1. Mẫu đơn đặt hàng chuẩn (có thuế VAT, thanh toán)
1.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 1. Mẫu đơn đặt hàng chuẩn – có mã sản phẩm, thuế VAT, phí vận chuyển, ô chọn phương thức thanh toán
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng chuẩn (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng chuẩn (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng chuẩn (Mẫu 3)
1.2. Khi nào dùng
Dùng khi doanh nghiệp đặt hàng nhà cung cấp mới hoặc đơn hàng cần tách thuế: bảng có mã sản phẩm, dòng tổng tiền hàng, thuế VAT, phí vận chuyển, tổng thanh toán và ô chọn chuyển khoản, COD hoặc thẻ tín dụng. Có cả bản Word và Excel.
2. Mẫu đơn đặt hàng đơn giản
2.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 2. Mẫu đơn đặt hàng đơn giản – tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thời gian và địa điểm giao
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng đơn giản (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng đơn giản (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng đơn giản (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng đơn giản (Mẫu 4)
2.2. Khi nào dùng
Một trang, đủ các mục cơ bản: tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian và địa điểm giao, phương thức thanh toán. Hợp với đơn hàng nhỏ, mua lặp lại với nhà cung cấp quen.
3. Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Việt – Anh
3.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 3. Mẫu đơn đặt hàng song ngữ (Đơn đặt hàng/Order) – có mã hàng, thông tin khách hàng, MST
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng song ngữ (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng song ngữ (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng song ngữ (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Đơn đặt hàng song ngữ (Mẫu 4)
3.2. Khi nào dùng
Dùng khi một bên là doanh nghiệp có vốn nước ngoài hoặc đối tác cần đọc tiếng Anh: mỗi mục ghi song song tiếng Việt và tiếng Anh, có mã hàng, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền đã gồm VAT.
4. Mẫu Purchase Order tiếng Anh
4.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 4. Mẫu Purchase Order tiếng Anh – số PO, nhà cung cấp, chi tiết hàng hóa, tổng tiền bằng chữ
⬇ Tải mẫu: Purchase Order tiếng Anh (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Purchase Order tiếng Anh (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Purchase Order tiếng Anh (Mẫu 3)
4.2. Khi nào dùng
Dùng cho giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài: có số PO, ngày, thông tin nhà cung cấp, bảng hàng hóa, đơn giá theo VND hoặc USD, tổng tiền bằng chữ và điều khoản giao hàng, thanh toán.
5. Mẫu phiếu đặt hàng
5.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 5. Mẫu phiếu đặt hàng khổ ngang – có ô người lập phiếu, trưởng bộ phận duyệt, bên nhận đơn xác nhận
⬇ Tải mẫu: Phiếu đặt hàng (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Phiếu đặt hàng (Mẫu 2)
5.2. Khi nào dùng
Hợp với đặt hàng nội bộ hoặc cửa hàng: khổ ngang, có hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, công nợ), ghi chú và ba ô ký: người lập phiếu, trưởng bộ phận duyệt, bên nhận đơn hàng xác nhận.
6. Mẫu xác nhận đơn đặt hàng
6.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 6. Mẫu xác nhận đơn đặt hàng – bên bán xác nhận mặt hàng, số lượng, giá, thời gian giao
⬇ Tải mẫu: Xác nhận đơn đặt hàng (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Xác nhận đơn đặt hàng (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Xác nhận đơn đặt hàng (Mẫu 3)
6.2. Khi nào dùng
Do bên bán lập để chấp nhận đơn đặt hàng: nhắc lại mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền bằng chữ, thời gian và địa điểm giao. Khi bên đặt hàng nhận được xác nhận này, hợp đồng được coi là đã giao kết.
7. Mẫu đơn đặt hàng đầy đủ điều khoản (Ban biên tập soạn)
7.1. Ảnh mẫu
Hình 7. Mẫu đơn đặt hàng đầy đủ điều khoản – dẫn chiếu báo giá, chất lượng, giao hàng, thanh toán, thời hạn xác nhận (Ban biên tập soạn)
Mẫu bổ sung các mục sáu mẫu trên thường thiếu: dẫn chiếu số báo giá, yêu cầu chất lượng, ai chịu chi phí vận chuyển, tiến độ thanh toán gắn với hóa đơn và thời hạn bên bán phải xác nhận; có ô để bên bán ký xác nhận ngay trên đơn.
7.2. Ví dụ cách ghi
Hình 8. Ví dụ đơn đặt hàng thiết bị văn phòng: tổng giá trị 34.722.000 đồng, đã gồm thuế GTGT 8% (dữ liệu giả định)
8. Cách ghi đơn đặt hàng chi tiết
| Mục | Cách ghi |
| Số, ngày đơn | Đánh số theo năm và bộ phận (ví dụ 087/ĐĐH-ML) để đối chiếu với xác nhận, phiếu giao hàng, hóa đơn |
| Kính gửi | Tên đầy đủ của bên bán như trên đăng ký kinh doanh; nếu căn cứ báo giá thì ghi số, ngày báo giá |
| Bên đặt hàng | Tên, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn, người liên hệ nhận hàng |
| Bảng hàng hóa | Tên, mã hàng hoặc quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; khớp với báo giá |
| Tổng tiền | Cộng tiền hàng, thuế GTGT (ghi thuế suất), tổng giá trị đơn hàng, ghi cả bằng chữ |
| Giao hàng | Hạn giao, địa điểm, ai chịu chi phí vận chuyển, bốc xếp |
| Thanh toán | Phương thức, tỷ lệ tạm ứng, hạn thanh toán, chứng từ kèm theo (hóa đơn, biên bản giao nhận) |
| Thời hạn xác nhận | Ngày bên bán phải xác nhận; quá hạn đơn hết hiệu lực |
| Ký | Người có thẩm quyền của bên đặt hàng ký, đóng dấu; chừa ô bên bán xác nhận |
9. Giá trị pháp lý của đơn đặt hàng
Hình 9. Báo giá, đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng, hợp đồng và hóa đơn khác nhau thế nào (Ban biên tập soạn)
| ⚠ Lưu ý | Đơn đặt hàng thể hiện rõ ý định mua và chịu ràng buộc là đề nghị giao kết hợp đồng (Điều 386 Bộ luật Dân sự 2015). Nếu đơn được lập theo đúng báo giá còn hiệu lực, đơn chính là lời chấp nhận báo giá (Điều 393). | Hợp đồng được giao kết khi bên đề nghị nhận được chấp nhận (Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015). Vì vậy nên yêu cầu bên bán xác nhận bằng văn bản hoặc thư điện tử; thư điện tử, tin nhắn qua mạng xã hội là thông điệp dữ liệu, có giá trị như văn bản (Điều 15 Luật Thương mại 2005). | Đơn đặt hàng thường không có điều khoản phạt vi phạm. Theo Điều 300, 301 Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm chỉ áp dụng khi các bên có thỏa thuận, mức tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm; muốn áp dụng, phải ghi vào đơn hoặc hợp đồng khung. |
Kết luận
Chọn mẫu đơn đặt hàng theo tình huống: bản chuẩn có thuế VAT cho nhà cung cấp mới, bản đơn giản cho đơn lặp lại, song ngữ hoặc Purchase Order cho đối tác nước ngoài; luôn yêu cầu bên bán xác nhận để hợp đồng được giao kết. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 06/11/2026. Ví dụ dùng dữ liệu giả định. |