1. Căn cứ pháp lý về gia hạn hợp đồng thuê
Thuê văn phòng là thuê tài sản theo Bộ luật Dân sự 2015 (nếu bên cho thuê kinh doanh bất động sản thì áp dụng thêm Luật Kinh doanh bất động sản 2023). Bộ luật Dân sự không có quy định “tự động gia hạn”; việc gia hạn dựa trên thỏa thuận.
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 474 (thời hạn thuê) | “1. Thời hạn thuê do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì được xác định theo mục đích thuê. | 2. Trường hợp các bên không thỏa thuận về thời hạn thuê và thời hạn thuê không thể xác định được theo mục đích thuê thì mỗi bên có quyền chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải thông báo cho bên kia trước một thời gian hợp lý.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 421 (sửa đổi hợp đồng) | “1. Các bên có thể thỏa thuận sửa đổi hợp đồng. | 2. Hợp đồng có thể được sửa đổi theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này. | 3. Hợp đồng sửa đổi phải tuân theo hình thức của hợp đồng ban đầu.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – khoản 1, khoản 4 Điều 482 (trả lại tài sản thuê) | “1. Bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thỏa thuận; nếu giá trị của tài sản thuê bị giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên. … | 4. Khi bên thuê chậm trả tài sản thuê thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bên thuê trả lại tài sản thuê, trả tiền thuê trong thời gian chậm trả và phải bồi thường thiệt hại; bên thuê phải trả tiền phạt vi phạm do chậm trả tài sản thuê, nếu có thỏa thuận.” |
Hình 1. Lộ trình gia hạn hợp đồng thuê văn phòng
2. Tải mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập. Mỗi mẫu một ảnh minh họa.
2.1. Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng (công ty gửi chủ nhà, ban quản lý tòa nhà)
Mẫu một trang dành cho công ty thuê văn phòng trong tòa nhà: thông tin công ty (mã số thuế, người đại diện), diện tích và vị trí đang thuê, số – ngày ký – thời hạn – ngày hết hạn của hợp đồng, nguyện vọng tiếp tục thuê. Ba link là cùng một mẫu (Word .doc, .doc và .docx).
Hình 2. Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng (công ty gửi chủ nhà, ban quản lý tòa nhà)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng (công ty gửi)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng – bản dự phòng
⬇ Tải mẫu: Đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng – bản dự phòng 2
2.2. Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng thuê nhà làm văn phòng (người thuê gửi công ty cho thuê)
Dùng khi thuê nguyên căn nhà làm trụ sở văn phòng: thông tin người thuê, ngày ký hợp đồng, căn nhà và mục đích thuê, lý do muốn tiếp tục thuê, số năm đề nghị gia hạn. Mẫu còn in sẵn tên, số CCCD và ngày ký – phải xóa trước khi dùng.
Hình 3. Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng thuê nhà làm văn phòng (người thuê gửi công ty cho thuê)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin gia hạn hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
3. Hướng dẫn ghi và lỗi cần sửa
Hình 4. Đơn của công ty – cách ghi và điểm cần sửa
Hình 5. Đơn gia hạn thuê nhà làm văn phòng – điểm cần sửa
| Phần | Cách ghi |
| Kính gửi | Đúng bên đã ký hợp đồng: chủ sở hữu, công ty cho thuê hoặc ban quản lý tòa nhà (nếu được ủy quyền) |
| Bên thuê | Tên công ty, mã số doanh nghiệp, trụ sở, người đại diện, điện thoại |
| Hợp đồng hiện tại | Số, ngày ký; vị trí, diện tích; đơn giá; thời hạn và ngày hết hạn |
| Đề nghị gia hạn | Thời hạn gia hạn (từ – đến); giữ nguyên hay thay đổi diện tích; giá thuê đề xuất, mức tăng tối đa; phí dịch vụ |
| Tiền cọc | Chuyển tiền cọc hiện tại sang thời gian gia hạn hay bổ sung khi giá thay đổi |
| Hình thức | Đề nghị ký phụ lục gia hạn; hạn phản hồi |
| Ký | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu (nếu có) |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu của công ty ghi “Tôi là: Công ty …” và ký “Người làm đơn” như cá nhân – bên thuê là công ty thì người đại diện ký, đóng dấu; các chú thích (1)–(4) không có phần giải thích. | – Mẫu của công ty không có ô đề xuất thời hạn gia hạn, giá thuê, tiền cọc – bên cho thuê khó trả lời; nên bổ sung như ví dụ ở Mục 4. | – Mẫu thuê nhà làm văn phòng in sẵn họ tên “Nguyễn Trung Hiếu”, “CCCD số 21321…”, ngày ký “30/1/2016” và lý do dịch Covid-19 – phải xóa, điền thông tin thực tế. | – Mẫu thuê nhà viết “thời hạn hợp đồng này đã hết” – nên gửi đơn trước khi hết hạn; sau khi hết hạn mà chưa được gia hạn, bên thuê có nghĩa vụ trả lại nhà (khoản 4 Điều 482). | – Không nhầm đơn xin gia hạn với phụ lục gia hạn hợp đồng: đơn chỉ là đề nghị; khi bên cho thuê đồng ý, hai bên ký phụ lục mới có giá trị. |
4. Ví dụ đơn đề nghị gia hạn hợp đồng thuê văn phòng đã điền
Hình 6. Ví dụ đơn đề nghị gia hạn hợp đồng thuê văn phòng đã điền (dữ liệu giả định)
| Lưu ý khi xin gia hạn | – Đọc lại hợp đồng: điều khoản quyền ưu tiên thuê tiếp, thời hạn báo trước, cơ chế điều chỉnh giá khi gia hạn. | – Gửi đơn bằng văn bản có ký nhận hoặc email theo địa chỉ ghi trong hợp đồng; lưu lại bằng chứng gửi. | – Nếu dùng văn phòng làm trụ sở công ty, cần gia hạn trước khi hết hạn để không gián đoạn địa chỉ trụ sở. | – Khi ký phụ lục, ghi rõ: thời hạn mới, giá thuê, mức tăng, phí dịch vụ, tiền cọc và các điều khoản giữ nguyên. |
Kết luận
Đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng cần nêu đúng hợp đồng hiện tại, ngày hết hạn, thời hạn gia hạn, giá thuê và tiền cọc đề xuất; gửi trước khi hết hạn và ký phụ lục gia hạn khi bên cho thuê đồng ý (Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015). Xóa các thông tin in sẵn trong mẫu và để người đại diện công ty ký, đóng dấu. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 07/10/2026. Đối chiếu điều khoản thời hạn, gia hạn, điều chỉnh giá trong hợp đồng thuê và Bộ luật Dân sự 2015 trước khi gửi đơn. |