1 Các mẫu giấy xác nhận chia thành 4 nhóm
Ảnh minh họa (mô phỏng): bốn nhóm mẫu giấy xác nhận thường dùng.
Một giấy xác nhận hợp lệ thường gồm: quốc hiệu (nếu là mẫu hành chính), nơi nhận, thông tin người được xác nhận, nội dung xác nhận, mục đích và chữ ký – con dấu của cơ quan/đơn vị xác nhận. Dưới đây là từng mẫu cụ thể kèm ảnh và link tải.
2 Nhóm A - Xác nhận nhân thân, cư trú, hộ tịch
1. Giấy xác nhận dân sự (xác nhận nhân thân)
Dùng khi xin việc, nhập học, xuất khẩu lao động để chứng minh nhân thân, không vi phạm pháp luật tại nơi cư trú. Lưu ý quan trọng: Bộ Công an cho biết không có loại “giấy xác nhận dân sự” chính thức và nhiều công an xã đã ngừng cấp. Trường hợp cần chứng minh lý lịch tư pháp, bạn nên xin Phiếu lý lịch tư pháp số 1 (do Sở Tư pháp cấp, có thể xin qua ứng dụng VNeID).
↓ Tải Mẫu đơn xin xác nhận dân sự
2. Giấy xác nhận cư trú (Mẫu CT07)
Từ khi bỏ sổ hộ khẩu giấy (01/01/2023), việc chứng minh nơi cư trú dùng mẫu CT07 – Xác nhận thông tin về cư trú (ban hành kèm Thông tư 66/2023/TT-BCA). Xin tại công an cấp xã/phường hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công / VNeID; giấy có giá trị 12 tháng.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Mẫu CT07 xác nhận thông tin về cư trú.
↓ Tải Mẫu CT07 xác nhận cư trú: Mẫu 1
↓ Tải Mẫu CT07 xác nhận cư trú: Mẫu 2
3. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (xác nhận độc thân)
Dùng khi đăng ký kết hôn, mua bán nhà đất, thủ tục có yếu tố nước ngoài. Do UBND cấp xã nơi thường trú cấp (căn cứ Luật Hộ tịch 2014, Nghị định 123/2015 và TT 04/2020/TT-BTP); giấy có giá trị 6 tháng. Người dân điền Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
↓ Tải Tờ khai xác nhận tình trạng hôn nhân
3 Nhóm B - Xác nhận công việc, thu nhập
4. Giấy xác nhận công tác (xác nhận nhân sự)
Do cơ quan, doanh nghiệp nơi làm việc cấp, xác nhận một người đang / đã làm việc, thời gian công tác, vị trí, tình trạng hợp đồng. Không có mẫu luật cố định - đơn vị tự soạn theo nhu cầu.
5. Giấy xác nhận lương
Do công ty cấp để nhân viên vay vốn, làm thẻ tín dụng, chứng minh tài chính. Cần ghi rõ họ tên, chức vụ, thời gian làm việc và mức lương / thu nhập bình quân, có ký tên và đóng dấu công ty.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Giấy xác nhận lương của công ty.
6. Giấy xác nhận thu nhập
Tương tự xác nhận lương nhưng nhấn mạnh tổng thu nhập theo tháng/năm, thường dùng để chứng minh tài chính khi vay ngân hàng, làm visa, du học.
4 Nhóm C - Xác nhận tài chính, dân sự khác
7. Giấy (biên bản) xác nhận nợ, công nợ
Ghi nhận và đối chiếu số tiền còn nợ giữa hai bên đến một thời điểm, làm căn cứ đòi nợ và tránh tranh chấp. Cần đủ thông tin hai bên, số hợp đồng/hóa đơn, số dư nợ, chữ ký và dấu (nếu là doanh nghiệp).
↓ Tải Biên bản xác nhận công nợ
8. Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng
Do ngân hàng cấp, xác nhận số dư tài khoản tại một thời điểm - thường dùng để chứng minh tài chính khi xin visa, du học. Liên hệ ngân hàng để được cấp; mẫu dưới đây để tham khảo nội dung.
↓ Tải Mẫu xác nhận số dư ngân hàng (tham khảo)
9. Giấy xác nhận đi lại (giấy đi đường / đi công tác)
Do cơ quan, doanh nghiệp cấp để xác nhận việc di chuyển, đi công tác của người lao động (lộ trình, nơi đến, thời gian, mục đích). Không có mẫu luật cố định.
↓ Tải Giấy đi đường / xác nhận đi công tác
5 Nhóm D - Mẫu đơn xin xác nhận dùng chung
10. Mẫu đơn xin xác nhận (dùng cho mọi mục đích)
Khi chưa có mẫu riêng, bạn có thể dùng mẫu đơn xin xác nhận chung rồi điền mục đích cụ thể (xin việc, vay vốn, thủ tục hành chính…) và gửi đúng cơ quan có thẩm quyền.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Đơn xin xác nhận dùng chung.
↓ Tải Mẫu đơn xin xác nhận (chung)
6 Thời hạn và nơi cấp các giấy xác nhận cần biết
| Loại giấy xác nhận | Nơi cấp | Thời hạn giá trị |
| Xác nhận cư trú (CT07) | Công an cấp xã / VNeID | 12 tháng |
| Xác nhận tình trạng hôn nhân | UBND cấp xã (nơi thường trú) | 6 tháng |
| Phiếu lý lịch tư pháp số 1 | Sở Tư pháp / VNeID | Theo yêu cầu nơi nhận |
| Xác nhận lương, thu nhập, công tác | Công ty / đơn vị làm việc | Theo thỏa thuận / yêu cầu |
| Xác nhận số dư tài khoản | Ngân hàng | Tại thời điểm cấp |
Từ 01/7/2025, tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp (tỉnh – xã), bỏ cấp huyện. Vì vậy các thủ tục xác nhận cư trú do công an cấp xã, xác nhận hộ tịch do UBND cấp xã thực hiện (không còn nộp ở cấp huyện).
7 Lưu ý khi xin và sử dụng giấy xác nhận
• Xác định đúng loại giấy và đúng cơ quan cấp: cư trú → công an xã; hộ tịch/hôn nhân → UBND xã; lý lịch tư pháp → Sở Tư pháp (VNeID); lương/thu nhập/công tác → nơi làm việc.
• Ưu tiên nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công / VNeID với các thủ tục cư trú và lý lịch tư pháp để tiết kiệm thời gian.
• Chú ý thời hạn giá trị (ví dụ xác nhận hôn nhân chỉ 6 tháng) để không bị từ chối khi nộp hồ sơ.
• Điền đầy đủ, trung thực; ký và (với doanh nghiệp/cơ quan) đóng dấu; giữ lại một bản để đối chiếu.
• Cân nhắc mục đích: nhiều nơi yêu cầu bản chính hoặc bản sao chứng thực - hỏi trước nơi tiếp nhận hồ sơ.
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu giấy xác nhận thường dùng nhất 2026 kèm ảnh mẫu và link tải file Word. Hãy chọn đúng loại, xác định đúng cơ quan cấp và lưu ý thời hạn giá trị để hồ sơ được chấp nhận ngay từ lần đầu.
Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp. Quy định và biểu mẫu có thể thay đổi - vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi áp dụng.