1. Khi nào gửi giấy đề nghị thanh toán
| Thời điểm | Mẫu phù hợp |
| Đến hạn thanh toán theo hợp đồng (sau giao hàng, nghiệm thu) | Giấy đề nghị thanh toán công nợ (Mục 2.3) |
| Thanh toán theo đợt, theo khối lượng hoàn thành | Công văn đề nghị thanh toán theo hợp đồng (Mục 2.6) |
| Đã xuất hóa đơn dịch vụ | Giấy đề nghị thanh toán theo hóa đơn (Mục 2.8) |
| Khách hàng quá hạn chưa trả | Giấy yêu cầu thanh toán, công văn nợ quá hạn, thư kèm xác nhận công nợ (Mục 2.2, 2.4, 2.7) |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Điều 280 Bộ luật Dân sự 2015: nghĩa vụ trả tiền phải được thực hiện đầy đủ, đúng hạn, đúng địa điểm và phương thức đã thỏa thuận. | Điều 357 Bộ luật Dân sự 2015: bên chậm trả tiền phải trả lãi trên số tiền chậm trả; lãi suất do các bên thỏa thuận nhưng không quá 20%/năm (Điều 468), không thỏa thuận thì bằng 10%/năm. | Điều 306 Luật Thương mại 2005: bên vi phạm hợp đồng chậm thanh toán phải trả tiền lãi theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán, trừ khi có thỏa thuận khác. |
2. Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Mục 2.3 đến 2.9 là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng (Ban biên tập soạn)
Có số, ký hiệu công văn; bảng giá trị, số đã thanh toán, số còn lại; hạn theo hợp đồng và hạn đề nghị; nội dung chuyển khoản; câu nhắc lãi chậm thanh toán.
Hình 1. Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | Tên công ty, số, ký hiệu, V/v; quốc hiệu, ngày tháng; GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN; Kính gửi, địa chỉ, mã số thuế khách hàng; căn cứ hợp đồng, biên bản, hóa đơn; bảng số tiền; bằng chữ; hạn thanh toán; tài khoản nhận; nội dung chuyển khoản; lãi chậm trả; đầu mối liên hệ; nơi nhận; giám đốc ký, đóng dấu. |
2.2. Thư đề nghị thanh toán kèm xác nhận công nợ (Ban biên tập soạn)
Dùng cho lần nhắc thứ hai trở đi: liệt kê hóa đơn, số ngày quá hạn và có phần khách hàng ký xác nhận số dư.
Hình 2. Thư đề nghị thanh toán kèm xác nhận công nợ (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | THƯ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN VÀ XÁC NHẬN CÔNG NỢ (lần thứ …); bảng hóa đơn, ngày, hạn, số còn nợ, số ngày quá hạn; hạn thanh toán; tài khoản; cảnh báo lãi chậm trả; xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý của khách hàng; đại diện bên bán ký. |
2.3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ theo hợp đồng mua bán
Mẫu ngắn gọn: căn cứ hợp đồng, biên bản bàn giao, điều khoản thanh toán, tỷ lệ và số tiền đề nghị, tài khoản nhận.
Hình 3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ theo hợp đồng mua bán
⬇ Tải mẫu: Giấy đề nghị thanh toán công nợ (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Giấy đề nghị thanh toán công nợ (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Giấy đề nghị thanh toán công nợ (Mẫu 3)
2.4. Mẫu giấy yêu cầu thanh toán công nợ khi khách hàng chậm trả
Có thêm căn cứ biên bản thanh lý, số ngày chậm thanh toán và số tiền còn phải trả bằng số, bằng chữ.
Hình 4. Mẫu giấy yêu cầu thanh toán công nợ khi khách hàng chậm trả
⬇ Tải mẫu: Giấy yêu cầu thanh toán công nợ (Mẫu 1)
2.5. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ khách hàng
Trình bày số, ký hiệu công văn; bảng giá trị hợp đồng, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán; thông tin thụ hưởng và nội dung chuyển khoản.
Hình 5. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ khách hàng
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán công nợ (Mẫu 1)
2.6. Mẫu công văn đề nghị thanh toán theo hợp đồng
Dùng cho hợp đồng thanh toán theo đợt, theo khối lượng nghiệm thu (dịch vụ, xây dựng); Mẫu 2 có bảng giá trị lũy kế, thuế giá trị gia tăng.
Hình 6. Mẫu công văn đề nghị thanh toán theo hợp đồng
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán theo hợp đồng (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán theo hợp đồng (Mẫu 2)
2.7. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ quá hạn
Có trích yếu "V/v đề nghị thanh toán công nợ quá hạn", căn cứ hợp đồng, số tiền quá hạn và nơi nhận.
Hình 7. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ quá hạn
⬇ Tải mẫu: Công văn đề nghị thanh toán công nợ quá hạn (Mẫu 1)
2.8. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo hóa đơn dịch vụ
Dùng cho hợp đồng dịch vụ: phí dịch vụ, thuế giá trị gia tăng, tổng tiền và tài khoản nhận. Dòng địa chỉ có cấp quận, khi điền ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính hiện hành.
Hình 8. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo hóa đơn dịch vụ
⬇ Tải mẫu: Giấy đề nghị thanh toán theo hóa đơn (Mẫu 1)
2.9. Mẫu 05-TT giấy đề nghị thanh toán nội bộ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Đây là chứng từ kế toán nội bộ: nhân viên đề nghị doanh nghiệp thanh toán khoản đã chi. Không dùng mẫu này để gửi khách hàng; đưa vào đây để phân biệt.
Hình 9. Mẫu 05-TT giấy đề nghị thanh toán nội bộ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
⬇ Tải mẫu: Giấy đề nghị thanh toán Mẫu 05-TT (Mẫu 1)
3. Cách ghi giấy đề nghị thanh toán
Hình 10. Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| Số, ký hiệu, ngày | Đánh số theo sổ công văn đi; ngày lập giấy |
| Kính gửi | Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng như trên hợp đồng, hóa đơn |
| Căn cứ | Số, ngày hợp đồng, phụ lục; biên bản giao nhận, nghiệm thu; số, ngày hóa đơn |
| Số tiền | Giá trị hợp đồng hoặc hóa đơn, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán; ghi cả bằng chữ |
| Hạn thanh toán | Trích đúng điều khoản thanh toán; ghi rõ ngày đề nghị khách hàng trả |
| Tài khoản nhận | Tên tài khoản trùng tên doanh nghiệp, số tài khoản, ngân hàng; gợi ý nội dung chuyển khoản để dễ đối soát |
| Ký, đóng dấu | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu (nếu có) |
| Lưu ý | – Gửi bằng cách để lại dấu vết: thư bảo đảm, thư điện tử đã ghi trong hợp đồng; lưu bản có chữ ký nhận. | – Kèm bảng đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận số dư. | – Số tài khoản phải là tài khoản của doanh nghiệp đã đăng ký; đổi tài khoản thì báo bằng văn bản có dấu, tránh lừa đảo giả mạo. |
4. Khách hàng chậm trả: lãi, phạt, thời hiệu
| Nội dung | Hợp đồng dân sự | Hợp đồng thương mại |
| Lãi chậm trả | Theo thỏa thuận, tối đa 20%/năm; không thỏa thuận: 10%/năm | Lãi suất nợ quá hạn trung bình thị trường, trừ khi có thỏa thuận khác |
| Phạt vi phạm | Theo thỏa thuận | Tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm (Điều 301) |
| Thời hiệu khởi kiện | 03 năm kể từ ngày biết quyền, lợi ích bị xâm phạm (Điều 429 BLDS) | 02 năm (Điều 319 Luật Thương mại) |
Các bước thường làm: gửi giấy đề nghị thanh toán, gửi thư nhắc kèm xác nhận công nợ, thương lượng hoặc hòa giải; nếu không có kết quả, khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại theo thỏa thuận trong hợp đồng.
5. Ví dụ đã điền
Hình 11. Ví dụ giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty TNHH Thiết bị điện Minh An bán thiết bị cho Công ty Cổ phần Xây lắp Phú Thịnh theo hợp đồng 25/2026/HĐMB. Khách hàng đã tạm ứng 30%, phần còn lại 340.200.000 đồng đã quá hạn từ 19/9/2026. Giấy đề nghị nêu rõ căn cứ, số tiền, hạn thanh toán mới, nội dung chuyển khoản và nhắc lãi chậm trả theo hợp đồng.
Kết luận
Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng cần bám sát hợp đồng và hóa đơn, ghi rõ số tiền, hạn thanh toán và tài khoản nhận. Khi khách hàng chậm trả, gửi thư nhắc kèm xác nhận công nợ để giữ căn cứ tính lãi và khởi kiện. Tải mẫu tại Mục 2 và theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm các mẫu văn bản doanh nghiệp.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 20/10/2026. Đối chiếu điều khoản thanh toán trong hợp đồng cụ thể và quy định của Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005. |