1. Căn cứ pháp lý khi xác nhận lương
Không có văn bản nào quy định mẫu giấy xác nhận lương. Tuy nhiên, các thông tin được xác nhận – tiền lương, loại hợp đồng, hình thức trả lương – đều phải đúng với quy định của Bộ luật Lao động 2019 và hồ sơ trả lương thực tế của doanh nghiệp.
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 1, khoản 2 Điều 90 (tiền lương) | “1. Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. | 2. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.” |
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 1 Điều 20 (loại hợp đồng lao động) | “1. Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây: a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng; b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.” |
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 3 Điều 95; khoản 2 Điều 96 (bảng kê, hình thức trả lương) | “3. Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).” (Điều 95) | “2. Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng. Trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.” (Điều 96) |
Hình 1. Giấy xác nhận lương: dùng khi nào, ghi gì, ai ký
2. Tải 7 mẫu xác nhận lương 2026
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 2.1–2.4 dành cho người lao động viết đơn và công ty ký xác nhận; mẫu 2.3 do công ty lập trực tiếp; mẫu 2.5–2.7 là các bản rút gọn.
2.1. Giấy xác nhận lương (bản đầy đủ, người lao động khai – công ty xác nhận)
Mẫu chi tiết nhất: thông tin cá nhân, nơi công tác, chức danh, loại hợp đồng lao động, thời gian công tác, lương chính, thu nhập khác, thu nhập 03 tháng gần nhất, hình thức trả lương, lý do xin xác nhận. Phù hợp hồ sơ vay vốn, thuê nhà, visa. Hai link là cùng một mẫu.
Hình 2. Giấy xác nhận lương (bản đầy đủ, người lao động khai – công ty xác nhận)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận lương (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận lương (Mẫu 2)
2.2. Đơn xin xác nhận lương kèm bảng thu nhập 03 tháng
Đơn ngắn gửi Ban Giám đốc, có bảng lương thực lãnh 03 tháng gần nhất và ô chọn hình thức trả lương. Hai link là cùng một mẫu.
Hình 3. Đơn xin xác nhận lương kèm bảng thu nhập 03 tháng
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận lương (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận lương (Mẫu 2)
2.3. Xác nhận mức lương (công ty chủ động cấp)
Văn bản do công ty lập theo đề nghị của người lao động: vị trí, phòng ban, thời gian làm việc, loại hợp đồng, thu nhập bình quân tháng gồm lương và phụ cấp; đại diện cơ quan ký, đóng dấu. Hai link là cùng một mẫu.
Hình 4. Xác nhận mức lương (công ty chủ động cấp)
⬇ Tải mẫu: Xác nhận mức lương (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Xác nhận mức lương (Mẫu 2)
2.4. Đơn xin xác nhận mức lương (có địa chỉ tạm trú, lương từng tháng)
Đơn của người lao động kê thông tin cá nhân, nơi tạm trú, phòng ban, chức vụ, thời gian công tác, loại hợp đồng và lương từng tháng. Hai link là cùng một mẫu.
Hình 5. Đơn xin xác nhận mức lương (có địa chỉ tạm trú, lương từng tháng)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận mức lương (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận mức lương (Mẫu 2)
2.5. Giấy xác nhận lương bản ngắn (một trang)
Một trang: thông tin cá nhân, công ty, vị trí, loại hợp đồng, thời gian công tác, mức lương chính trước/sau thuế, thu nhập khác; công ty xác nhận ở cuối trang.
Hình 6. Giấy xác nhận lương bản ngắn (một trang)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận lương bản ngắn
2.6. Giấy xác nhận thu nhập (mức lương, tổng thu nhập)
Mẫu tối giản gồm nơi làm việc, chức vụ, thời hạn hợp đồng, mức lương và tổng thu nhập hằng tháng – dùng khi nơi nhận chỉ cần xác nhận thu nhập.
Hình 7. Giấy xác nhận thu nhập (mức lương, tổng thu nhập)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thu nhập
2.7. Giấy xác nhận thu nhập 03 tháng gần nhất
Ghi ngày vào làm, loại hợp đồng, thời gian công tác và thu nhập từng tháng trong 03 tháng gần nhất; công ty và người làm đơn cùng ký.
Hình 8. Giấy xác nhận thu nhập 03 tháng gần nhất
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thu nhập 3 tháng
3. Cách ghi và lỗi trong mẫu
Hình 9. Giấy xác nhận lương bản đầy đủ – cách ghi và điểm cần sửa
Hình 10. Giấy xác nhận lương bản ngắn – điểm cần sửa
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi | Ban Giám đốc công ty (đơn của người lao động) hoặc nơi nhận: ngân hàng, chủ nhà, cơ quan lãnh sự (văn bản công ty cấp) |
| Người lao động | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi thường trú, điện thoại |
| Công việc | Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ; bộ phận, chức danh |
| Hợp đồng lao động | Không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn (ghi thời hạn thực tế, tối đa 36 tháng); ngày bắt đầu làm việc |
| Tiền lương | Mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung; tổng thu nhập; ghi rõ trước hay sau thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm bắt buộc |
| Thu nhập 3–6 tháng | Từng tháng, khớp bảng kê trả lương và sao kê tài khoản; có làm thêm giờ thì ghi chú |
| Hình thức trả lương | Tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản cá nhân |
| Mục đích, giá trị | Thuê nhà, vay vốn, xin visa…; có thể ghi thời hạn giá trị của giấy (ví dụ 30 ngày) |
| Ký, đóng dấu | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; ghi số văn bản, ngày ký |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2.1 và 2.5 cho chọn hợp đồng “xác định thời hạn 01 năm / 02 năm / 03 năm” – Bộ luật Lao động 2019 chỉ có hai loại hợp đồng; hợp đồng xác định thời hạn có thể là bất kỳ thời hạn nào không quá 36 tháng, nên ghi đúng thời hạn thực tế. | – Hầu hết các mẫu ghi “Số CMND … Cấp ngày … Nơi cấp” và có ô “Fax” – sửa thành số định danh cá nhân; bỏ ô Fax. | – Mẫu 2.5 in sẵn “TPHCM, ngày … tháng … năm 2018” – xóa, ghi địa danh và ngày ký thực tế. | – Mẫu 2.2 sai chính tả “Trân thành cảm ơn” (đúng: “Chân thành cảm ơn”). | – Ô “Trước thuế / Sau thuế” chưa đủ rõ: nên ghi “trước thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm bắt buộc” hoặc “thực lĩnh sau khấu trừ”. | – Không xác nhận số liệu khác với bảng kê trả lương, sao kê ngân hàng; ngân hàng, cơ quan lãnh sự thường đối chiếu các chứng từ này. | – Không nhầm giấy xác nhận lương với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân – đây là chứng từ thuế, có quy định riêng. |
4. Ví dụ giấy xác nhận lương dùng thuê nhà
Hình 11. Ví dụ giấy xác nhận lương công ty cấp để thuê căn hộ (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ, tiền lương theo hợp đồng là 18.000.000 + 2.000.000 = 20.000.000 đồng/tháng; thu nhập 3 tháng gần nhất 20.000.000 + 20.000.000 + 21.500.000 = 61.500.000 đồng, bình quân 20.500.000 đồng/tháng. Giấy gửi thẳng chủ nhà, ghi rõ mục đích thuê căn hộ và thời hạn giá trị 30 ngày.
| Lưu ý khi xin xác nhận lương | – Hỏi trước nơi nhận cần mẫu riêng không (nhiều ngân hàng, đại sứ quán có mẫu của họ, có thể yêu cầu bản tiếng Anh). | – Kèm sao kê tài khoản nhận lương 3–6 tháng để tăng độ tin cậy. | – Thông tin thu nhập là dữ liệu cá nhân – chỉ cung cấp cho đúng nơi cần, ghi rõ mục đích sử dụng. | – Người lao động thử việc, hợp đồng dịch vụ nên ghi đúng loại hợp đồng thực tế, không ghi thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn. |
Kết luận
Mẫu xác nhận lương 2026 không bắt buộc theo khuôn nào, nhưng phải ghi đúng loại hợp đồng (không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn tối đa 36 tháng), tách mức lương – phụ cấp – khoản bổ sung, ghi rõ trước hay sau thuế, khớp bảng kê trả lương và do người có thẩm quyền ký. Sửa CMND, ô Fax, năm in sẵn trước khi dùng. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Đối chiếu yêu cầu của nơi nhận hồ sơ và Bộ luật Lao động 2019 trước khi xác nhận. |