⬇ TẢI BỘ HỒ SƠ MUA BÁN – SANG TÊN NHÀ ĐẤT (File Word) - Miễn phí
1. Quy trình mua bán nhà đất 2026 (sơ đồ tổng quan)
Toàn bộ giao dịch gói gọn trong 6 bước dưới đây. Hai bước có dấu “bắt buộc” là công chứng hợp đồng và đăng ký sang tên - thiếu một trong hai thì việc mua bán chưa hoàn tất về mặt pháp lý.
Sơ đồ 6 bước mua bán nhà đất 2026 - từ kiểm tra pháp lý đến nhận Sổ đỏ.
2. Bước 1 – Kiểm tra pháp lý nhà đất
Đây là bước quan trọng nhất nhưng hay bị bỏ qua. Trước khi xuống tiền, người mua cần chắc chắn nhà đất đủ điều kiện chuyển nhượng và không dính rủi ro.
Điều kiện chuyển nhượng cần kiểm tra
• Có Giấy chứng nhận; đất không tranh chấp; không bị kê biên; trong thời hạn sử dụng; không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời (khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024).
• Với nhà ở: có Giấy chứng nhận; không tranh chấp, khiếu nại; trong thời hạn sở hữu; không bị kê biên; không thuộc diện đã có quyết định thu hồi, giải tỏa, phá dỡ (Điều 160 Luật Nhà ở 2023).
Cách kiểm tra thực tế
• Xem Giấy chứng nhận bản gốc, đối chiếu thông tin với CCCD của người bán và tình trạng hôn nhân.
• Kiểm tra quy hoạch, tranh chấp, thế chấp bằng cách nộp phiếu yêu cầu cung cấp thông tin tại Văn phòng đăng ký đất đai (Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP).
3. Bước 2 – Đặt cọc (không bắt buộc)
Pháp luật không bắt buộc đặt cọc, nhưng thực tế hầu hết giao dịch đều lập hợp đồng đặt cọc để “giữ chỗ”. Cần ghi rõ số tiền cọc, giá bán, thời hạn ký công chứng và mức phạt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015: bên mua bỏ cọc thì mất cọc; bên bán bỏ cọc phải trả cọc và đền một khoản tương đương.
4. Bước 3 – Ký và công chứng hợp đồng chuyển nhượng
Khác với đặt cọc, đây là bước bắt buộc. Hai bên ký hợp đồng chuyển nhượng và công chứng/chứng thực thì hợp đồng mới có hiệu lực.
Điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024:
“Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này.”
Công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng nơi có nhà đất, hoặc chứng thực tại UBND cấp xã. Hồ sơ công chứng gồm: Giấy chứng nhận bản gốc, CCCD của các bên, giấy tờ về tình trạng hôn nhân và dự thảo hợp đồng.
5. Bước 4 – Kê khai thuế, lệ phí
Sau khi công chứng, các bên kê khai và nộp nghĩa vụ tài chính. Nếu thỏa thuận bên mua nộp thuế thay, nên khai thuế cùng lúc nộp hồ sơ sang tên để tiết kiệm thời gian.
• Thuế TNCN: nộp thuế thu nhập cá nhân 2% giá chuyển nhượng (bên bán) - trừ trường hợp được miễn.
• Lệ phí trước bạ: nộp lệ phí trước bạ 0,5% (bên mua).
• Phí thẩm định: nộp phí thẩm định hồ sơ theo mức HĐND cấp tỉnh quy định.
6. Bước 5 & 6 – Đăng ký sang tên và nhận Sổ đỏ
Đăng ký biến động (sang tên) là bước bắt buộc để bên mua chính thức đứng tên. Đây cũng là khâu có nhiều thay đổi trong năm 2025 – 2026.
Điểm mới cần lưu ý (2025 – 2026):
• Đơn đăng ký biến động dùng Mẫu số 18 (Phụ lục II Nghị định 151/2025/NĐ-CP), thay cho Mẫu số 11/ĐK cũ.
• Từ 01/7/2025, tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp (tỉnh – xã), không còn cấp huyện; hồ sơ nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Nơi nộp và thời hạn giải quyết
• Nơi nộp: nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh, hoặc Văn phòng đăng ký đất đai / Chi nhánh nơi có nhà đất.
• Thời hạn: không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, chưa tính ngày nghỉ, lễ và thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính (Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP).
Kết quả: cơ quan đăng ký xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận hoặc cấp Giấy chứng nhận mới cho bên mua. Lưu ý: chậm đăng ký biến động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
7. Bộ hồ sơ sang tên và mẫu cần tải
Bộ hồ sơ đăng ký biến động (sang tên) khi mua bán nhà đất gồm các giấy tờ sau:
| Giấy tờ | Ghi chú |
| Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18) | Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (thay Mẫu 11/ĐK) |
| Hợp đồng chuyển nhượng | Bản đã công chứng/chứng thực |
| Bản gốc Giấy chứng nhận | Sổ đỏ/Sổ hồng đã cấp cho bên bán |
| Tờ khai thuế TNCN (03/BĐS-TNCN) | Bên bán kê khai (hoặc bên mua nộp thay) |
| Tờ khai lệ phí trước bạ (Mẫu 01) | Bên mua kê khai |
| Giấy tờ miễn, giảm thuế/lệ phí (nếu có) | Ví dụ chuyển nhượng giữa người thân |
Mẫu Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18)
Đây là mẫu quan trọng nhất của bước sang tên. Dưới đây là mẫu đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay).
Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu số 18) - đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay).
↓ Tải Mẫu 18: Bản Word - Bản PDF
↓ Tải tờ khai kèm theo: Tờ khai TNCN 03/BĐS · Bản khác · Tờ khai lệ phí trước bạ
Lưu ý về biểu mẫu:
Sau khi tổ chức lại chính quyền địa phương, một số biểu mẫu và nơi nộp có thể được điều chỉnh theo địa phương. Nên xác nhận mẫu đơn và bộ phận tiếp nhận hiện hành tại Văn phòng đăng ký đất đai nơi có nhà đất trước khi nộp.
8. Chi phí mua bán nhà đất
Bốn khoản chi phí chính khi mua bán, sang tên nhà đất:
| Khoản | Mức thu | Bên nộp (thông lệ) | Căn cứ |
| Thuế TNCN | 2% × giá chuyển nhượng | Bên bán | Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 |
| Lệ phí trước bạ | 0,5% × giá tính lệ phí | Bên mua | Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP |
| Phí công chứng | Theo giá trị hợp đồng | Thỏa thuận | Thông tư 257/2016/TT-BTC |
| Phí thẩm định hồ sơ | Do HĐND cấp tỉnh quy định | Bên mua | Thông tư 85/2019/TT-BTC |
Ví dụ với nhà đất 5 tỷ đồng: thuế TNCN 100 triệu (bên bán), lệ phí trước bạ 25 triệu (bên mua), phí công chứng khoảng 3,2 triệu. Lệ phí trước bạ tính theo Bảng giá đất nếu giá này cao hơn giá hợp đồng; căn cứ thuế và mức phí có thể thay đổi, nên đối chiếu cơ quan thuế và văn phòng công chứng khi giao dịch.
Kết luận
Mua bán nhà đất an toàn là làm đúng và đủ 6 bước: kiểm tra pháp lý, đặt cọc, công chứng, nộp thuế, đăng ký sang tên và nhận Sổ đỏ. Năm 2026 có hai thay đổi cần nhớ: đơn đăng ký biến động dùng Mẫu số 18 và hồ sơ nộp tại cấp xã/tỉnh.
Miễn trừ trách nhiệm:
Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026, không thay thế tư vấn pháp lý riêng. Biểu mẫu, nơi nộp và mức thuế – phí có thể thay đổi; với giao dịch cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Văn phòng đăng ký đất đai, công chứng viên, luật sư trước khi thực hiện.