1. Khi nào dùng giấy cam đoan trong đăng ký hộ tịch
Người yêu cầu đăng ký hộ tịch được lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu khi pháp luật cho phép thay giấy tờ chứng minh bằng cam đoan hoặc làm chứng. Cơ quan đăng ký phải giải thích rõ trách nhiệm và hậu quả của việc cam đoan không đúng sự thật.
| Thủ tục | Nội dung cam đoan thường gặp |
| Đăng ký khai sinh | Việc sinh khi sinh ngoài cơ sở y tế, không có Giấy chứng sinh và không có người làm chứng |
| Đăng ký kết hôn, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân | Tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú ở nơi khác mà không xác minh được |
| Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử | Đã nộp đủ các giấy tờ mình hiện có liên quan đến nội dung đăng ký lại |
| Nhận cha, mẹ, con | Quan hệ cha, mẹ, con khi không có văn bản giám định, có ít nhất 02 người làm chứng |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP (các thủ tục cho phép cam đoan, làm chứng). | Thông tư 04/2020/TT-BTP: Điều 5 (cam đoan, làm chứng về nội dung đăng ký hộ tịch). | Thông tư 04/2024/TT-BTP (hiệu lực 06/6/2024): Phụ lục danh mục 20 tờ khai, trong đó mẫu số 20 là Bản cam đoan. |
2. Tải mẫu giấy cam đoan
2.1. Bản cam đoan theo Thông tư 04/2024/TT-BTP
Bản trình bày đủ các mục: cơ quan giải quyết; họ tên, ngày sinh, giấy tờ tùy thân người cam đoan; nội dung cam đoan; thủ tục cần thực hiện; nơi nộp; chữ ký. Nơi cư trú chỉ ghi khi không cung cấp số định danh cá nhân.
Hình 1. Bản cam đoan theo Thông tư 04/2024/TT-BTP (Ban biên tập trình bày)
2.2. Bản cam đoan file Word
File Word để điền trên máy, bố cục trước ngày 06/6/2024 – nội dung các mục giữ nguyên; khi dùng, ghi số định danh cá nhân ở dòng giấy tờ tùy thân và ghi kính gửi theo đơn vị hành chính 2 cấp (xã/phường, tỉnh/thành phố).
Hình 2. Bản cam đoan trong đăng ký hộ tịch – file Word
⬇ Tải mẫu: Bản cam đoan trong đăng ký hộ tịch
2.3. Văn bản làm chứng (Ban biên tập soạn)
Dùng cho người làm chứng khi thủ tục yêu cầu người làm chứng thay giấy tờ (việc sinh, việc chết, quan hệ cha mẹ con…).
Hình 3. Văn bản làm chứng trong đăng ký hộ tịch (Ban biên tập soạn)
3. Cách ghi giấy cam đoan
Hình 4. Bản cam đoan trong đăng ký hộ tịch: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi | Tên cơ quan giải quyết việc hộ tịch: UBND xã/phường kèm tỉnh/thành phố; cơ quan đại diện thì ghi tên cơ quan và nước sở tại |
| Họ tên, ngày sinh | Của người cam đoan, ghi đúng như căn cước |
| Nơi cư trú | Chỉ ghi khi không cung cấp số định danh cá nhân: thường trú, không có thì tạm trú, không có nữa thì nơi ở hiện tại |
| Giấy tờ tùy thân | Số định danh cá nhân/căn cước; không có thì hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế |
| Nội dung cam đoan | Viết cụ thể sự việc: ai, thời gian, địa điểm, lý do không có giấy tờ chứng minh |
| Để thực hiện thủ tục / Tại | Tên thủ tục (đăng ký khai sinh, đăng ký lại kết hôn…) và cơ quan nộp hồ sơ |
| Ký tên | Người cam đoan ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên |
4. Lưu ý khi cam đoan
• Chỉ cam đoan về sự việc mình biết rõ; nội dung phải khớp với tờ khai và giấy tờ khác trong hồ sơ.
• Mỗi bản cam đoan dùng cho một thủ tục cụ thể; không viết chung chung "cam đoan các thông tin trên là đúng".
• Cam đoan sai sự thật: việc đăng ký hộ tịch bị hủy bỏ, giấy tờ đã cấp bị thu hồi và người cam đoan bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định.
• Nộp trực tuyến: ký số trên văn bản điện tử hoặc in, ký tay rồi chụp/scan đính kèm.
| ⚠ Lưu ý về mẫu | File Word tại Mục 2.2 có chú thích ghi chứng minh nhân dân và địa danh 3 cấp – nay ghi theo số định danh cá nhân và đơn vị hành chính 2 cấp. Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027 có thể thay đổi mẫu. |
5. Ví dụ đã điền
Hình 5. Ví dụ bản cam đoan về việc sinh đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: chị Nguyễn Thị Hoa sinh con tại nhà, không có Giấy chứng sinh và không có người làm chứng; chị lập bản cam đoan về việc sinh để nộp kèm tờ khai đăng ký khai sinh tại UBND xã nơi cư trú.
Kết luận
Giấy cam đoan giúp hoàn tất thủ tục hộ tịch khi thiếu giấy tờ chứng minh, nhưng phải viết đúng mẫu, nội dung cụ thể và trung thực. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |