1. Quy định về thanh toán hợp đồng xây dựng
Pháp luật không ban hành mẫu công văn đề nghị thanh toán bắt buộc. Nội dung công văn phải khớp với điều khoản thanh toán trong hợp đồng và thành phần hồ sơ thanh toán theo từng loại giá hợp đồng.
| ⚖ Luật Xây dựng 2025 – khoản 2 Điều 87. Thanh toán hợp đồng xây dựng | “2. Thanh toán hợp đồng xây dựng: | a) Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Các bên thỏa thuận về phương thức, thời gian, hồ sơ và điều kiện thanh toán hoặc tạm thanh toán; | b) Bên giao thầu phải thanh toán đủ giá trị và đúng thời hạn theo các thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng, các khoản tiền giữ lại theo thỏa thuận hợp đồng xây dựng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác; | c) Đồng tiền sử dụng trong thanh toán hợp đồng xây dựng là Đồng Việt Nam; việc sử dụng ngoại tệ để thanh toán phải tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối.” |
| ⚖ Nghị định 210/2026/NĐ-CP – Điều 29 (trích khoản 1, điểm c khoản 2) | “1. Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng xây dựng, giá hợp đồng, các thỏa thuận trong hợp đồng (bao gồm cả biểu mẫu, nếu có) và được đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu xác nhận. Thành phần hồ sơ thanh toán (bao gồm cả biểu mẫu, nếu có) do các bên thỏa thuận tương ứng với loại hợp đồng xây dựng. … | 2. Thành phần hồ sơ thanh toán đối với hợp đồng trọn gói … c) Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: Giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các khoản này.” |
Hình 1. Quy trình đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng
| ⚖ Nghị định 210/2026/NĐ-CP – điểm l khoản 4, khoản 5 Điều 28 | “l) Thời hạn thanh toán tối đa là 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ quy định tại điểm m khoản này;” (áp dụng với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP) | “5. Bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn theo các thỏa thuận trong hợp đồng cho bên nhận thầu. Trường hợp bên giao thầu chậm thanh toán thì phải trả lãi đối với số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả. Lãi suất chậm thanh toán do các bên thỏa thuận trong hợp đồng; trường hợp không có thỏa thuận thì xác định theo lãi suất quá hạn do ngân hàng thương mại nơi bên nhận thầu mở tài khoản thanh toán công bố tương ứng với các thời kỳ chậm thanh toán.” |
2. Tải 5 mẫu công văn, giấy đề nghị thanh toán
Các mẫu là file Word (.docx), tải trực tiếp. Mỗi mẫu có ảnh trang đầu; mẫu có nhiều link là cùng một mẫu.
2.1. Mẫu công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng (thanh toán quyết toán, tiền bảo hành)
Mẫu 2 trang dùng khi nhà thầu đề nghị chủ đầu tư thanh toán phần giá trị còn lại sau quyết toán hoặc hoàn trả tiền giữ lại bảo hành: căn cứ hợp đồng, bảng tính giá trị quyết toán, biên bản nghiệm thu hoàn thành, biên bản thanh lý; tình hình hoàn thành nghĩa vụ, bảo hành; giá trị hợp đồng – đã thanh toán – còn lại; tài khoản thụ hưởng. Cụm “đã bao gồm VAT 10%” cần sửa theo thuế suất thực tế trên hóa đơn.
Hình 2. Mẫu công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng (thanh toán quyết toán, tiền bảo hành)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng (Mẫu 4)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng (Mẫu 5)
2.2. Mẫu công văn đề nghị thanh toán hợp đồng theo kỳ (bảng giá trị)
Mẫu 1 trang, bản 2026, dùng cho từng đợt thanh toán trong quá trình thực hiện: căn cứ hợp đồng, biên bản nghiệm thu/hoàn thành khối lượng, hồ sơ thanh toán; bảng giá trị hợp đồng, giá trị nghiệm thu đủ điều kiện thanh toán, đã thanh toán lũy kế, đề nghị kỳ này, thuế GTGT (không mặc định thuế suất), tổng đề nghị. Nên thêm dòng giảm trừ tạm ứng, tiền giữ lại.
Hình 3. Mẫu công văn đề nghị thanh toán hợp đồng theo kỳ (bảng giá trị)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán theo kỳ
2.3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ (vật tư, thiết bị)
Mẫu 1 trang ngắn gọn khi bên cung cấp vật tư, thiết bị cho công trình đã bàn giao, nghiệm thu và đề nghị thanh toán …% giá trị hợp đồng theo điều khoản thanh toán; có thông tin tài khoản. Mẫu còn ghi “hợp đồng kinh tế” và ký “Chủ tịch Hội đồng quản trị” – sửa theo tên hợp đồng và người đại diện thực tế.
Hình 4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ (vật tư, thiết bị)
⬇ Tải mẫu: Giấy đề nghị thanh toán công nợ
2.4. Mẫu giấy yêu cầu thanh toán công nợ quá hạn
Dùng khi bên giao thầu/bên mua đã chậm thanh toán: căn cứ hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao – nghiệm thu, biên bản thanh lý; nêu số ngày chậm thanh toán, số tiền còn phải thanh toán và đề nghị phản hồi. Có thể bổ sung yêu cầu trả lãi chậm thanh toán theo hợp đồng.
Hình 5. Mẫu giấy yêu cầu thanh toán công nợ quá hạn
⬇ Tải mẫu: Giấy yêu cầu thanh toán công nợ
2.5. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ
Mẫu 1 trang, bản 2026: căn cứ hợp đồng/đơn đặt hàng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ; bảng giá trị theo hợp đồng – đã thanh toán – còn phải thanh toán – thời hạn đề nghị; thông tin thụ hưởng, nội dung chuyển khoản. Phù hợp khi đối chiếu, nhắc nợ với chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính.
Hình 6. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán công nợ
3. Hướng dẫn cách ghi công văn đề nghị thanh toán
Hướng dẫn theo mẫu tại Mục 2.1 và Mục 2.2; các điểm đánh dấu ⚠ là chỗ cần sửa.
Hình 7. Cách ghi phần đầu công văn và các căn cứ
Hình 8. Cách ghi giá trị và số tiền đề nghị thanh toán
Hình 9. Cách ghi bảng giá trị khi đề nghị thanh toán theo kỳ
| Mục | Cách ghi |
| Đơn vị gửi, số, trích yếu | Tên nhà thầu; số/ký hiệu công văn; “V/v đề nghị thanh toán đợt … hợp đồng số …” |
| Kính gửi | Chủ đầu tư/bên giao thầu; ban quản lý dự án hoặc tư vấn giám sát (nếu hợp đồng yêu cầu) |
| Căn cứ | Hợp đồng, phụ lục; biên bản nghiệm thu khối lượng/hoàn thành; bảng xác định giá trị; biên bản thanh lý (nếu thanh toán cuối) |
| Giá trị | Giá trị hoàn thành, phát sinh (nếu có), giảm trừ tạm ứng, tiền giữ lại, đã thanh toán lũy kế, đề nghị kỳ này |
| Thuế GTGT | Theo thuế suất trên hóa đơn; ghi rõ giá trị đã/chưa gồm thuế |
| Số tiền | Bằng số và bằng chữ khớp nhau; đồng Việt Nam |
| Hồ sơ kèm theo | Biên bản nghiệm thu, bảng tính giá trị, hóa đơn, bảo lãnh (nếu hợp đồng yêu cầu) |
| Thụ hưởng, ký | Tên, số tài khoản, ngân hàng; người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền ký, đóng dấu |
| Không nhầm với mẫu công văn đề nghị thanh toán cũ | – Mẫu và hướng dẫn còn dẫn Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP): từ 01/7/2026 hai nghị định này hết hiệu lực, thay bằng Nghị định 210/2026/NĐ-CP; luật áp dụng là Luật Xây dựng 2025. | – Mẫu ghi cứng “Giá trị trên đã bao gồm VAT 10%”: ghi theo thuế suất thực tế trên hóa đơn. | – Mẫu thanh toán sau bảo hành dùng cho đợt giữa kỳ: đợt giữa kỳ phải thể hiện giảm trừ tạm ứng, tiền giữ lại – dùng mẫu theo kỳ (Mục 2.2). | – Mẫu ghi “hợp đồng kinh tế”: ghi đúng tên “hợp đồng thi công xây dựng”, “hợp đồng tư vấn xây dựng”… theo hợp đồng đã ký. |
4. Ví dụ công văn đề nghị thanh toán đã điền
Hình 10. Ví dụ công văn đề nghị thanh toán đợt 2 hợp đồng thi công trọn gói (dữ liệu giả định)
| Lưu ý khi gửi công văn đề nghị thanh toán | – Gửi kèm đủ hồ sơ thanh toán theo hợp đồng; thời hạn thanh toán tính từ khi bên giao thầu nhận đủ hồ sơ hợp lệ. | – Đối chiếu số liệu với biên bản nghiệm thu và bảng giá trị đã được xác nhận trước khi ký. | – Lưu bằng chứng gửi (công văn đến, email, bưu điện) để làm căn cứ tính lãi chậm thanh toán. | – Bên giao thầu chậm thanh toán: gửi tiếp giấy yêu cầu thanh toán công nợ quá hạn (Mục 2.4). |
Kết luận
Công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng cần dẫn đúng hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thể hiện giá trị hoàn thành, giảm trừ tạm ứng và số tiền đề nghị, áp dụng Luật Xây dựng 2025 và Nghị định 210/2026/NĐ-CP. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các biểu mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 05/10/2026. Hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP còn phải thực hiện thủ tục kiểm soát thanh toán theo quy định về vốn đầu tư công. |