1. Giấy xác nhận thu nhập là gì, căn cứ pháp lý năm 2026
Giấy xác nhận thu nhập (còn gọi thư xác nhận thu nhập, giấy xác nhận lương) ghi nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công mà tổ chức trả cho cá nhân trong một khoảng thời gian. Ngoài hồ sơ nhà ở xã hội, pháp luật không quy định mẫu bắt buộc; nội dung xác nhận phải khớp hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ khấu trừ thuế. Năm 2026, các khái niệm “thu nhập từ tiền lương, tiền công”, “cá nhân cư trú” trong giấy xác nhận được hiểu theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.
| ⚖ Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (Luật số 109/2025/QH15) – Điều 2. Người nộp thuế | “1. Người nộp thuế thu nhập cá nhân là cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 của Luật này phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 của Luật này phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam. | 2. Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây: | a) Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong 01 năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam; | b) Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn. | 3. Cá nhân không cư trú là người không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này. …” |
| ⚖ Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 – trích khoản 2 Điều 3 (thu nhập từ tiền lương, tiền công) | “2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm: | a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công; | b) Tiền thù lao, các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức; …” |
| ⚖ Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 – khoản 1, khoản 2 Điều 29 (hiệu lực) | “1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, trừ quy định tại khoản 2 Điều này. | 2. Các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.” |
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 1 Điều 90 (tiền lương) | “1. Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.” |
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 1 Điều 20 (loại hợp đồng lao động) | “1. Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây: | a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng; | b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.” |
Với nhà ở xã hội, Mẫu số 05 ban hành kèm Thông tư 08/2026/TT-BXD ghi rõ: Công an cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú hoặc nơi ở hiện tại có trách nhiệm xác nhận theo khoản 2 Điều 30 Nghị định 100/2024/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 261/2025/NĐ-CP và Nghị định 54/2026/NĐ-CP).
Hình 1. Mục đích nào – dùng mẫu nào – ai xác nhận
2. Tải mẫu giấy xác nhận thu nhập
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 2.8 do Ban biên tập soạn, cập nhật số định danh cá nhân và bảng thu nhập 03 tháng.
2.1. Thư xác nhận thu nhập dùng khi quyết toán thuế TNCN
Tổ chức trả thu nhập xác nhận cho cá nhân: thông tin tổ chức, cá nhân (cư trú hay không cư trú), khoản thu nhập tiền lương, tiền công, thời điểm trả, thu nhập chịu thuế, tính thuế, bảo hiểm bắt buộc và số thuế đã khấu trừ. Là mẫu tham khảo – pháp luật hiện hành không ban hành mẫu bắt buộc.
Hình 2. Thư xác nhận thu nhập dùng khi quyết toán thuế TNCN
⬇ Tải mẫu: Thư xác nhận thu nhập (Mẫu 1)
2.2. Thư xác nhận thu nhập cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Dùng cho người được bổ nhiệm sang Việt Nam: ngày đến Việt Nam, thu nhập cả năm tách phần trả tại Việt Nam và nước ngoài, khoản đã khấu trừ ở nước ngoài, tiền thuê nhà. Hai file cùng nội dung, đều in nhãn “Mẫu số 20/TXN-TNCN” cần xóa trước khi dùng.
Hình 3. Thư xác nhận thu nhập cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
⬇ Tải mẫu: Thư xác nhận thu nhập (người nước ngoài) (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Thư xác nhận thu nhập (người nước ngoài) (Mẫu 3)
2.3. Giấy xác nhận thu nhập tại công ty (người lao động khai, công ty xác nhận)
Mẫu ngắn một trang: thông tin người lao động, nơi làm việc, loại hợp đồng, mức lương chính trước/sau thuế, thu nhập khác và diễn giải nguồn thu nhập. Hay dùng khi vay tiêu dùng, mua trả góp.
Hình 4. Giấy xác nhận thu nhập tại công ty (người lao động khai, công ty xác nhận)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thu nhập (Mẫu 4)
2.4. Giấy xác nhận thu nhập kèm thu nhập 03 tháng gần nhất
Người lao động kê khai chi tiết (thông tin cá nhân, công ty, loại hợp đồng, lương chính, thu nhập khác, thu nhập từng tháng của 03 tháng gần nhất, hình thức trả lương, lý do) rồi trình giám đốc xác nhận. Phù hợp hồ sơ vay ngân hàng.
Hình 5. Giấy xác nhận thu nhập kèm thu nhập 03 tháng gần nhất
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thu nhập 3 tháng (Mẫu 5)
2.5. Xác nhận mức thu nhập bình quân (cơ quan, công ty cấp)
Mẫu do cơ quan, công ty cấp theo đề nghị của người lao động: vị trí, phòng ban, thời gian làm việc, loại hợp đồng, thu nhập bình quân tháng tách lương và phụ cấp. Ngắn gọn, dùng khi bên tiếp nhận chỉ cần con số bình quân.
Hình 6. Xác nhận mức thu nhập bình quân (cơ quan, công ty cấp)
⬇ Tải mẫu: Xác nhận thu nhập bình quân (Mẫu 6)
2.6. Giấy xác nhận lương 03 tháng, 06 tháng gần nhất (bảng từng tháng)
Công ty cấp, có số văn bản và bảng mức lương từng tháng, mức bình quân. Hai bản chỉ khác số dòng tháng (03 hoặc 06), chọn theo yêu cầu của ngân hàng hoặc cơ quan tiếp nhận.
Hình 7. Giấy xác nhận lương 03 tháng, 06 tháng gần nhất (bảng từng tháng)
⬇ Tải mẫu: Xác nhận lương 3 tháng (Mẫu 7)
⬇ Tải mẫu: Xác nhận lương 6 tháng (Mẫu 8)
2.7. Mẫu số 05 – Đơn đề nghị xác nhận điều kiện về thu nhập mua, thuê mua nhà ở xã hội (Thông tư 08/2026/TT-BXD)
Mẫu bắt buộc theo Thông tư 08/2026/TT-BXD, áp dụng cho người thu nhập thấp tại khu vực đô thị không có hợp đồng lao động, không hưởng lương hưu do cơ quan Bảo hiểm xã hội chi trả; người kê khai thu nhập bình quân hằng tháng thực nhận, Công an cấp xã xác nhận.
Hình 8. Mẫu số 05 – Đơn đề nghị xác nhận điều kiện về thu nhập mua, thuê mua nhà ở xã hội (Thông tư 08/2026/TT-BXD)
⬇ Tải mẫu: Mẫu 05 nhà ở xã hội (Mẫu 9)
⬇ Tải mẫu: Mẫu 05 nhà ở xã hội (Mẫu 10)
2.8. Mẫu giấy xác nhận thu nhập cập nhật 2026 (Ban biên tập soạn)
Công ty cấp cho người lao động, dùng được cho vay vốn, chứng minh tài chính: có số văn bản, đơn vị tiếp nhận, số định danh cá nhân (đồng thời là mã số thuế), loại hợp đồng lao động theo Điều 20 Bộ luật Lao động, bảng thu nhập 03 tháng (tổng – bảo hiểm – thuế – thực nhận). Sao chép nội dung dưới đây vào Word để dùng.
Hình 9. Mẫu giấy xác nhận thu nhập cập nhật 2026 (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.8 | Góc trái: CÔNG TY …; Số: …/XNTN. Góc phải: Quốc hiệu, tiêu ngữ; …, ngày … tháng … năm … | GIẤY XÁC NHẬN THU NHẬP – Kính gửi: … (đơn vị tiếp nhận). | 1. Đơn vị xác nhận: Tên công ty …; Mã số doanh nghiệp …; Địa chỉ …; Điện thoại … | 2. Người lao động: Họ và tên …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân (đồng thời là mã số thuế) …; Chức vụ …; Bộ phận …; Hợp đồng lao động số … ngày …, loại ☐ không xác định thời hạn ☐ xác định thời hạn đến …; Làm việc từ ngày … đến nay. | 3. Thu nhập 03 tháng gần nhất (đồng): Tháng | Tổng thu nhập | BHXH, BHYT, BHTN | Thuế TNCN đã khấu trừ | Thực nhận. | Thu nhập bình quân tháng … (thực nhận …), bằng chữ …; Hình thức trả lương …; Mục đích xác nhận … | Công ty xác nhận các thông tin trên đúng với hồ sơ lao động, bảng lương và chịu trách nhiệm về nội dung xác nhận. | Ký: Người lập (kế toán) – Đại diện công ty (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu). |
3. Hướng dẫn cách ghi chi tiết và lỗi cần sửa
Hình 10. Thư xác nhận thu nhập dùng khi quyết toán thuế – cách ghi
Hình 11. Thư xác nhận thu nhập cho người nước ngoài – lưu ý
| Mục | Cách ghi |
| Đơn vị xác nhận | Tên công ty, mã số doanh nghiệp (mã số thuế), địa chỉ, điện thoại; có số văn bản nếu công ty quản lý công văn đi |
| Kính gửi | Tên ngân hàng, cơ quan thuế, đại sứ quán… nơi nộp; để trống nếu dùng chung |
| Thông tin cá nhân | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân (đồng thời là mã số thuế), chức vụ, bộ phận |
| Hợp đồng lao động | Số, ngày ký; loại không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn (tối đa 36 tháng), ngày hết hạn |
| Cư trú / không cư trú | Đánh dấu theo khoản 2 Điều 2 Luật Thuế TNCN 2025 (183 ngày hoặc nơi ở thường xuyên) |
| Thu nhập | Ghi rõ trước hay sau thuế; tách lương, phụ cấp, thu nhập khác; ghi từng tháng nếu bên nhận yêu cầu 03 hoặc 06 tháng |
| Khoản khấu trừ | Bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN đã khấu trừ – khớp chứng từ khấu trừ thuế và bảng lương |
| Mục đích, thời hạn | Vay vốn, quyết toán thuế, nhà ở xã hội, thị thực…; nhiều nơi chỉ nhận giấy cấp trong 30 ngày gần nhất |
| Ký, đóng dấu | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, ghi rõ chức vụ, đóng dấu (nếu có) |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2.2 in “Mẫu số: 20/TXN-TNCN (Ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC)” – Thông tư 156 hết hiệu lực từ 01/01/2022; xóa nhãn này, giữ nội dung làm mẫu tham khảo. | – Mẫu 2.2 dành cho người nước ngoài được bổ nhiệm sang Việt Nam (“Ngày đến Việt Nam”, thu nhập tại nước ngoài) – không dùng cho người lao động Việt Nam. | – Mẫu 2.1 ghi “Mã số thuế” của cá nhân và in sẵn “Quốc tịch: Việt Nam” – ghi số định danh cá nhân; sửa quốc tịch nếu là người nước ngoài. | – Mẫu 2.3, 2.4 có ô hợp đồng “Thời vụ”, “Thời hạn 1 năm/2 năm/3 năm” – Bộ luật Lao động 2019 chỉ còn 2 loại (khoản 1 Điều 20): không xác định thời hạn và xác định thời hạn không quá 36 tháng. | – Mẫu 2.3 điền sẵn “Diễn giải nguồn thu nhập khác: Hưởng theo doanh thu của doanh nghiệp và thưởng” – xóa, ghi đúng nguồn thực tế. | – Mẫu 2.3, 2.4, 2.5, 2.6 ghi “CMND”, “CMTND”, “Địa chỉ thường trú”, “Fax” – thay bằng số định danh cá nhân, nơi cư trú, email; mẫu 2.4 còn sót số chú thích “(11)” ở mục lý do. | – Mẫu 2.6 có dòng “(Hoặc: Hình thức trả lương: chuyển khoản/tiền mặt)” lẫn vào phần bình quân – tách thành mục riêng. | – Mẫu 2.7 chỉ dành cho người không có hợp đồng lao động, không hưởng lương hưu; người có hợp đồng lao động dùng mẫu dành cho người được cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nơi làm việc xác nhận. | – Không nhầm giấy xác nhận thu nhập với chứng từ khấu trừ thuế TNCN: chứng từ khấu trừ là chứng từ thuế do tổ chức trả thu nhập lập theo quy định về hóa đơn, chứng từ. |
4. Ví dụ giấy xác nhận thu nhập đã điền
Hình 12. Ví dụ giấy xác nhận thu nhập đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: tổng thu nhập mỗi tháng 20.000.000 đồng (lương 18.000.000 đồng, phụ cấp 2.000.000 đồng); bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng 10,5% × 18.000.000 = 1.890.000 đồng; thuế TNCN đã khấu trừ theo bảng lương 130.500 đồng. Thực nhận 20.000.000 − 1.890.000 − 130.500 = 17.979.500 đồng/tháng; bình quân 03 tháng giữ nguyên vì thu nhập các tháng bằng nhau.
| Lưu ý khi xin và nộp giấy xác nhận thu nhập | – Hỏi trước bên nhận cần số tháng (03, 06, 12), con số trước hay sau thuế, có cần mẫu riêng không. | – Kèm sao kê tài khoản nhận lương để đối chiếu; con số phải khớp bảng lương, hợp đồng lao động. | – Xin thị thực hoặc hồ sơ nước ngoài: có thể làm bản song ngữ, ký, đóng dấu như bản tiếng Việt. | – Xác nhận sai sự thật để vay vốn hoặc mua nhà ở xã hội có thể bị từ chối hồ sơ, thu hồi và chịu trách nhiệm theo pháp luật. |
Kết luận
Năm 2026, giấy xác nhận thu nhập không có mẫu chung bắt buộc, trừ Mẫu số 05 Thông tư 08/2026/TT-BXD cho hồ sơ nhà ở xã hội của người không có hợp đồng lao động. Khi dùng mẫu tải về, xóa nhãn “20/TXN-TNCN – Thông tư 156”, thay CMND, hộ khẩu, mã số thuế cá nhân bằng số định danh, ghi đúng loại hợp đồng theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 và để con số khớp bảng lương. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Ngân hàng, cơ quan thuế, chủ đầu tư nhà ở xã hội và cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu mẫu, giấy tờ riêng – kiểm tra danh mục hồ sơ trước khi xin xác nhận. |