Gửi đơn xin gia hạn trước khi hết hạn bao lâu là hợp lý?

Nên gửi trước 30–60 ngày để có thời gian đàm phán và hoàn tất phụ lục trước ngày hết hạn, tránh gián đoạn hoạt động.

Chủ nhà có được tăng giá khi gia hạn hợp đồng không?

Giá thuê kỳ gia hạn do hai bên thỏa thuận. Nếu hợp đồng gốc có điều khoản về mức tăng khi gia hạn thì áp dụng theo đó; nếu không, hai bên thương lượng lại. Không bên nào được đơn phương áp đặt.

Gia hạn nên làm đơn hay ký phụ lục?

Cả hai: đơn/công văn để đề nghị, còn phụ lục gia hạn mới là văn bản làm thay đổi hợp đồng và có hiệu lực như hợp đồng chính (Điều 403 BLDS 2015). Chỉ thỏa thuận miệng thì rủi ro cao.

Mẫu đơn xin gia hạn thuê văn phòng mới nhất 2026

1. Đơn xin gia hạn thuê văn phòng là gì? Đơn hay phụ lục?

Đơn (hoặc công văn) xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng là văn bản do bên thuê gửi bên cho thuê để đề nghị kéo dài thời hạn thuê sau khi hợp đồng hết hiệu lực. Đây mới là bước đề nghị; để thực sự làm thay đổi hợp đồng, hai bên cần ký phụ lục gia hạn. Bảng dưới phân biệt rõ:

Tiêu chí	Đơn xin gia hạn	Phụ lục gia hạn
Bản chất	Văn bản đề nghị của bên thuê	Thỏa thuận sửa đổi, ký bởi cả hai bên
Giá trị pháp lý	Là lời đề nghị; chưa làm thay đổi hợp đồng	Có hiệu lực như hợp đồng chính (Điều 403 BLDS 2015)
Khi nào dùng	Gửi trước để khởi động việc gia hạn	Ký sau khi hai bên thống nhất - là bước chốt
Chữ ký	Bên thuê ký	Cả bên thuê và bên cho thuê ký

2. Căn cứ pháp lý

Bộ luật Dân sự 2015 & tự do thỏa thuận	Điều 385: hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên - nền tảng để gia hạn theo ý chí hai bên.	Điều 403: phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng; nội dung phụ lục không được trái với hợp đồng chính.	Điều 421: các bên có thể thỏa thuận sửa đổi hợp đồng (gia hạn là một dạng sửa đổi về thời hạn).	Điều 422 & 474: chấm dứt hợp đồng và thời hạn thuê tài sản - cơ sở xác định thời điểm kết thúc và gia hạn.
Lưu ý theo loại văn phòng	Nếu địa chỉ thuê được dùng làm trụ sở/chi nhánh/địa điểm kinh doanh, khi gia hạn nên rà soát tính pháp lý của địa chỉ để bảo đảm thông tin đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ thuế nhất quán (Luật Doanh nghiệp và quy định về đăng ký kinh doanh hiện hành).

3. Kịch bản đàm phán giảm giá thuê (7 bước + câu nói mẫu)

Thời điểm gia hạn là lúc bên thuê có lợi thế thương lượng nhất: chủ nhà muốn giữ khách ổn định, tránh trống mặt bằng. Dưới đây là kịch bản đàm phán thực chiến, kèm câu nói mẫu để dùng ngay.

Bước	Chiến thuật	Luận điểm sử dụng	Câu nói mẫu (script)
1	Chuẩn bị & khảo giá	Thu thập giá thuê các tòa nhà tương đương, tỷ lệ trống khu vực làm cơ sở thương lượng	“Hiện mặt bằng giá khu vực khoảng … đồng/m², một số tòa còn ưu đãi 1–2 tháng miễn phí.”
2	Khẳng định giá trị khách thuê	Nhấn mạnh lịch sử thanh toán tốt, thuê ổn định, giữ gìn mặt bằng	“Chúng tôi thuê … năm, luôn thanh toán đúng hạn, không phát sinh tranh chấp.”
3	Neo mức đề xuất (anchor)	Đưa mức giảm cao hơn mục tiêu một chút để có khoảng lùi	“Chúng tôi đề xuất giá kỳ gia hạn giảm khoảng 15% so với hiện tại.”
4	Đổi giá lấy cam kết dài hạn	Dùng thời hạn dài làm đòn bẩy đổi mức giá tốt	“Nếu giữ được mức giá này, chúng tôi sẵn sàng ký gia hạn 24 tháng.”
5	Tạo phương án thay thế (BATNA)	Cho thấy mình có lựa chọn khác - nhẹ nhàng, không đe dọa	“Chúng tôi đang cân nhắc vài phương án, gồm cả văn phòng linh hoạt/tòa lân cận.”
6	Xin nhượng bộ phi giá	Nếu chưa giảm được giá: xin miễn/giảm phí dịch vụ, giữ cọc, thời gian ân hạn	“Nếu chưa điều chỉnh được giá, mong Quý Ban miễn phí gửi xe/phí dịch vụ kỳ gia hạn.”
7	Chốt bằng văn bản	Đưa nội dung đã thống nhất vào công văn + phụ lục gia hạn	“Chúng tôi sẽ gửi công văn chính thức và ký phụ lục theo mức đã thống nhất.”

Nguyên tắc vàng khi đàm phán

① Luôn có số liệu thị trường trước khi vào bàn - đề nghị dựa trên dữ liệu thuyết phục hơn cảm tính.
② Gắn mức giá với thời hạn: giá tốt đổi lấy cam kết gia hạn dài - đôi bên cùng lợi.
③ Nếu không giảm được giá, chuyển sang nhượng bộ phi giá (phí dịch vụ, gửi xe, ân hạn) - vẫn tiết kiệm thực chất.
④ Chốt mọi thứ bằng công văn và phụ lục - thỏa thuận miệng không có giá trị chắc chắn.

4. Quy trình & thời điểm gia hạn

Timeline khuyến nghị

• Trước hết hạn 60 ngày: rà soát hợp đồng gốc, khảo giá thị trường, xác định mục tiêu.

• Trước hết hạn 30–45 ngày: gửi đơn/công văn đề nghị gia hạn & điều chỉnh giá; bắt đầu đàm phán.

• Trước hết hạn 15 ngày: thống nhất điều khoản, soạn và ký phụ lục gia hạn.

• Trước ngày hết hạn: hoàn tất ký phụ lục để tránh gián đoạn hoạt động và tránh rủi ro pháp lý.

5. Mẫu đơn, công văn & phụ lục gia hạn

5.1. Mẫu Đơn xin gia hạn HĐ thuê văn phòng

↓ Tải mẫu thuê văn phòng tại đây.

5.2. Mẫu PHỤ LỤC gia hạn HĐ thuê văn phòng (mẫu tham khảo)

Bước chốt - có hiệu lực như hợp đồng chính (Điều 403 BLDS 2015).

↓ Tải mẫu phụ lục

6. Kết luận

Gia hạn thuê văn phòng không chỉ là thủ tục giấy tờ mà là cơ hội tối ưu chi phí. Hãy chủ động gửi đơn/công văn sớm, đàm phán giá dựa trên dữ liệu thị trường và giá trị khách thuê ổn định, rồi chốt bằng phụ lục gia hạn đúng quy định (Điều 403, 421 BLDS 2015). Bộ mẫu đơn – công văn – phụ lục trong bài giúp bạn triển khai ngay.

Miễn trừ trách nhiệm

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp. Điều khoản gia hạn và giá thuê phụ thuộc hợp đồng gốc và thỏa thuận cụ thể; hãy đối chiếu hợp đồng, văn bản pháp luật hiện hành và tham vấn luật sư khi cần. Cập nhật: 07/2026.