1. Căn cứ pháp lý khi xin giảm tiền thuê
Giá thuê do các bên thỏa thuận trong hợp đồng. Việc giảm giá thuê là sửa đổi hợp đồng, nên công văn chỉ là đề nghị để hai bên thương lượng; khi được chấp thuận, các bên ký phụ lục. Các quy định thường được viện dẫn:
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 421 (sửa đổi hợp đồng) | “1. Các bên có thể thỏa thuận sửa đổi hợp đồng. | 2. Hợp đồng có thể được sửa đổi theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này. | 3. Hợp đồng sửa đổi phải tuân theo hình thức của hợp đồng ban đầu.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 420 (hoàn cảnh thay đổi cơ bản) | “1. Hoàn cảnh thay đổi cơ bản khi có đủ các điều kiện sau đây: a) Sự thay đổi hoàn cảnh do nguyên nhân khách quan xảy ra sau khi giao kết hợp đồng; b) Tại thời điểm giao kết hợp đồng, các bên không thể lường trước được về sự thay đổi hoàn cảnh; c) Hoàn cảnh thay đổi lớn đến mức nếu như các bên biết trước thì hợp đồng đã không được giao kết hoặc được giao kết nhưng với nội dung hoàn toàn khác; d) Việc tiếp tục thực hiện hợp đồng mà không có sự thay đổi nội dung hợp đồng sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cho một bên; đ) Bên có lợi ích bị ảnh hưởng đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép, phù hợp với tính chất của hợp đồng mà không thể ngăn chặn, giảm thiểu mức độ ảnh hưởng đến lợi ích. | 2. Trong trường hợp hoàn cảnh thay đổi cơ bản, bên có lợi ích bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu bên kia đàm phán lại hợp đồng trong một thời hạn hợp lý. | 3. Trường hợp các bên không thể thỏa thuận được về việc sửa đổi hợp đồng trong một thời hạn hợp lý, một trong các bên có thể yêu cầu Tòa án: a) Chấm dứt hợp đồng tại một thời điểm xác định; b) Sửa đổi hợp đồng để cân bằng quyền và lợi ích hợp pháp của các bên do hoàn cảnh thay đổi cơ bản. … | 4. Trong quá trình đàm phán sửa đổi, chấm dứt hợp đồng, Tòa án giải quyết vụ việc, các bên vẫn phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – khoản 2 Điều 477 | “2. Trường hợp tài sản thuê bị giảm sút giá trị sử dụng mà không do lỗi của bên thuê thì bên thuê có quyền yêu cầu bên cho thuê thực hiện một hoặc một số biện pháp sau đây: a) Sửa chữa tài sản; b) Giảm giá thuê; c) Đổi tài sản khác hoặc đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại, nếu tài sản thuê có khuyết tật mà bên thuê không biết hoặc tài sản thuê không thể sửa chữa được mà do đó mục đích thuê không đạt được.” |
Hình 1. Xin giảm tiền thuê văn phòng: 4 bước
2. Tải mẫu công văn, đơn xin giảm tiền thuê
Các file dưới đây tải trực tiếp bản Word, không cần đăng nhập. Doanh nghiệp nên dùng mẫu 2.1 (công văn có đóng dấu); mẫu 2.2 khi người đại diện đứng đơn; mẫu 2.3 cho cá nhân thuê nhà.
2.1. Mẫu công văn đề nghị giảm tiền thuê văn phòng (doanh nghiệp gửi)
Dạng công văn có số, trích yếu, “Nơi nhận”, người đại diện ký và đóng dấu – phù hợp khi bên thuê là công ty: thông tin doanh nghiệp, hợp đồng thuê, giá và kỳ thanh toán, lý do khó khăn, mức giảm đề nghị, tài liệu kèm theo, cam kết trung thực.
Hình 2. Mẫu công văn đề nghị giảm tiền thuê văn phòng (doanh nghiệp gửi)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị hỗ trợ giảm tiền thuê văn phòng (doanh nghiệp)
2.2. Mẫu đơn xin giảm tiền thuê văn phòng (người đại diện công ty ký)
Dạng đơn của người đại diện công ty đang thuê văn phòng: thông tin cá nhân người làm đơn, hợp đồng thuê, giá thuê, lý do, mức giảm (% và số tiền/tháng), kèm số liệu doanh số 03 tháng. Hai link: bản để trống mức giảm và bản ghi sẵn 20%.
Hình 3. Mẫu đơn xin giảm tiền thuê văn phòng (người đại diện công ty ký)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin giảm tiền thuê văn phòng – để trống mức giảm
⬇ Tải mẫu: Đơn xin giảm tiền thuê văn phòng – bản ghi sẵn mức giảm 20%
2.3. Mẫu đơn xin miễn giảm tiền thuê nhà (cá nhân gửi chủ nhà)
Đơn ngắn của cá nhân thuê nhà trọ, nhà ở gửi chủ nhà: ngày ký hợp đồng, địa chỉ nhà thuê, giá thuê, lý do, đề nghị miễn giảm trong một khoảng thời gian, chữ ký chủ nhà và người viết đơn. Mẫu còn in sẵn lý do dịch Covid-19 – cần thay bằng lý do thực tế.
Hình 4. Mẫu đơn xin miễn giảm tiền thuê nhà (cá nhân gửi chủ nhà)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin miễn giảm tiền thuê nhà (cá nhân gửi chủ nhà)
3. Hướng dẫn viết và lỗi cần sửa
Hình 5. Công văn của doanh nghiệp – cách ghi và điểm cần sửa
Hình 6. Đơn của người đại diện – cách ghi và điểm cần sửa
Hình 7. Đơn của cá nhân thuê nhà – điểm cần sửa
| Phần | Cách viết |
| Số, trích yếu | Số công văn, “V/v đề nghị giảm tiền thuê văn phòng”; ngày, nơi ban hành |
| Kính gửi | Đúng bên ký hợp đồng (chủ sở hữu, công ty quản lý tòa nhà) – không gửi chung chung |
| Hợp đồng | Số, ngày ký; vị trí, diện tích; đơn giá/m², tổng tiền thuê, phí dịch vụ, kỳ thanh toán |
| Lý do | Số liệu cụ thể (doanh thu giảm bao nhiêu %, cắt giảm nhân sự, sự cố tòa nhà); tài liệu chứng minh kèm theo |
| Đề nghị | Mức giảm (% hoặc số tiền), thời gian áp dụng (từ – đến); phương án thay thế: giãn kỳ thanh toán, dời ngày thanh toán, trừ cọc |
| Cam kết | Thanh toán đúng hạn phần còn lại, gia hạn hợp đồng, giữ nguyên diện tích thuê |
| Ký, đóng dấu | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu (nếu có); “Nơi nhận” |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu công văn doanh nghiệp: “Kính gửi” để trống; lý do chỉ ghi chung “gặp khó khăn”; mức giảm in sẵn 20% và không có thời gian áp dụng; công văn nhưng lại ghi “kèm theo đơn này”. | – Mẫu đơn của người đại diện: còn “CMND/CCCD … do Công an … cấp”, “Hộ khẩu thường trú”; người ký là cá nhân trong khi bên thuê là công ty – nên chuyển sang công văn có dấu. | – Một bản đơn hỗ trợ giảm tiền thuê văn phòng đang lưu hành bị thiếu toàn bộ phần lý do và đề nghị (chỉ có thông tin người làm đơn) – không dùng. | – Mẫu đơn của cá nhân thuê nhà: in sẵn lý do dịch Covid-19; lỗi chính tả “thanh toàn”, “tương trọ”; không có ô ghi mức giảm và thời gian giảm. | – Không nhầm với Mẫu số 07 “Đơn đề nghị miễn, giảm tiền thuê nhà” theo Nghị định 286/2025/NĐ-CP – mẫu này dành cho người thuê nhà ở xã hội thuộc tài sản công, gửi đơn vị quản lý nhà theo đối tượng chính sách. | – Công văn được chấp thuận vẫn phải ký phụ lục hợp đồng; nếu chỉ trao đổi miệng, bên cho thuê vẫn có thể yêu cầu trả đủ giá cũ. |
4. Ví dụ công văn đề nghị giảm tiền thuê văn phòng đã điền
Hình 8. Ví dụ công văn đề nghị giảm tiền thuê văn phòng đã điền (dữ liệu giả định)
| Lưu ý để công văn dễ được chấp thuận | – Đề nghị mức giảm có thời hạn (3–6 tháng) thay vì giảm vô thời hạn; kèm phương án thay thế để bên cho thuê lựa chọn. | – Gửi trước kỳ thanh toán tiếp theo; trong thời gian chờ phản hồi vẫn thanh toán theo hợp đồng để tránh bị coi là vi phạm. | – Đưa ra lợi ích cho bên cho thuê: cam kết gia hạn, thanh toán trước một phần, giữ diện tích thuê. | – Khi được đồng ý, ký phụ lục ghi rõ giá mới, thời gian áp dụng, giá sau khi hết thời gian giảm. |
Kết luận
Công văn xin giảm tiền thuê văn phòng cần nêu đúng hợp đồng, lý do có số liệu, mức và thời gian giảm cụ thể, phương án thay thế và cam kết của bên thuê; khi được chấp thuận phải ký phụ lục hợp đồng theo Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015. Sửa các thông tin CMND, hộ khẩu, lý do Covid-19 và mức giảm in sẵn trong mẫu trước khi gửi. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 07/10/2026. Đối chiếu hợp đồng thuê (điều khoản giá, điều chỉnh giá, bất khả kháng) và Bộ luật Dân sự 2015 trước khi gửi đề nghị. |