1. Giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm là gì
Đây là văn bản phòng ban gửi bộ phận hành chính, kế toán và lãnh đạo để đề nghị mua hoặc cấp văn phòng phẩm. Tùy đơn vị, giấy có thể mang tên phiếu đề xuất, phiếu đề nghị cung cấp hoặc đơn đề xuất mua văn phòng phẩm – bản chất giống nhau.
| Chứng từ | Ai lập | Mục đích |
| Giấy/phiếu đề nghị mua văn phòng phẩm | Phòng ban sử dụng | Xin duyệt nhu cầu, dự toán |
| Bảng tổng hợp nhu cầu | Phòng Hành chính | Gom nhu cầu các phòng, đối chiếu định mức |
| Báo giá, đơn đặt hàng | Hành chính, mua hàng | Chọn nhà cung cấp, chốt giá |
| Hóa đơn, biên bản giao nhận | Nhà cung cấp, hành chính | Căn cứ thanh toán, hạch toán chi phí |
| Phiếu nhập kho, xuất kho (nếu quản lý kho) | Kế toán, thủ kho | Theo dõi văn phòng phẩm nhập, cấp phát |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Điều 16 Luật Kế toán 2015: chứng từ kế toán phải có tên, số hiệu; ngày lập; tên, địa chỉ người lập và người nhận; nội dung nghiệp vụ; số lượng, đơn giá, số tiền bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ tên người lập, người duyệt. | Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ năm tài chính 2026): doanh nghiệp được tự thiết kế chứng từ kế toán phù hợp yêu cầu quản lý nếu bảo đảm nội dung chủ yếu theo Luật Kế toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC. | Khoản mua văn phòng phẩm được tính vào chi phí được trừ khi có hóa đơn hợp pháp, phục vụ sản xuất, kinh doanh; hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính chi phí. | Cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập mua văn phòng phẩm theo quy chế chi tiêu nội bộ và định mức do thủ trưởng đơn vị ban hành. |
2. Tải mẫu giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Từ Mục 2.3 là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm (Ban biên tập soạn)
Có cột tồn kho, đơn giá dự kiến, thành tiền; dòng định mức kỳ và ý kiến kiểm tra của phòng hành chính – giúp duyệt nhanh, tránh mua trùng.
Hình 1. Giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | Tên đơn vị, số giấy; quốc hiệu, ngày tháng; GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM; kính gửi; người đề nghị, chức danh, bộ phận; lý do; thời gian cần nhận, định mức kỳ; bảng STT, tên văn phòng phẩm, quy cách, ĐVT, tồn kho, số lượng, đơn giá, thành tiền; số tiền bằng chữ; ý kiến kiểm tra tồn kho; bốn chữ ký. |
2.2. Bảng tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm theo phòng ban (Ban biên tập soạn)
Dùng cho phòng hành chính gom đề nghị của các phòng ban trong quý, so với định mức rồi trình duyệt mua một lần.
Hình 2. Bảng tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm theo phòng ban (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | BẢNG TỔNG HỢP NHU CẦU VĂN PHÒNG PHẨM quý…; bảng tên văn phòng phẩm, ĐVT, số lượng từng phòng, tổng số lượng, đơn giá, thành tiền; định mức được duyệt, tổng đề nghị, chênh lệch; nhà cung cấp, hình thức thanh toán; người lập, kế toán, giám đốc ký. |
2.3. Phiếu đề xuất văn phòng phẩm dạng bảng
Mẫu gọn nhất: tên công ty, quốc hiệu, bảng loại văn phòng phẩm – đơn vị tính – số lượng – mục đích – thời gian sử dụng và ba chữ ký (Phòng HCNS, trưởng đơn vị, người đề nghị). Phù hợp đề xuất định kỳ của một phòng ban.
Hình 3. Phiếu đề xuất văn phòng phẩm dạng bảng
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề xuất văn phòng phẩm (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề xuất văn phòng phẩm (Mẫu 2)
2.4. Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
Có thêm họ tên người đề nghị, đơn vị công tác, cột quy cách – đặc tính và cột "số lượng được duyệt" do phòng quản trị ghi; bốn chữ ký đến giám đốc. Hợp với đơn vị cấp phát từ kho chung.
Hình 4. Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm (Mẫu 2)
2.5. Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm
Dạng văn bản trình bày lý do (mở rộng phòng ban, định mức không đủ…) và nội dung đề xuất. Mẫu còn dòng "Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân": khi dùng, ghi số thẻ căn cước hoặc số định danh cá nhân, vì chứng minh nhân dân đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2025.
Hình 5. Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm
⬇ Tải mẫu: Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm (Mẫu 2)
2.6. Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm có dự toán, kiểm tra tồn kho
Đầy đủ nhất: số phiếu, mức độ ưu tiên, ngân sách, nhà cung cấp đề xuất, bảng đơn giá – thành tiền, tổng tiền bằng chữ, ô xác nhận tồn kho và năm cấp ký. Mẫu 2 là bảng tính tự cộng tổng tiền, kèm các trang danh mục, theo dõi duyệt, tổng hợp và hạn mức duyệt.
Hình 6. Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm có dự toán, kiểm tra tồn kho
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Bảng tính phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm (Mẫu 2)
3. Cách ghi giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm
Hình 7. Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| Tên đơn vị, số giấy | Tên công ty, chi nhánh; đánh số liên tục để đối chiếu khi thanh toán |
| Kính gửi | Giám đốc hoặc người được phân cấp duyệt; phòng hành chính, kế toán |
| Người, bộ phận đề nghị | Họ tên, chức danh, phòng ban sử dụng |
| Lý do | Bổ sung định mức kỳ, nhân sự mới, dự án, sự kiện cụ thể |
| Tên văn phòng phẩm, quy cách | Ghi rõ loại, kích thước, định lượng, màu để tránh mua sai |
| Tồn kho, số lượng | Số lượng cần mua sau khi trừ tồn kho |
| Đơn giá, thành tiền | Giá tham khảo theo báo giá; tổng tiền bằng số và bằng chữ |
| Chữ ký | Người đề nghị, trưởng bộ phận, hành chính/kế toán, giám đốc duyệt |
4. Quy trình mua văn phòng phẩm
| Bước | Việc cần làm |
| 1 | Phòng ban kiểm tra tồn, lập giấy đề nghị; trưởng bộ phận ký xác nhận nhu cầu |
| 2 | Phòng hành chính đối chiếu định mức, tồn kho; tổng hợp đề nghị các phòng |
| 3 | Kế toán kiểm tra ngân sách; giám đốc hoặc người được phân cấp duyệt |
| 4 | Lấy báo giá, đặt hàng; nhận hàng, kiểm đếm, ký biên bản giao nhận, nhận hóa đơn |
| 5 | Cấp phát cho phòng ban (ký nhận); kế toán thanh toán, lưu hồ sơ |
Lưu ý: Nên ban hành định mức văn phòng phẩm theo đầu người hoặc theo phòng ban; đề nghị vượt định mức phải nêu lý do và được người có thẩm quyền duyệt riêng.
5. Ví dụ giấy đề nghị đã điền
Hình 8. Ví dụ giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Trợ lý Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Truyền thông Sao Mai đề nghị mua giấy in, bút bi, bìa còng, mực in và sổ tay cho quý IV/2026 vì phòng tăng thêm 03 nhân sự. Tổng dự toán 3.965.000 đồng, trong định mức 4.000.000 đồng/quý nên phòng hành chính đồng ý mua bổ sung.
Kết luận
Giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm ghi rõ quy cách, tồn kho, đơn giá và định mức giúp duyệt nhanh, kiểm soát chi phí. Tải mẫu tại Mục 2 và lưu cùng báo giá, hóa đơn để thanh toán thuận lợi. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu hành chính, kế toán.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 20/10/2026. Áp dụng theo quy chế chi tiêu nội bộ và chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng. |