Mẫu Biên Bản Xác Nhận Công Nợ 2026 – 9 Mẫu Word, Excel

1. Biên bản xác nhận công nợ doanh nghiệp

1.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 1. Biên bản xác nhận công nợ: công nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, đã thanh toán, còn nợ (2 trang)

⬇ Tải mẫu: Mẫu doanh nghiệp (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Mẫu doanh nghiệp (Mẫu 2)

⬇ Tải mẫu: Mẫu doanh nghiệp (Mẫu 3)

⬇ Tải mẫu: Mẫu doanh nghiệp (Mẫu 4)

1.2. Khi nào dùng

Mẫu phổ biến nhất cho quan hệ mua bán hàng hóa giữa hai doanh nghiệp, dùng khi chốt số dư định kỳ hoặc cuối năm. Có bản Word (.doc, .docx) và Excel; bốn file cùng nội dung, chọn định dạng phù hợp.

2. Xác nhận công nợ chi tiết theo hóa đơn

2.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 2. Biên bản xác nhận công nợ liệt kê từng hóa đơn chưa thanh toán, kết luận số còn phải trả, cam kết và lãi chậm trả (2 trang)

⬇ Tải mẫu: Mẫu chi tiết hóa đơn (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Mẫu chi tiết hóa đơn (Mẫu 2)

2.2. Khi nào dùng

Dùng khi bên mua còn nợ nhiều hóa đơn, cần chốt từng hóa đơn và hạn trả; có sẵn mục "thỏa thuận khác" để ghi cam kết trả nợ, lãi chậm trả.

3. Biên bản xác nhận công nợ khách hàng

3.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 3. Biên bản xác nhận công nợ khách hàng căn cứ hợp đồng mua bán/cung cấp dịch vụ, có bảng chi tiết (4 trang, file 07/2026)

⬇ Tải mẫu: Mẫu khách hàng

3.2. Khi nào dùng

Dùng cho bộ phận kinh doanh, kế toán công nợ phải thu gửi khách hàng ký xác nhận theo từng hợp đồng.

4. Biên bản xác nhận nợ cá nhân

4.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 4. Biên bản xác nhận nợ giữa hai cá nhân: số tiền, lý do, thời hạn trả (2 trang)

⬇ Tải mẫu: Mẫu cá nhân (Mẫu 1)

⬇ Tải mẫu: Mẫu cá nhân (Mẫu 2)

⬇ Tải mẫu: Mẫu cá nhân (Mẫu 3)

⬇ Tải mẫu: Mẫu cá nhân (Mẫu 4)

4.2. Khi nào dùng

Dùng cho khoản vay, mượn tiền giữa cá nhân. Mẫu gốc còn ô "Số CMND"; đổi thành số định danh cá nhân hoặc số thẻ căn cước.

5. Biên bản xác nhận và bù trừ công nợ

5.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 5. Biên bản xác nhận và bù trừ công nợ số …/BBBTCN: công nợ phải thu, phải trả và số được bù trừ (3 trang, file 06/2026)

⬇ Tải mẫu: Mẫu bù trừ

5.2. Khi nào dùng

Dùng khi hai bên vừa mua vừa bán của nhau, thống nhất bù trừ nghĩa vụ thanh toán; ghi rõ số hóa đơn, số tiền được bù trừ và số chênh lệch còn phải trả.

6. Biên bản xác nhận công nợ ba bên

6.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 6. Biên bản xác nhận công nợ ba bên số …/BBXNCN: chuyển nghĩa vụ trả nợ sang bên thứ ba (3 trang, file 06/2026)

⬇ Tải mẫu: Mẫu ba bên

6.2. Khi nào dùng

Dùng khi bên thứ ba trả nợ thay hoặc ba bên cấn trừ vòng; phải có đủ chữ ký ba bên.

7. Bảng đối chiếu công nợ (Excel)

7.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 7. Bảng đối chiếu công nợ – phụ lục đính kèm biên bản xác nhận, liệt kê chứng từ phát sinh và thanh toán (Excel, file 06/2026)

⬇ Tải mẫu: Bảng đối chiếu Excel

7.2. Khi nào dùng

Đính kèm biên bản khi số chứng từ nhiều; dùng công thức Excel để tính số dư, tránh sai số khi gõ tay.

8. Thư xác nhận công nợ của kiểm toán

8.1. Ảnh mẫu và file tải

Hình 8. Thư xác nhận công nợ do doanh nghiệp gửi khách hàng/nhà cung cấp theo yêu cầu kiểm toán viên (1 trang)

⬇ Tải mẫu: Mẫu thư kiểm toán

8.2. Khi nào dùng

Dùng trong mùa kiểm toán báo cáo tài chính: doanh nghiệp gửi thư, bên nhận xác nhận số dư và gửi thẳng cho công ty kiểm toán.

9. Mẫu Ban biên tập soạn

9.1. Ảnh mẫu

Hình 9. Biên bản xác nhận công nợ có số hiệu, bảng đầu kỳ – phát sinh – thanh toán – giảm trừ – cuối kỳ, cam kết và lãi chậm trả (Ban biên tập soạn)

Bản Ban biên tập bổ sung các yếu tố các mẫu phổ biến thiếu: số hiệu biên bản để liên kết kỳ trước, cột chứng từ cho từng dòng số liệu, dòng giảm trừ (hàng trả lại, hóa đơn điều chỉnh), số giấy ủy quyền của người ký, cam kết thanh toán theo đợt và mức lãi chậm trả.

9.2. Ví dụ cách ghi

Hình 10. Ví dụ: dư nợ đầu kỳ 120 triệu, phát sinh 286 triệu, đã trả 200 triệu, giảm trừ 6 triệu, còn nợ 200 triệu trả 2 đợt (dữ liệu giả định)

10. Cách ghi

11. Những lưu ý pháp lý khi lập

Hình 11. Thời hiệu, thừa nhận nợ, lãi chậm trả, thẩm quyền ký, khấu trừ thuế, kế toán: quy định và cách ghi (Ban biên tập soạn)

Kết luận

Chọn mẫu theo quan hệ: doanh nghiệp, khách hàng, cá nhân, bù trừ hoặc ba bên; luôn ghi đủ chứng từ, số dư bằng chữ, người ký có thẩm quyền, cam kết và lãi chậm trả. Biên bản ký đúng còn là căn cứ để thời hiệu khởi kiện bắt đầu lại. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới.