1. Vì sao có chênh lệch đầu vào
Cơ quan thuế đối chiếu số thuế GTGT đầu vào doanh nghiệp kê khai với dữ liệu hóa đơn điện tử người bán đã lập cho doanh nghiệp. Khi hai số liệu không khớp, cơ quan thuế thường thông báo yêu cầu giải trình. Doanh nghiệp cần rà soát từng hóa đơn chênh lệch và nêu lý do; nếu là hóa đơn bỏ sót hoặc kê khai sai thì khai bổ sung theo quy định.
Hình 1. Nguyên nhân thường gặp gây chênh lệch đầu vào
| ⚖ Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào (tóm tắt) | Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực 01/7/2025) và Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trong đó có hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. | Hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ. |
2. Tải mẫu công văn giải trình chênh lệch đầu vào
Mục 2.1 là mẫu do Ban biên tập soạn, có bảng kê từng hóa đơn chênh lệch. Các mục tiếp theo là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Công văn giải trình chênh lệch thuế GTGT đầu vào (Ban biên tập soạn)
Gồm số liệu theo hóa đơn điện tử, số đã kê khai, số chênh lệch; bảng kê: số – ngày hóa đơn, người bán, thuế GTGT, lý do; tài liệu kèm theo; cam kết; chữ ký người đại diện.
Hình 2. Công văn giải trình chênh lệch thuế GTGT đầu vào (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | TÊN NGƯỜI NỘP THUẾ; Số: …/CV-…; V/v giải trình chênh lệch thuế GTGT đầu vào kỳ … – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc; …, ngày … tháng … năm … | Kính gửi (1): … Tên người nộp thuế: … Mã số thuế: … Địa chỉ: … | Căn cứ … (2), người nộp thuế giải trình chênh lệch: thuế GTGT đầu vào theo dữ liệu hóa đơn điện tử …; đã kê khai …; chênh lệch … | Bảng: STT; Số, ngày hóa đơn; Người bán; Thuế GTGT; Lý do chênh lệch (3). Tài liệu kèm theo (4): … | Cam kết. Nơi nhận; Người đại diện theo pháp luật (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). |
2.2. Công văn giải trình chênh lệch đầu vào theo năm
Đối chiếu tổng giá trị đầu vào trên hệ thống hóa đơn điện tử với số đã kê khai trong năm; giải trình theo 2 nhóm: hóa đơn có trên hệ thống nhưng chưa kê khai và hóa đơn đã kê khai nhưng hệ thống không có; hoặc theo từng loại hóa đơn (phí ngân hàng, hóa đơn kê khai khác kỳ). Mẫu còn ghi “Chi Cục Thuế” – khi dùng ghi tên cơ quan thuế quản lý hiện tại.
Hình 3. Công văn giải trình chênh lệch đầu vào theo năm
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chênh lệch đầu vào (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chênh lệch đầu vào (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chênh lệch đầu vào theo loại hóa đơn (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chênh lệch đầu vào theo loại hóa đơn (Mẫu 4)
2.3. Công văn giải trình chênh lệch đầu vào giữa các quý
Có bảng kê số hóa đơn, ngày hóa đơn, giá trị, kỳ kê khai – dùng khi hóa đơn được kê khai ở quý khác với quý phát sinh trên hệ thống.
Hình 4. Công văn giải trình chênh lệch đầu vào giữa các quý
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chênh lệch kê khai giữa các quý (Mẫu 5)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chênh lệch kê khai giữa các quý (Mẫu 6)
3. Cách viết công văn
Hình 5. Công văn giải trình chênh lệch thuế GTGT đầu vào (Ban biên tập soạn): cách viết
| Phần | Cách viết |
| Kính gửi | Cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Thuế tỉnh, thành phố hoặc Thuế cơ sở |
| Căn cứ | Số, ngày thông báo yêu cầu giải trình (nếu có) |
| Số liệu | Thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn điện tử, số đã kê khai, số chênh lệch của đúng kỳ tính thuế |
| Bảng kê | Từng hóa đơn chênh lệch: số, ngày, người bán, tiền thuế, lý do cụ thể |
| Tài liệu | Bảng kê hóa đơn, bản sao hóa đơn, sổ chi tiết tài khoản thuế GTGT được khấu trừ |
| Kết thúc | Cam kết; nơi nhận; người đại diện ký, đóng dấu |
| Lưu ý khi giải trình | – Tổng tiền thuế trong bảng kê phải bằng đúng số chênh lệch. | – Hóa đơn bỏ sót hoặc kê khai sai: khai bổ sung trước khi gửi công văn. | – Hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ: ghi rõ đã loại khỏi số thuế được khấu trừ. |
4. Ví dụ công văn đã điền
Hình 6. Ví dụ công văn giải trình chênh lệch thuế GTGT đầu vào (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Thuế cơ sở 2 thông báo thuế GTGT đầu vào quý III/2026 Công ty TNHH Thực phẩm Hòa Phong kê khai thấp hơn dữ liệu hóa đơn điện tử 14.500.000 đồng. Công ty giải trình 3 hóa đơn: 01 hóa đơn bỏ sót đã khai bổ sung; 01 hóa đơn mua vật liệu thanh toán tiền mặt trên 05 triệu đồng nên không khấu trừ; 01 hóa đơn chi phí du lịch cá nhân không phục vụ kinh doanh.
Kết luận
Công văn giải trình chênh lệch đầu vào cần nêu đúng số liệu theo hóa đơn điện tử, số đã kê khai, số chênh lệch và giải trình từng hóa đơn kèm lý do. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu thuế, kế toán.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 17/10/2026. |