bản thỏa thuận
Ghi nhận nội dung các bên đã thống nhất. Lưu ý: nếu thể hiện rõ ý chí, có đối tượng và không trái luật thì có thể ràng buộc như một thỏa thuận dân sự (BLDS 2015) - khác biên bản chỉ ghi nhận sự việc.
↓ Tải Biên bản thỏa thuận: Mẫu chung
↓ Tải Biên bản thỏa thuận: Thỏa thuận trả nợ
6. Biên bản ghi nhớ (MOU)
Ghi nhận thiện chí, định hướng hợp tác trước khi ký hợp đồng chính thức. Thường không ràng buộc, trừ các điều khoản bảo mật, độc quyền do các bên tự thỏa thuận.
↓ Tải Biên bản ghi nhớ: Mẫu chung
↓ Tải Biên bản ghi nhớ: Ghi nhớ hợp tác
4 Nhóm C - Biên bản tài sản, công việc
7. Biên bản nghiệm thu
Xác nhận việc hoàn thành công việc, hàng hóa, hạng mục theo hợp đồng. Trong xây dựng, biên bản nghiệm thu công việc và nghiệm thu hoàn thành bắt buộc về nội dung theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP (kết luận chấp thuận, cho phép làm bước tiếp theo, chữ ký – chức vụ người ký).
↓ Tải Biên bản nghiệm thu: Nghiệm thu & thanh lý HĐ
↓ Tải Biên bản nghiệm thu: Nghiệm thu công việc xây dựng
8. Biên bản kiểm kê tài sản, tài sản cố định
Dùng khi kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất tài sản, tài sản cố định, quỹ tiền mặt để đối chiếu sổ sách với thực tế. Cập nhật 2026: mẫu 05-TSCĐ vốn thuộc TT 200/2014; từ 01/01/2026 TT 99/2025 thay TT 200, nên mẫu này mang tính tham khảo, doanh nghiệp được tự thiết kế biểu mẫu (TT 133/2016 cho DNNVV vẫn hiệu lực).
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Biên bản kiểm kê tài sản cố định (mẫu 05-TSCĐ, tham khảo).
↓ Tải Biên bản kiểm kê: Kiểm kê TSCĐ (05-TSCĐ)
↓ Tải Biên bản kiểm kê: Kiểm kê quỹ tiền mặt (08a)
9. Biên bản bàn giao công việc
Dùng khi nhân sự nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển vị trí - bàn giao đầu việc, hồ sơ, tài khoản cho người thay thế.
↓ Tải Biên bản bàn giao công việc
10. Biên bản bàn giao tài sản, công cụ dụng cụ
Xác nhận việc giao – nhận tài sản, máy móc, công cụ dụng cụ giữa các bên/bộ phận, ghi rõ số lượng, hiện trạng.
↓ Tải Biên bản bàn giao tài sản: Bàn giao tài sản
↓ Tải Biên bản bàn giao tài sản: Bàn giao máy móc, thiết bị
5 Biên bản là gì? Giá trị pháp lý
| Ba điểm cần nhớ | Biên bản là văn bản ghi nhận sự việc, nội dung, diễn biến tại một thời điểm; không phải hợp đồng. Có giá trị chứng cứ khi các bên có mặt cùng ký xác nhận. | Biên bản thỏa thuận có thể ràng buộc như một giao dịch dân sự nếu đủ điều kiện có hiệu lực (tự nguyện, có đối tượng, không trái điều cấm - Điều 116, 117 BLDS 2015). Biên bản ghi nhớ (MOU) thường chỉ ghi nhận thiện chí, không ràng buộc. | Với cơ quan, tổ chức nhà nước, biên bản là văn bản hành chính phải trình bày theo thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP; doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc, được tự soạn theo nhu cầu. |
6 Một biên bản chuẩn gồm những gì?
• Quốc hiệu – tiêu ngữ (cơ quan nhà nước) hoặc tên/logo đơn vị (doanh nghiệp).
• Tên biên bản (ghi rõ loại: biên bản làm việc, cuộc họp, nghiệm thu…).
• Thời gian và địa điểm lập biên bản.
• Thành phần tham gia (họ tên, chức vụ, đại diện bên nào).
• Nội dung diễn biến sự việc/cuộc họp theo trình tự.
• Kết luận, ý kiến thống nhất của các bên.
• Thời điểm kết thúc, số bản lập; chữ ký (và họ tên, chức vụ) của các bên.
7 Lưu ý mới 2026 khi lập biên bản
• Kế toán doanh nghiệp: TT 99/2025/TT-BTC thay TT 200/2014 từ 01/01/2026; doanh nghiệp được tự thiết kế biểu mẫu chứng từ (biên bản kiểm kê TSCĐ, kiểm kê quỹ…). DNNVV vẫn có thể chọn TT 133/2016.
• Nghiệm thu xây dựng: Nghị định 06/2021/NĐ-CP không ban hành mẫu cứng nhưng bắt buộc nội dung (kết luận nghiệm thu, thành phần và chữ ký người ký).
• Cơ quan nhà nước: cập nhật tên cơ quan, địa danh và thẩm quyền ký theo mô hình chính quyền 2 cấp (bỏ cấp huyện) khi soạn biên bản hành chính.
• Nên lập tối thiểu 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản; có thể ký số và lưu bản điện tử để tiện tra cứu, đối chiếu.
8 Cách viết biên bản đúng, tránh vô hiệu
• Ghi trung thực, khách quan, đúng trình tự thời gian; không tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện.
• Nêu rõ thời gian bắt đầu và kết thúc; số liệu, sự kiện phải cụ thể, có thể kiểm chứng.
• Đọc lại cho các bên nghe/kiểm tra trước khi ký; ai không đồng ý thì ghi rõ ý kiến bảo lưu.
• Các bên cùng ký, ghi rõ họ tên; cần thiết thì có người làm chứng hoặc đóng dấu đơn vị.
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu biên bản thông dụng nhất 2026 - làm việc, cuộc họp, thỏa thuận, ghi nhớ, nghiệm thu, kiểm kê, bàn giao - kèm ảnh mẫu, link tải Word và hướng dẫn cách viết. Hãy ghi đủ thành phần, kết luận và chữ ký để biên bản có giá trị chứng cứ.
Miễn trừ trách nhiệm: Các mẫu mang tính tham khảo, phần lớn không phải biểu mẫu bắt buộc theo luật; đơn vị tùy chỉnh theo nhu cầu. Quy định chuyên ngành (kế toán, xây dựng…) có thể thay đổi - vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.