1. Công văn giải trình là gì, dùng khi nào
Công văn giải trình là một dạng công văn hành chính, do người đứng đầu doanh nghiệp, cơ quan ký và đóng dấu, nhằm trả lời yêu cầu làm rõ của cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc giải thích với khách hàng, đối tác. Trường hợp thường gặp: giải trình số liệu tờ khai thuế, hóa đơn, chênh lệch số lao động tham gia bảo hiểm, chậm nộp báo cáo, chậm đóng bảo hiểm, sự cố trong giao hàng.
Hình 1. Thể thức công văn giải trình
| ⚖ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư | Quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trong đó có công văn: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơ quan, tổ chức ban hành; số, ký hiệu; địa danh và thời gian; trích yếu nội dung; nội dung; chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền; dấu; nơi nhận. | Áp dụng với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước; doanh nghiệp khác có thể tham khảo. |
2. Tải mẫu công văn giải trình
Mục 2.1 là mẫu do Ban biên tập soạn theo thể thức công văn. Các mục tiếp theo là mẫu theo nơi nhận, tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Công văn giải trình (Ban biên tập soạn)
Trình bày theo thể thức công văn: góc trái tên doanh nghiệp, số, trích yếu; góc phải Quốc hiệu, ngày tháng; phần căn cứ văn bản yêu cầu, nội dung giải trình, tài liệu, cam kết, nơi nhận, chữ ký và dấu.
Hình 2. Công văn giải trình (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | TÊN DOANH NGHIỆP/CƠ QUAN (1); Số: …/… (2); V/v giải trình … (3) – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc; …, ngày … tháng … năm … | Kính gửi (4): … Tên doanh nghiệp: … Mã số doanh nghiệp/mã số thuế: … Địa chỉ trụ sở chính: … Người đại diện theo pháp luật: … Chức vụ: … Điện thoại: … | Căn cứ (5) … Công ty xin giải trình như sau: 1. Nội dung giải trình (6): … 2. Tài liệu kèm theo: … 3. Cam kết, đề xuất (7): … | Công ty xin cam đoan nội dung giải trình trên là đúng sự thật. Nơi nhận: Như trên; Lưu: VT. Người đại diện theo pháp luật (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). |
2.2. Công văn giải trình – mẫu chung
Hai mẫu dùng cho mọi nội dung: thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện, nội dung giải trình, cam kết. Mẫu 2 có chú thích cách ghi từng mục.
Hình 3. Công văn giải trình – mẫu chung
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chung (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình có hướng dẫn ghi (Mẫu 2)
2.3. Công văn giải trình gửi cơ quan thuế
Trả lời công văn yêu cầu của cơ quan thuế và giải trình chậm nộp tờ khai thuế. Mẫu còn ghi “Chi cục Thuế quận/huyện” – khi dùng ghi tên cơ quan thuế quản lý hiện tại.
Hình 4. Công văn giải trình gửi cơ quan thuế
⬇ Tải mẫu: Công văn trả lời yêu cầu giải trình của cơ quan thuế (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế (Mẫu 4)
2.4. Công văn giải trình gửi bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý
Giải trình theo yêu cầu của cơ quan bảo hiểm xã hội; giải trình chậm nộp báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý nhà nước.
Hình 5. Công văn giải trình gửi bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình với bảo hiểm xã hội (Mẫu 5)
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình chậm nộp báo cáo (Mẫu 6)
2.5. Công văn giải trình gửi khách hàng
Doanh nghiệp phản hồi khiếu nại, giải thích sự cố với khách hàng, đối tác.
Hình 6. Công văn giải trình gửi khách hàng
⬇ Tải mẫu: Công văn giải trình với khách hàng (Mẫu 7)
3. Cách viết công văn giải trình
Hình 7. Công văn giải trình (Ban biên tập soạn): cách ghi
| Phần | Cách ghi |
| Tên đơn vị, số, trích yếu | Tên doanh nghiệp in hoa; số/năm/ký hiệu; “V/v giải trình …” ngắn gọn |
| Quốc hiệu, ngày | Quốc hiệu, tiêu ngữ; địa danh nơi đặt trụ sở, ngày ký |
| Kính gửi | Đúng tên cơ quan đã yêu cầu (cơ quan thuế quản lý, bảo hiểm xã hội…) |
| Căn cứ | Số, ngày, cơ quan ban hành văn bản yêu cầu giải trình |
| Nội dung | Trả lời đúng thứ tự từng ý được hỏi; nêu số liệu, chứng từ |
| Kết thúc | Tài liệu kèm theo; cam kết; nơi nhận; người đại diện ký, đóng dấu |
| Lưu ý khi viết | – Gửi đúng hạn nêu trong văn bản yêu cầu. | – Số liệu trong công văn phải khớp với tờ khai, sổ sách, chứng từ. | – Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, kèm văn bản ủy quyền. |
4. Ví dụ công văn giải trình đã điền
Hình 8. Ví dụ công văn giải trình chậm đóng BHXH (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Bảo hiểm xã hội cơ sở Đông Hải có Công văn số 1520/BHXH-QLT ngày 08/10/2026 đôn đốc Công ty Cổ phần Xây dựng Hải Nam chậm đóng bảo hiểm tháng 8, 9/2026. Ngày 16/10/2026, Công ty ban hành Công văn số 15/2026/CV-HN giải trình lý do (chủ đầu tư chậm thanh toán), kèm biên bản đối chiếu công nợ và cam kết nộp đủ trước ngày 31/10/2026; Giám đốc ký, đóng dấu.
Kết luận
Công văn giải trình cần đúng thể thức, nêu căn cứ văn bản yêu cầu, trả lời đủ từng ý kèm số liệu và được người đại diện ký, đóng dấu. Tải mẫu phù hợp tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu tường trình, giải trình.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 17/10/2026. |