1. Đơn xin xác nhận là gì, căn cứ pháp lý năm 2026
Đơn xin xác nhận được dùng khi một hồ sơ (xin việc, học bổng, vay vốn, thuê nhà, giải trình…) cần cơ quan có thẩm quyền xác nhận thông tin. Cơ quan chỉ xác nhận việc thuộc phạm vi mình quản lý hoặc có căn cứ kiểm chứng. Với thông tin cư trú và giấy tờ tùy thân, năm 2026 đã có thủ tục riêng nên đơn tự soạn nhiều khi không còn cần thiết.
| ⚖ Thông tư 116/2026/TT-BCA – Điều 16 (xác nhận thông tin về cư trú, trích) | “1. Công dân có thể yêu cầu cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú của mình cấp xác nhận qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc trực tiếp tại trụ sở cơ quan đăng ký cư trú. | 3. Nội dung xác nhận thông tin về cư trú bao gồm thông tin về nơi cư trú hiện tại, các nơi cư trú trước đây, thời gian sinh sống tại nơi đã đăng ký cư trú, hình thức đăng ký cư trú và các thông tin về cư trú khác đang có trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tàng thư căn cước, cư trú. Xác nhận thông tin về cư trú có giá trị sử dụng 01 năm kể từ ngày cấp. … | 5. Trường hợp thông tin về cư trú của công dân đã khai thác được trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) thì cơ quan, tổ chức, cá nhân không yêu cầu công dân phải nộp, xuất trình xác nhận thông tin về cư trú.” |
| ⚖ Luật Căn cước 2023 – trích khoản 2 Điều 24 (cấp lại thẻ căn cước) | “2. Các trường hợp cấp lại thẻ căn cước bao gồm: | a) Bị mất thẻ căn cước hoặc thẻ căn cước bị hư hỏng không sử dụng được, trừ trường hợp quy định tại Điều 21 của Luật này; …” |
| ⚖ Luật Căn cước 2023 – trích khoản 2 Điều 46; Luật Cư trú 2020 – trích khoản 3 Điều 38 | Luật Căn cước: “2. Chứng minh nhân dân còn hạn sử dụng đến sau ngày 31 tháng 12 năm 2024 thì có giá trị sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2024. …” | Luật Cư trú: “3. Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022. …” |
Thông tư 116/2026/TT-BCA (ban hành 29/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) thay thế Thông tư 55/2021/TT-BCA, 56/2021/TT-BCA và 66/2023/TT-BCA về cư trú. Mất thẻ căn cước thì làm thủ tục cấp lại thẻ; đơn xác nhận mất giấy tờ chỉ để giải trình tạm thời với nơi nhận hồ sơ.
Hình 1. 8 loại đơn xin xác nhận thường dùng – gửi ai xác nhận
2. Tải mẫu đơn xin xác nhận
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 2.8 do Ban biên tập soạn, dùng chung cho mọi nội dung cần xác nhận. Mẫu đơn xin xác nhận dân sự (lý lịch, nhân thân) được hướng dẫn riêng trong bài đơn xin xác nhận dân sự 2026.
2.1. Đơn xin xác nhận gửi Ủy ban nhân dân xã, phường (mẫu chung)
Mẫu dùng cho hầu hết việc cần chính quyền cấp xã xác nhận: thông tin người làm đơn, nội dung đề nghị xác nhận, lý do, chữ ký và khung “Xác nhận của chính quyền địa phương”. Sửa phần giấy tờ tùy thân trước khi dùng.
Hình 2. Đơn xin xác nhận gửi Ủy ban nhân dân xã, phường (mẫu chung)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận gửi UBND (Mẫu 1)
2.2. Giấy xác nhận thông tin cá nhân (có ảnh, đóng dấu giáp lai)
Người làm đơn tự khai lý lịch (họ tên, ngày sinh, nơi thường trú, tạm trú, cha mẹ), dán ảnh 3x4 và đề nghị cơ quan nơi thường trú xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh – thường dùng kèm hồ sơ xin việc, du học.
Hình 3. Giấy xác nhận thông tin cá nhân (có ảnh, đóng dấu giáp lai)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thông tin cá nhân (Mẫu 2)
2.3. Đơn xin xác nhận mất giấy tờ
Trình bày giấy tờ bị mất, thời gian, địa điểm và đề nghị cơ quan xác nhận việc đang chờ cấp lại – dùng tạm thời khi cần chứng minh nhân thân hoặc giải trình với nơi nhận hồ sơ.
Hình 4. Đơn xin xác nhận mất giấy tờ
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận mất giấy tờ (Mẫu 3)
2.4. Đơn xin xác nhận nơi cư trú, thường trú tại địa phương
Đề nghị cơ quan công an xác nhận đã, đang cư trú tại địa chỉ từ ngày … đến nay. Từ 01/7/2026, việc xác nhận cư trú thực hiện bằng Xác nhận thông tin về cư trú theo Thông tư 116/2026/TT-BCA; chỉ dùng mẫu đơn khi nơi nhận hồ sơ yêu cầu riêng.
Hình 5. Đơn xin xác nhận nơi cư trú, thường trú tại địa phương
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận nơi cư trú (Mẫu 4)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận thường trú (Mẫu 5)
2.5. Đơn xin xác nhận tạm trú
Người đang thuê nhà, ở nhờ đề nghị công an nơi tạm trú xác nhận thời gian tạm trú. Lưu ý như mẫu 2.4: ưu tiên Xác nhận thông tin về cư trú qua VNeID, Cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp.
Hình 6. Đơn xin xác nhận tạm trú
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận tạm trú (Mẫu 6)
2.6. Đơn xin xác nhận thời gian công tác
Người lao động đề nghị nơi đã hoặc đang làm việc xác nhận thời gian công tác, lĩnh vực, trình độ – dùng khi xin việc mới, xét chức danh nghề nghiệp, bổ sung hồ sơ.
Hình 7. Đơn xin xác nhận thời gian công tác
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận thời gian công tác (Mẫu 7)
2.7. Giấy xác nhận thực tập
Đơn vị nhận thực tập xác nhận thời gian, công việc, người hướng dẫn và đánh giá sinh viên theo bảng tiêu chí (tự đánh giá và đơn vị đánh giá).
Hình 8. Giấy xác nhận thực tập
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thực tập (Mẫu 8)
2.8. Mẫu đơn xin xác nhận dùng chung cập nhật 2026 (Ban biên tập soạn)
Cấu trúc đủ năm phần: Kính gửi, thông tin người làm đơn (số định danh cá nhân), nội dung đề nghị xác nhận, mục đích sử dụng, giấy tờ kèm theo; khung xác nhận yêu cầu cơ quan ghi rõ nội dung đã xác nhận, chức vụ, ngày ký. Sao chép nội dung dưới đây vào Word để dùng.
Hình 9. Mẫu đơn xin xác nhận dùng chung cập nhật 2026 (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.8 | Quốc hiệu, tiêu ngữ. ĐƠN XIN XÁC NHẬN (V/v: …). | Kính gửi: … (cơ quan có thẩm quyền xác nhận). | Tôi tên là …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân …; Điện thoại …; Nơi thường trú …; Nơi ở hiện tại (nếu khác) … | 1. Nội dung đề nghị xác nhận: … | 2. Mục đích sử dụng: … (nơi sẽ nộp, hồ sơ gì). | 3. Giấy tờ kèm theo (nếu có): … | Tôi cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình. | Bên trái: XÁC NHẬN CỦA … (ghi rõ nội dung xác nhận, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu). Bên phải: …, ngày … – NGƯỜI LÀM ĐƠN (ký, ghi rõ họ tên). |
3. Hướng dẫn cách ghi chi tiết và lỗi cần sửa
Hình 10. Đơn xin xác nhận gửi UBND – cách ghi và lỗi
Hình 11. Đơn xin xác nhận mất giấy tờ – lưu ý
| Mục | Cách ghi |
| Tên đơn, V/v | “ĐƠN XIN XÁC NHẬN” kèm dòng V/v nêu ngắn nội dung (xác nhận thời gian công tác, hoàn cảnh gia đình…) |
| Kính gửi | Đúng cơ quan quản lý thông tin cần xác nhận: UBND xã/phường/đặc khu, công an cấp xã, cơ quan, doanh nghiệp, nhà trường |
| Người làm đơn | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi thường trú, nơi ở hiện tại, điện thoại |
| Nội dung xác nhận | Viết thành câu cụ thể, kiểm chứng được (ai, việc gì, thời gian, địa điểm); không yêu cầu xác nhận việc ngoài thẩm quyền |
| Mục đích | Nơi sẽ nộp và loại hồ sơ – giúp cơ quan xác nhận đúng nội dung cần thiết |
| Giấy tờ kèm theo | Bản sao giấy tờ chứng minh (hợp đồng lao động, quyết định, giấy báo…) nếu có |
| Cam đoan, ký | Lời cam đoan; ngày tháng, chữ ký, họ tên người làm đơn |
| Phần xác nhận | Cơ quan ghi rõ nội dung đã xác nhận, ngày, chức vụ người ký, đóng dấu – tránh chỉ ký “xác nhận” chung chung |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2.1, 2.2, 2.3, 2.5 và Mẫu 5 (nhóm 2.4) ghi “CMND số … cấp ngày … nơi cấp”: chứng minh nhân dân hết giá trị từ 01/01/2025 – ghi số định danh cá nhân. | – Mẫu 2.2 còn “Sổ hộ khẩu số”, mẫu 2.3, 2.4, 2.5 còn “hộ khẩu thường trú”: sổ hộ khẩu hết giá trị từ 01/01/2023 – ghi nơi thường trú. | – Mẫu 2.2 ghi “Trưởng Công an phường (xã, thị trấn)”, Mẫu 4 (nhóm 2.4) và mẫu 2.5 ghi “Ban Công an xã/Ban Công an”: từ 01/7/2025 chính quyền địa phương gồm cấp tỉnh và cấp xã (xã, phường, đặc khu) – ghi đúng tên cơ quan công an cấp xã hiện tại. | – Mẫu 2.2 có ô “Tôn giáo”, “Nguyên quán”: chỉ khai khi nơi nhận hồ sơ yêu cầu. | – Mẫu 2.1 gõ sai “Ký và nghi rõ họ tên”; mẫu 2.5 thiếu chữ “đã tạm trú tại địa [chỉ] này” – sửa trước khi in. | – Mẫu 2.4, 2.5 (xác nhận cư trú, tạm trú): từ 01/7/2026 cơ quan đăng ký cư trú cấp Xác nhận thông tin về cư trú theo Thông tư 116/2026/TT-BCA; nơi nhận đã khai thác được dữ liệu qua VNeID thì không được yêu cầu nộp giấy xác nhận (khoản 5 Điều 16). | – Mẫu 2.3: mất thẻ căn cước thì làm thủ tục cấp lại thẻ (điểm a khoản 2 Điều 24 Luật Căn cước 2023); đơn xác nhận mất giấy tờ không thay thế giấy tờ bị mất. | – Mẫu 2.6 để người lao động tự ghi “Nhận xét trong quá trình công tác”: phần nhận xét nên do cơ quan, doanh nghiệp ghi trong khung xác nhận. |
4. Ví dụ đơn xin xác nhận đã điền
Hình 12. Ví dụ đơn xin xác nhận đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: sinh viên đề nghị Ủy ban nhân dân phường nơi thường trú xác nhận hoàn cảnh gia đình để bổ sung hồ sơ xét học bổng. Nội dung đề nghị viết thành câu cụ thể, có thể kiểm chứng; phần xác nhận ghi rõ UBND phường xác nhận điều gì, ngày ký, chức vụ người ký và đóng dấu.
| Lưu ý khi nộp và xin xác nhận | – Hỏi trước nơi nhận hồ sơ có mẫu riêng không; nhiều cơ quan đã khai thác dữ liệu dân cư qua VNeID nên không cần giấy xác nhận. | – Mang theo thẻ căn cước và giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị xác nhận. | – Cơ quan có thể từ chối xác nhận nội dung không thuộc phạm vi quản lý hoặc không có căn cứ kiểm chứng. | – Khai không đúng sự thật để được xác nhận có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật. |
Kết luận
Đơn xin xác nhận không có mẫu bắt buộc nhưng phải gửi đúng cơ quan có thẩm quyền, ghi số định danh cá nhân, nội dung đề nghị xác nhận cụ thể và mục đích sử dụng. Với cư trú, dùng Xác nhận thông tin về cư trú theo Thông tư 116/2026/TT-BCA; với giấy tờ bị mất, làm thủ tục cấp lại. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Đối chiếu yêu cầu của nơi nhận hồ sơ và thủ tục hành chính hiện hành trên Cổng dịch vụ công quốc gia trước khi nộp. |