1. Khi nào phải gửi công văn giải trình thuế
Khi phân tích hồ sơ khai thuế tại trụ sở cơ quan thuế, nếu thấy số liệu có dấu hiệu bất thường (doanh thu không khớp hóa đơn, thuế đầu vào tăng đột biến, hóa đơn rủi ro, nộp tờ khai chậm…), cơ quan thuế thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu. Từ ngày 01/7/2025, cơ quan thuế quản lý trực tiếp là Thuế tỉnh, thành phố hoặc Thuế cơ sở thay cho Cục Thuế tỉnh và Chi cục Thuế trước đây.
Hình 1. Quy trình giải trình với cơ quan thuế
| ⚖ Căn cứ áp dụng | Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định quản lý thuế, kiểm tra hồ sơ khai thuế. | Thông tư 89/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026) ban hành hệ thống mẫu hồ sơ khai thuế, trong đó có Mẫu 01/VBGT – Văn bản giải trình. |
2. Tải mẫu công văn giải trình thuế
Mục 2.1 là mẫu do Ban biên tập soạn, có bảng giải trình từng nội dung. Các mục tiếp theo là mẫu theo từng tình huống, tải trực tiếp, không cần đăng nhập. Một số mẫu còn ghi “Chi cục Thuế quận/huyện” – khi dùng ghi tên cơ quan thuế quản lý hiện tại.
2.1. Công văn giải trình thuế (Ban biên tập soạn)
Trình bày theo thể thức công văn, có bảng 4 cột: nội dung cơ quan thuế yêu cầu, số liệu đã khai, giải trình; tài liệu kèm theo; cam kết; chữ ký người đại diện.
Hình 2. Công văn giải trình thuế (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | TÊN NGƯỜI NỘP THUẾ; Số: …/CV-…; V/v giải trình … (1) – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc; …, ngày … tháng … năm … | Kính gửi (2): … Tên người nộp thuế: … Mã số thuế: … Địa chỉ: … Người đại diện theo pháp luật: … Điện thoại: … | Ngày …, người nộp thuế nhận được … (3). Người nộp thuế giải trình như sau: bảng STT; Nội dung cơ quan thuế yêu cầu; Số liệu đã khai; Giải trình (4). | Tài liệu kèm theo (5): … Người nộp thuế cam kết số liệu giải trình trên là đúng. Nơi nhận; Người đại diện theo pháp luật (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). |
2.2. Công văn trả lời yêu cầu giải trình của cơ quan thuế
Doanh nghiệp trả lời công văn, thông báo của cơ quan thuế về số liệu kê khai: tóm tắt nội dung được hỏi, giải trình từng điểm, cam kết.
Hình 3. Công văn trả lời yêu cầu giải trình của cơ quan thuế
⬇ Tải mẫu: Công văn trả lời yêu cầu giải trình của cơ quan thuế (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình về thuế (Mẫu 2)
2.3. Công văn giải trình về hóa đơn
Giải trình khi cơ quan thuế nghi vấn hóa đơn rủi ro, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh, hoặc khi làm mất hóa đơn.
Hình 4. Công văn giải trình về hóa đơn
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình hóa đơn rủi ro (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình sử dụng hóa đơn bỏ trốn (Mẫu 4)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình mất hóa đơn (Mẫu 5)
2.4. Công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế
Giải trình lý do nộp chậm tờ khai thuế GTGT theo quý.
Hình 5. Công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế GTGT (Mẫu 6)
2.5. Mẫu 01/VBGT – Văn bản giải trình hồ sơ khai thuế (Thông tư 89/2026/TT-BTC)
Mẫu do Bộ Tài chính ban hành, áp dụng từ 01/7/2026: thông tin tờ khai, mã giao dịch điện tử, kỳ tính thuế, lần giải trình, thông tin người nộp thuế, bảng nội dung giải trình theo từng chỉ tiêu.
Hình 6. Mẫu 01/VBGT – Văn bản giải trình hồ sơ khai thuế (Thông tư 89/2026/TT-BTC)
⬇ Tải mẫu: Mẫu 01/VBGT văn bản giải trình hồ sơ khai thuế (Mẫu 7)
3. Cách viết công văn giải trình thuế
Hình 7. Công văn giải trình thuế (Ban biên tập soạn): cách viết
| Phần | Cách viết |
| Kính gửi | Cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Thuế tỉnh, thành phố hoặc Thuế cơ sở (ghi đúng tên trên thông báo) |
| Thông tin | Tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, điện thoại liên hệ |
| Căn cứ | Số, ngày thông báo/văn bản yêu cầu giải trình của cơ quan thuế |
| Giải trình | Trả lời đúng thứ tự từng nội dung; nêu nguyên nhân, số liệu, căn cứ |
| Tài liệu | Hóa đơn, hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán qua ngân hàng |
| Kết thúc | Cam kết; nơi nhận; người đại diện ký số hoặc ký tay, đóng dấu |
| Lưu ý khi viết | – Số liệu giải trình phải khớp sổ kế toán, tờ khai và hóa đơn điện tử. | – Nếu xác định có sai sót, khai bổ sung hồ sơ khai thuế thay vì chỉ giải trình. | – Gửi qua cổng thuế điện tử hoặc trực tiếp, lưu lại bằng chứng gửi. |
4. Ví dụ công văn giải trình thuế
Hình 8. Ví dụ công văn giải trình số liệu tờ khai thuế GTGT (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: ngày 06/10/2026, Công ty TNHH Nội thất Gỗ Việt nhận thông báo của Thuế cơ sở 3 yêu cầu giải trình tờ khai GTGT quý II/2026. Ngày 16/10/2026, Công ty gửi Công văn số 08/2026/CV-GV giải trình: doanh thu thấp hơn tổng hóa đơn do có hóa đơn điều chỉnh giảm cho hàng bán bị trả lại; thuế đầu vào tăng do mua dây chuyền sơn tĩnh điện; kèm hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán.
Kết luận
Công văn giải trình thuế cần gửi đúng cơ quan thuế quản lý, trả lời từng nội dung được yêu cầu, kèm chứng từ và gửi đúng hạn. Tải mẫu phù hợp tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu thuế, kế toán.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 17/10/2026. |