1. Đơn sang tên sổ đỏ là mẫu nào, khi nào phải nộp
Pháp luật đất đai không có mẫu tên “đơn sang tên sổ đỏ”. Khi mua bán, tặng cho, thừa kế quyền sử dụng đất, thủ tục “sang tên” là đăng ký biến động, và đơn dùng là Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất – Mẫu số 18. Việc chuyển quyền sử dụng đất chỉ có hiệu lực khi đã đăng ký, nên ký hợp đồng công chứng xong mà chưa nộp đơn thì bên mua chưa đứng tên trên Giấy chứng nhận.
Hình 1. Sang tên sổ đỏ khi mua đất: 4 bước và thời hạn 30 ngày
| ⚖ Luật Đất đai 2024 – khoản 3 Điều 133 (trích) | “3. Các trường hợp đăng ký biến động quy định tại các điểm a, b, i, k, l, m và q khoản 1 Điều này thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có biến động, người sử dụng đất phải đăng ký biến động tại cơ quan có thẩm quyền; …” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 503 | “Việc chuyển quyền sử dụng đất có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký theo quy định của Luật đất đai.” |
| ⚖ Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 – khoản 1, khoản 2 Điều 14 (hiệu lực từ 01/7/2026) | “1. Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản của cá nhân cư trú được xác định bằng giá chuyển nhượng nhân (x) với thuế suất 2%. | 2. Thời điểm xác định thu nhập tính thuế từ chuyển nhượng bất động sản là thời điểm hợp đồng chuyển nhượng có hiệu lực theo quy định của pháp luật hoặc thời điểm đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu bất động sản.” |
| ⚖ Nghị định 49/2026/NĐ-CP – khoản 1 Điều 15 (trích) | “1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định trình tự, thủ tục hành chính về đất đai để thực hiện các trường hợp quy định tại Điều 14 của Nghị định này chậm nhất đến ngày 01 tháng 7 năm 2026, … Trong thời gian chưa ban hành quy định về trình tự, thủ tục hành chính về đất đai quy định tại khoản này thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc áp dụng trình tự, thủ tục hành chính về đất đai theo quy định của pháp luật trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành hoặc quyết định trình tự, thủ tục hành chính về đất đai đối với từng trường hợp cụ thể.” |
2. Tải mẫu đơn sang tên sổ đỏ
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập. Mục 2.1, 2.2 là Mẫu số 18 đang dùng để đăng ký biến động; Mục 2.3 là mẫu đã thay đổi; Mục 2.4 là phiếu chuẩn bị hồ sơ do Ban biên tập soạn.
| Lưu ý về Mẫu số 18 | Mẫu số 18 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Nghị định 49/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 31/01/2026) bãi bỏ Phụ lục II của Nghị định 151/2025/NĐ-CP trừ một số mẫu (điểm e2 khoản 3 Điều 16) và giao UBND cấp tỉnh quy định trình tự, thủ tục hành chính về đất đai. Bộ Nông nghiệp và Môi trường tại Công văn 1153/BNNMT-QLĐĐ ngày 03/02/2026 gửi các thủ tục đã rà soát để địa phương tham khảo, trong đó hồ sơ đăng ký biến động vẫn dùng Đơn theo Mẫu số 18. | Trước khi nộp, đối chiếu mẫu đơn và thành phần hồ sơ trong quy định thủ tục hành chính đất đai của UBND tỉnh, thành phố nơi có đất hoặc hỏi Bộ phận Một cửa. |
2.1. Mẫu số 18 – Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (kèm hướng dẫn kê khai)
Đơn một trang gồm 3 mục: người sử dụng đất (tên, giấy tờ nhân thân, địa chỉ, điện thoại), nội dung biến động, giấy tờ nộp kèm; trang sau là hướng dẫn kê khai (1) đến (4). Mẫu 1 và Mẫu 2 cùng nội dung.
Hình 2. Mẫu số 18 – Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (kèm hướng dẫn kê khai)
⬇ Tải mẫu: Đơn sang tên sổ đỏ – Mẫu số 18 (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn sang tên sổ đỏ – Mẫu số 18 (Mẫu 2)
2.2. Mẫu số 18 có dòng tiêu đề Nghị định 151/2025/NĐ-CP
Cùng nội dung Mẫu số 18, đầu trang có dòng “Mẫu số 18. Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất”; Mẫu 3 đặt hướng dẫn kê khai ở chân trang, Mẫu 4 đặt ở cuối đơn. Khi nộp có thể xóa dòng tiêu đề này.
Hình 3. Mẫu số 18 có dòng tiêu đề Nghị định 151/2025/NĐ-CP
⬇ Tải mẫu: Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu 4)
2.3. Mẫu số 09/ĐK theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT – đã thay đổi
| ⚠ Cảnh báo: mẫu đã thay đổi | Mẫu 5, Mẫu 6 là Mẫu số 09/ĐK ban hành kèm Thông tư 24/2014/TT-BTNMT – không còn là mẫu đơn đăng ký biến động hiện hành. Mẫu còn phần xác nhận của UBND cấp xã, ý kiến của “cơ quan tài nguyên và môi trường”; chú thích Mẫu 5 còn nhắc số Giấy chứng minh nhân dân. Chỉ dùng để tham khảo, không dùng để nộp; nộp hồ sơ theo Mẫu số 18 tại Mục 2.1, 2.2 hoặc mẫu tỉnh, thành phố quy định. |
Đơn nhiều trang có ô ghi của người nhận hồ sơ, bảng nội dung trước và sau biến động, lý do biến động, tình hình nghĩa vụ tài chính, phần xác nhận của UBND cấp xã và ý kiến của cơ quan tài nguyên và môi trường. Mẫu 5 và Mẫu 6 cùng là Mẫu số 09/ĐK.
Hình 4. Mẫu số 09/ĐK theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 09/ĐK (Mẫu 5)
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 09/ĐK (Mẫu 6)
2.4. Phiếu chuẩn bị hồ sơ sang tên sổ đỏ (Ban biên tập soạn)
Phiếu một trang để người nộp tự kiểm tra trước khi đi nộp: bảng giấy tờ theo từng trường hợp mua bán, tặng cho, thừa kế; dòng tính hạn 30 ngày từ ngày công chứng; nơi nộp; ô xác nhận đã đối chiếu quy định của UBND tỉnh; số giấy hẹn và ngày nộp thuế. Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 5. Phiếu chuẩn bị hồ sơ sang tên sổ đỏ (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.4 | PHIẾU CHUẨN BỊ HỒ SƠ SANG TÊN SỔ ĐỎ (Đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất – người nộp hồ sơ tự kiểm tra). Thửa đất số, tờ bản đồ số, địa chỉ, số Giấy chứng nhận; người kê khai Đơn Mẫu số 18 (bên nhận chuyển quyền), điện thoại. | Bảng giấy tờ (cột Mua bán – Tặng cho – Thừa kế): Đơn Mẫu số 18; bản gốc Giấy chứng nhận; hợp đồng chuyển nhượng/tặng cho hoặc văn bản phân chia, khai nhận di sản có công chứng, chứng thực; tờ khai thuế thu nhập cá nhân (kèm giấy tờ chứng minh nếu được miễn); tờ khai lệ phí trước bạ; văn bản ủy quyền nếu nộp thay. | Mốc thời gian: ngày công chứng → hạn nộp trong 30 ngày; nơi nộp; đã kiểm tra mẫu đơn, thành phần hồ sơ theo quy định của UBND tỉnh/thành phố; số giấy hẹn, ngày nộp thuế và lệ phí. Người kiểm tra ký, ghi rõ họ tên. |
3. Cách ghi đơn và lỗi hay gặp
Hình 6. Đơn đăng ký biến động đất đai Mẫu số 18 (đơn sang tên sổ đỏ): cách ghi
| Mục | Cách ghi | Lưu ý |
| Kính gửi (1) | Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất | Không ghi UBND xã, phường |
| 1a. Tên (2) | Họ tên bên nhận chuyển quyền (người mua, người được tặng cho, người thừa kế) | Vợ chồng cùng nhận: ghi cả hai người |
| 1b. Giấy tờ nhân thân | Số định danh cá nhân/số thẻ căn cước | Tổ chức: thông tin pháp nhân |
| 1c. Địa chỉ | Nơi cư trú hiện tại | Ghi theo đơn vị hành chính mới |
| 2. Nội dung biến động (3) | “Nhận chuyển nhượng/nhận tặng cho/nhận thừa kế …” thửa, tờ, diện tích; số vào sổ hoặc số phát hành Giấy chứng nhận | Muốn cấp sổ mới: ghi “có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận” |
| 3. Giấy tờ nộp kèm (4) | Giấy chứng nhận đã cấp; hợp đồng/văn bản công chứng; tờ khai thuế, lệ phí trước bạ | Ghi đủ từng loại, đúng số, ngày |
| Ngày, chữ ký | Người viết đơn ký, ghi rõ họ tên | Ngày nộp trong 30 ngày từ ngày công chứng |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Ghi tên bên bán ở mục 1: hướng dẫn (2) của Mẫu số 18 yêu cầu ghi thông tin bên nhận chuyển quyền khi nhận chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế. | – Mục 2 chỉ ghi “sang tên” chung chung: phải ghi rõ loại biến động và thông tin Giấy chứng nhận (bắt buộc có số vào sổ cấp hoặc số phát hành); không ghi “có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận” thì cơ quan đăng ký có thể chỉ xác nhận biến động trên Giấy chứng nhận đã cấp. | – Mẫu 3, Mẫu 4 giữ dòng tiêu đề “Mẫu số 18” của Nghị định 151/2025/NĐ-CP; Mẫu 3 đặt hướng dẫn dài ở chân trang nên dòng “(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có)” dễ bị đẩy sang trang 2 – chỉnh lại để phần chữ ký nằm cùng trang với đơn. | – Mẫu 5, Mẫu 6 (Mẫu số 09/ĐK) có phần xác nhận của UBND cấp xã, ý kiến cơ quan tài nguyên và môi trường, ô chọn “có nhu cầu cấp GCN mới” – không dùng để nộp hồ sơ hiện nay. | – Nộp quá 30 ngày kể từ ngày công chứng hợp đồng: vi phạm thời hạn đăng ký biến động. | – Tẩy xóa, sửa chữa trên đơn hoặc kê khai thông tin thửa đất không khớp Giấy chứng nhận: hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. |
4. Ví dụ đơn sang tên khi mua đất
Hình 7. Ví dụ đơn sang tên sổ đỏ khi mua đất (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: ông Vương Quốc Bảo mua thửa đất số 318, tờ bản đồ số 11, diện tích 85 m² của vợ chồng bà Tạ Thị Ngọc Lan, ông Mạc Văn Toàn; hợp đồng chuyển nhượng công chứng ngày 15/11/2026. Ngày 20/11/2026 (trong hạn 30 ngày), ông Bảo kê khai Mẫu số 18 với tên mình ở mục 1, ghi “nhận chuyển nhượng toàn bộ thửa đất … có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận” ở mục 2, nộp kèm Giấy chứng nhận gốc, hợp đồng công chứng, tờ khai thuế thu nhập cá nhân và tờ khai lệ phí trước bạ.
| Lưu ý khi sang tên sổ đỏ sau mua bán nhà đất | – Hợp đồng mua bán nhà đất phải công chứng hoặc chứng thực trước; giấy mua bán viết tay chưa đủ để đăng ký biến động. | – Bên mua đứng đơn và theo dõi hồ sơ; bên bán chuyển bản gốc Giấy chứng nhận, ký tờ khai thuế thu nhập cá nhân 2% giá chuyển nhượng (các bên có thể thỏa thuận ai nộp thay). | – Giữ lại một phần tiền đến khi nhận Giấy chứng nhận mới hoặc Giấy chứng nhận đã xác nhận biến động – ghi rõ điều này trong hợp đồng. | – Nhà đất đang thế chấp: bên bán phải giải chấp, xóa đăng ký thế chấp trước khi sang tên. | – Nhà đất đang cho thuê: thỏa thuận việc tiếp tục hoặc chấm dứt hợp đồng thuê và bàn giao tiền cọc của người thuê. |
Kết luận
Đơn sang tên sổ đỏ là Đơn đăng ký biến động đất đai Mẫu số 18: bên nhận chuyển quyền kê khai, ghi rõ nội dung biến động và thông tin Giấy chứng nhận, nộp kèm hợp đồng công chứng và tờ khai thuế trong 30 ngày. Đối chiếu mẫu và hồ sơ theo quy định của tỉnh, thành phố nơi có đất trước khi nộp. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu nhà đất mới.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 10/10/2026. Mẫu đơn, thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết có thể khác theo quy định thủ tục hành chính của từng tỉnh, thành phố. |