1. Khi nào được cấp lại sổ BHXH
| Trường hợp | Ghi tại mục [16] TK1-TS | Giấy tờ kèm |
| Mất sổ (tờ bìa, tờ rời) | Đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất | Không bắt buộc; có thể kèm đơn trình bày |
| Sổ bị hỏng, rách, nhòe | Đề nghị cấp lại sổ BHXH do hỏng | Sổ BHXH bị hỏng |
| Có từ 02 sổ trở lên | Đề nghị gộp sổ, ghi đủ số sổ còn và số sổ đã mất | Các sổ BHXH đang giữ |
| Thay đổi họ, tên, ngày tháng năm sinh | Đề nghị điều chỉnh thông tin và cấp lại sổ | Giấy tờ chứng minh; xác nhận của đơn vị (nếu đang làm việc) |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực 01/7/2025): Điều 25 (sổ BHXH bản điện tử và bản giấy có giá trị như nhau; từ 01/01/2026 cấp bản điện tử, bản giấy khi có yêu cầu), Điều 28 (thời hạn cấp sổ 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ). | Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam: Mẫu TK1-TS – Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT. | Pháp luật không quy định mẫu "đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH" bắt buộc; mẫu đơn trong bài dùng để trình bày lý do, nộp kèm Tờ khai TK1-TS. |
2. Tải mẫu đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH
Mục 2.1, 2.2 là mẫu Ban biên tập soạn. Mục 2.3, 2.4 là file tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (Ban biên tập soạn)
Đã cập nhật số định danh cá nhân, mã số BHXH, BHXH cơ sở, ô chọn lý do và hình thức nhận kết quả bản điện tử/bản giấy.
Hình 1. Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | Quốc hiệu; tên đơn; kính gửi BHXH cơ sở/tỉnh, thành phố; họ tên, giới tính, ngày sinh; số định danh cá nhân; mã số BHXH; nơi cư trú; điện thoại, email; nơi làm việc/đơn vị tham gia; ô chọn nội dung đề nghị (mất, hỏng, gộp sổ, thay đổi thông tin, tờ rời); lý do cụ thể; hình thức nhận kết quả; giấy tờ kèm theo; cam đoan, chữ ký. |
2.2. Tờ khai TK1-TS – phần dùng khi cấp lại sổ (Ban biên tập trình bày lại)
Trình bày gọn theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, ghi chú mục nào cần ghi khi chỉ xin cấp lại sổ.
Hình 2. Tờ khai TK1-TS trình bày lại (Ban biên tập)
| Nội dung mẫu 2.2 | Mã số BHXH; mục A.I thông tin chung [01] – [11]; mục II [12] – [15] chỉ dùng khi đăng ký tham gia, đổi mức/phương thức đóng; mục B [16] nội dung đề nghị, [17] giấy tờ kèm theo; xác nhận của đơn vị (khi thay đổi họ tên, ngày sinh); người kê khai ký. |
2.3. Tờ khai TK1-TS (Quyết định 366/QĐ-BHXH)
Thành phần hồ sơ bắt buộc khi xin cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, gộp sổ hoặc điều chỉnh thông tin. Ghi mục A.I (thông tin chung) và mục B [16] "Nội dung đề nghị"; bỏ qua mục II.
Hình 3. Tờ khai TK1-TS (Quyết định 366/QĐ-BHXH)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS)
2.4. Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu tham khảo – cần cập nhật khi dùng)
Mẫu đơn tự do soạn theo quy định trước đây. Khi dùng phải sửa: "Giấy chứng minh thư" thành số định danh cá nhân/CCCD; "BHXH huyện/tỉnh" thành BHXH cơ sở/tỉnh, thành phố; bỏ "Nguyên quán"; ghi địa chỉ theo tên xã, phường, tỉnh hiện hành. Đơn chỉ nộp kèm, không thay Tờ khai TK1-TS.
Hình 4. Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu tham khảo – cần cập nhật khi dùng)
⬇ Tải mẫu: Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH
3. Cách ghi Tờ khai TK1-TS và đơn
Hình 5. Tờ khai TK1-TS: các mục cần ghi khi xin cấp lại sổ BHXH
| Mục | Cách ghi |
| Mã số BHXH | Mã số in trên sổ hoặc tra trên ứng dụng VssID; mã số này là số sổ BHXH |
| [01] – [06] | Họ tên, giới tính, ngày sinh, số định danh cá nhân, dân tộc, quốc tịch đúng như căn cước |
| [07], [08] | Số di động để cơ quan BHXH liên hệ; email nhận sổ bản điện tử |
| [09] | Nơi khám chữa bệnh ban đầu (nếu đang có thẻ BHYT thì ghi như thẻ) |
| [10], [11] | Chọn nhận bản điện tử hoặc bản giấy; nếu bản giấy ghi địa chỉ theo xã, phường, đặc khu và tỉnh, thành phố hiện hành |
| [12] – [15] | Bỏ trống khi chỉ xin cấp lại sổ |
| [16] | Ghi rõ: "Đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất" / "do hỏng" / "gộp sổ số … và số …" |
| [17] | Sổ bị hỏng, các sổ đề nghị gộp, giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin (nếu có) |
Đơn đề nghị (nếu nộp kèm) ghi thống nhất với tờ khai: cùng mã số BHXH, số định danh, lý do; nêu thời điểm, hoàn cảnh mất sổ để cơ quan BHXH đối chiếu.
4. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn
| Nội dung | Quy định |
| Hồ sơ | 01 bộ: Tờ khai TK1-TS; sổ BHXH (trường hợp hỏng, gộp sổ); đơn đề nghị nộp kèm nếu cần trình bày lý do |
| Người đang làm việc | Nộp cho đơn vị đang tham gia BHXH để đơn vị chuyển cơ quan BHXH |
| Người đã nghỉ việc, bảo lưu, tham gia tự nguyện | Nộp tại BHXH cơ sở nơi cư trú, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia |
| Thời hạn | 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; không cấp thì cơ quan BHXH trả lời bằng văn bản, nêu lý do |
| Kết quả | Sổ BHXH bản điện tử (tra trên VssID) hoặc bản giấy nếu đăng ký nhận bản giấy |
| Lệ phí | Không thu lệ phí |
Mất sổ không làm mất quá trình đóng BHXH: dữ liệu đóng được lưu trên cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, người lao động vẫn tra cứu được trên VssID trong khi chờ cấp lại.
5. Ví dụ đơn đã điền
Hình 6. Ví dụ đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: chị Mai Anh đã nghỉ việc, đang bảo lưu thời gian đóng BHXH và làm thất lạc sổ khi chuyển nhà. Chị lập Tờ khai TK1-TS, mục [16] ghi "Đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất", kèm đơn trình bày hoàn cảnh, nộp tại BHXH cơ sở nơi cư trú và đăng ký nhận sổ bản giấy.
Kết luận
Muốn cấp lại sổ BHXH, người lao động lập Tờ khai TK1-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, ghi đúng mục [16], nộp kèm đơn đề nghị nếu cần, và nhận kết quả trong 05 ngày làm việc. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu bảo hiểm.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 21/10/2026. Đối chiếu Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Quyết định 366/QĐ-BHXH và hướng dẫn của cơ quan BHXH nơi nộp hồ sơ. |