1. Đơn xin xác nhận dân sự là gì, căn cứ nào?
“Xác nhận dân sự” là cách gọi quen thuộc của việc xin chính quyền, công an nơi cư trú xác nhận về nhân thân, quá trình sinh sống và việc chấp hành pháp luật tại địa phương. Không có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định riêng thủ tục, mẫu đơn hay thời hạn giải quyết cho loại xác nhận này. Hai nội dung người dân thường cần chứng minh nhất – nơi cư trú và án tích – đã có thủ tục chính thức, cùng được cập nhật từ 01/7/2026.
| ⚖ Thông tư 116/2026/TT-BCA – Điều 16 (xác nhận thông tin về cư trú, trích) | “1. Công dân có thể yêu cầu cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú của mình cấp xác nhận qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc trực tiếp tại trụ sở cơ quan đăng ký cư trú. | 3. Nội dung xác nhận thông tin về cư trú bao gồm thông tin về nơi cư trú hiện tại, các nơi cư trú trước đây, thời gian sinh sống tại nơi đã đăng ký cư trú, hình thức đăng ký cư trú và các thông tin về cư trú khác đang có trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tàng thư căn cước, cư trú. Xác nhận thông tin về cư trú có giá trị sử dụng 01 năm kể từ ngày cấp. Trường hợp thông tin về cư trú của công dân có sự thay đổi, điều chỉnh và được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì xác nhận thông tin về cư trú hết giá trị sử dụng kể từ thời điểm thay đổi, điều chỉnh. | 4. Cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm xác nhận thông tin về cư trú theo yêu cầu công dân. Trường hợp thông tin cần xác nhận về cư trú đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì thời hạn giải quyết không quá 1/2 ngày làm việc. Trường hợp nội dung đề nghị xác nhận không có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc. | 5. Trường hợp thông tin về cư trú của công dân đã khai thác được trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) thì cơ quan, tổ chức, cá nhân không yêu cầu công dân phải nộp, xuất trình xác nhận thông tin về cư trú.” |
| ⚖ Thông tư 101/2026/TT-BCA – khoản 1 Điều 12 (cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến) | “1. Công dân Việt Nam có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, người nước ngoài có tài khoản định danh điện tử, cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc người mà mình giám hộ thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp bằng hình thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.” |
| ⚖ Thông tư 101/2026/TT-BCA – khoản 1 Điều 13 (nộp trực tiếp, qua bưu chính) | “1. Công dân Việt Nam chưa có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, người nước ngoài, cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cha, mẹ, vợ, chồng, con, người mà mình giám hộ hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp bằng hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.” |
Thông tư 116/2026/TT-BCA (ban hành 29/6/2026) thay thế Thông tư 55/2021/TT-BCA, 56/2021/TT-BCA, 66/2023/TT-BCA; Thông tư 101/2026/TT-BCA (ban hành 24/6/2026) thay thế các biểu mẫu lý lịch tư pháp ban hành theo Thông tư 13/2011/TT-BTP và các thông tư sửa đổi. Cả hai có hiệu lực từ 01/7/2026.
Hình 1. Cần xác nhận gì thì dùng giấy tờ nào
2. Tải mẫu đơn xin xác nhận dân sự và giấy tờ thay thế
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 2.3 do Ban biên tập soạn theo thông tin cư trú hiện hành.
2.1. Mẫu đơn xin xác nhận dân sự có ảnh 4x6 (gửi Công an xã, phường)
Mẫu thông dụng nhất: thông tin người xin xác nhận, ảnh 4x6, lý do xin xác nhận và phần “Xác nhận của Công an” do Trưởng Công an xã, phường ký, đóng dấu. Hai link là cùng một mẫu. Cần sửa địa danh, giấy tờ tùy thân trước khi dùng (xem Mục 3).
Hình 2. Mẫu đơn xin xác nhận dân sự có ảnh 4x6 (gửi Công an xã, phường)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận dân sự (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận dân sự (Mẫu 2)
2.2. Mẫu đơn xin xác nhận dân sự kê khai cha, mẹ, vợ/chồng
Dùng khi nơi nhận hồ sơ (thường là hồ sơ xin việc, xét tuyển) cần thông tin nhân thân và gia đình: kê khai người viết đơn, cha, mẹ, vợ/chồng (nơi thường trú, nghề nghiệp, nơi công tác) và đề nghị xác nhận quá trình sinh sống tại địa phương.
Hình 3. Mẫu đơn xin xác nhận dân sự kê khai cha, mẹ, vợ/chồng
⬇ Tải mẫu: Đơn xác nhận dân sự kê khai gia đình
2.3. Mẫu đơn đề nghị xác nhận dân sự 2026 (cập nhật địa danh, số định danh)
Mẫu ngắn, ghi đúng thông tin cư trú hiện hành và cho chọn từng nội dung đề nghị xác nhận, kèm ghi chú dùng Phiếu lý lịch tư pháp, CT07 cho các nội dung tương ứng.
Hình 4. Mẫu đơn đề nghị xác nhận dân sự 2026 (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.3 | ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN DÂN SỰ (Về việc ……). Kính gửi: Công an xã/phường/đặc khu ……, tỉnh/thành phố …… | Tôi là: …… Giới tính: …… Ngày sinh: …… Số định danh cá nhân: …… Điện thoại: …… Nơi thường trú: …… Nơi ở hiện tại: …… | Nội dung đề nghị xác nhận: ☐ Thời gian cư trú tại địa phương từ ngày … đến nay; ☐ Trong thời gian cư trú, tôi chấp hành chủ trương, chính sách, pháp luật, quy định của địa phương; ☐ Thông tin nhân thân, quan hệ gia đình; ☐ Nội dung khác: …… | Mục đích sử dụng: …… Tôi cam đoan những thông tin trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai. | Ký: Xác nhận của Công an xã/phường (Thủ trưởng ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) – Người viết đơn (ký, ghi rõ họ tên). |
2.4. Mẫu xác nhận thông tin về cư trú CT07 (Thông tư 116/2026/TT-BCA)
Văn bản do cơ quan đăng ký cư trú cấp, xác nhận nơi thường trú, tạm trú, các nơi cư trú trước đây và thời gian sinh sống – dùng thay cho “xác nhận dân sự” khi chỉ cần chứng minh nơi ở.
Hình 5. Mẫu xác nhận thông tin về cư trú CT07 (Thông tư 116/2026/TT-BCA)
⬇ Tải mẫu: Mẫu CT07
2.5. Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Mẫu số 02/2026/LLTP)
Dùng khi cần chứng minh “không có án tích”. Tờ khai Mẫu số 02 cho cá nhân tự yêu cầu; Mẫu số 03 khi khai cho cha, mẹ, vợ, chồng, con, người được giám hộ hoặc ủy quyền.
Hình 6. Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Mẫu số 02/2026/LLTP)
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 02/2026/LLTP
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 03/2026/LLTP (khai cho người thân, ủy quyền)
3. Cách viết đơn và lỗi cần sửa
Hình 7. Mẫu đơn có ảnh 4x6 – cách ghi và điểm cần sửa
Hình 8. Mẫu kê khai gia đình – điểm không được nhầm
| Phần | Cách viết |
| Kính gửi | Công an xã/phường/đặc khu nơi thường trú hoặc nơi đang ở, ghi kèm tỉnh/thành phố |
| Thông tin cá nhân | Họ tên, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân, nơi thường trú, nơi ở hiện tại, điện thoại |
| Ảnh 4x6 | Dán và đề nghị đóng dấu giáp lai nếu nơi nhận hồ sơ yêu cầu |
| Nội dung đề nghị xác nhận | Chỉ đề nghị những việc địa phương quản lý: thời gian cư trú, nhân thân, việc chấp hành pháp luật tại nơi cư trú |
| Mục đích | Ghi rõ nơi nộp: hồ sơ tuyển dụng, xét tuyển, hồ sơ vay vốn… |
| Cam đoan, ký | Người viết đơn ký, ghi rõ họ tên; để trống phần xác nhận cho Công an xã/phường |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2.1 ghi “Quận (Huyện)” ở cả phần kính gửi và phần xác nhận – từ 01/7/2025 chính quyền địa phương chỉ còn cấp tỉnh và cấp xã; ghi xã/phường, tỉnh/thành phố. | – Mẫu 2.1 có ô “Số CMND/CCCD … Cấp ngày … Tại”, “Hộ khẩu thường trú”, “Fax” và lỗi chính tả “thườn trú” – sửa thành số định danh cá nhân, nơi thường trú; bỏ ô Fax. | – Mẫu 2.2 đề nghị Công an xã xác nhận “không vi phạm tiền án, tiền sự” – thông tin án tích được cung cấp bằng Phiếu lý lịch tư pháp; nên bỏ cụm này, chỉ đề nghị xác nhận quá trình sinh sống, chấp hành quy định tại địa phương. | – Mẫu 2.2 ghi “Nơi nhân sự có sổ hộ khẩu” ở phần xác nhận – sổ hộ khẩu không còn giá trị từ 01/01/2023; sửa “Công an xã/phường nơi cư trú”. | – Không có mẫu bắt buộc nên Công an xã, phường có thể từ chối xác nhận nội dung không thuộc dữ liệu quản lý; khi đó dùng CT07 (nơi cư trú) hoặc Phiếu lý lịch tư pháp (án tích). | – Không nhầm “giấy xác nhận dân sự” với Phiếu lý lịch tư pháp: Phiếu do Cục Hồ sơ nghiệp vụ Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh cấp theo Thông tư 101/2026/TT-BCA, không phải Công an xã. |
4. Ví dụ đơn đã điền
Hình 9. Ví dụ đơn đề nghị xác nhận dân sự đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ, người viết đơn chỉ đề nghị xác nhận hai nội dung thuộc phạm vi địa phương quản lý: thời gian cư trú từ 20/8/2015 và việc chấp hành pháp luật tại nơi cư trú, để bổ sung hồ sơ tuyển dụng. Nếu doanh nghiệp yêu cầu chứng minh không có án tích, người lao động khai Mẫu số 02/2026/LLTP hoặc yêu cầu trực tuyến qua VNeID.
| Lưu ý khi xin xác nhận | – Hỏi trước nơi nhận hồ sơ cần xác nhận nội dung gì; nhiều nơi chấp nhận CT07 hoặc Phiếu lý lịch tư pháp thay cho giấy xác nhận dân sự. | – Mang thẻ căn cước để cán bộ đối chiếu; chuẩn bị 2–3 bản đơn nếu cần nộp nhiều nơi. | – Xác nhận thông tin về cư trú có thể đề nghị ở bất kỳ cơ quan đăng ký cư trú nào, không phụ thuộc nơi cư trú. | – Nếu cơ quan nhận hồ sơ đã tra cứu được thông tin cư trú qua VNeID, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì không được yêu cầu nộp giấy xác nhận cư trú. |
Kết luận
Đơn xin xác nhận dân sự không có mẫu bắt buộc; khi viết cần ghi số định danh cá nhân, nơi thường trú, địa danh xã/phường – tỉnh/thành phố và chỉ đề nghị những nội dung địa phương quản lý. Nếu cần chứng minh nơi cư trú hoặc không có án tích, dùng Xác nhận thông tin về cư trú (CT07) hoặc Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định mới từ 01/7/2026. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Đối chiếu yêu cầu của nơi nhận hồ sơ, Thông tư 116/2026/TT-BCA và Thông tư 101/2026/TT-BCA trước khi làm thủ tục. |