1. Căn cứ pháp lý của giấy đi đường năm 2026
Giấy đi đường là chứng từ kế toán thuộc nhóm lao động – tiền lương. Năm 2026, mẫu áp dụng phụ thuộc chế độ kế toán của đơn vị: Thông tư 99/2025/TT-BTC (doanh nghiệp, hiệu lực từ 01/01/2026), Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa) hoặc chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Với cơ quan dùng ngân sách, giấy đi đường còn là chứng từ bắt buộc khi thanh toán công tác phí theo Thông tư 40/2017/TT-BTC.
| ⚖ Thông tư 99/2025/TT-BTC – Điều 9 (hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán) | “1. Doanh nghiệp tham khảo để áp dụng biểu mẫu hệ thống chứng từ kế toán tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. | 2. Trường hợp để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán so với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. Biểu mẫu chứng từ kế toán của doanh nghiệp khi thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung phải đảm bảo tuân thủ quy định tại Điều 16 Luật Kế toán và phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp. | Khi thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung về biểu mẫu chứng từ kế toán thì doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc các tài liệu tương đương) về các nội dung sửa đổi, bổ sung để làm cơ sở thực hiện. Quy chế phải nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi, bổ sung đó và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về các nội dung đã sửa đổi, bổ sung. …” |
| ⚖ Thông tư 99/2025/TT-BTC – trích khoản 1, khoản 3 Điều 31 (hiệu lực, doanh nghiệp nhỏ và vừa) | “1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Thông tư này thay thế cho các Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này), … | 3. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cơ sở ngoài công lập, các đơn vị kế toán khác được lựa chọn áp dụng Thông tư này để kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình. …” |
| ⚖ Thông tư 40/2017/TT-BTC – khoản 1 Điều 10 (chứng từ thanh toán công tác phí) | “1. Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).” |
Thông tư 12/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 04/5/2025) sửa đổi Thông tư 40/2017/TT-BTC và bãi bỏ một phần khoản 3 Điều 10 về thẻ lên máy bay; quy định về giấy đi đường tại khoản 1 Điều 10 giữ nguyên.
Hình 1. Đơn vị nào dùng mẫu giấy đi đường nào năm 2026
2. Tải mẫu giấy đi đường
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa.
2.1. Mẫu giấy đi đường số 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu chuẩn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: thông tin người đi công tác, nơi đến, căn cứ cử đi, thời gian, tiền ứng trước, bảng hành trình 7 cột (cột 7 do nơi đến ký, đóng dấu), chi phí vé – phòng nghỉ – phụ cấp và phần duyệt thanh toán. Hai link là cùng một mẫu (.doc, .docx).
Hình 2. Mẫu giấy đi đường số 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
⬇ Tải mẫu: Mẫu 04-LĐTL (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu 04-LĐTL (Mẫu 2)
2.2. Mẫu giấy đi đường cho doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025 (tự thiết kế)
Ban biên tập soạn theo Điều 9 Thông tư 99/2025/TT-BTC: giữ các nội dung cần cho quyết toán (căn cứ cử đi, hành trình, xác nhận nơi đến, chi phí, tạm ứng) và ghi số Quy chế hạch toán kế toán của doanh nghiệp ở góc mẫu. Doanh nghiệp sao chép, chỉnh theo quy chế của mình.
Hình 3. Mẫu giấy đi đường doanh nghiệp tự thiết kế theo Thông tư 99/2025 (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | Góc trái: Đơn vị …, Bộ phận … Góc phải: “Mẫu do doanh nghiệp thiết kế (theo Quy chế hạch toán kế toán số …/QC)”. | GIẤY ĐI ĐƯỜNG – Số: … Cấp cho: … Chức vụ: … Được cử đi công tác tại: … | Theo quyết định cử đi công tác (công lệnh) số … ngày … Từ ngày … đến ngày … Tiền tạm ứng: … đồng (Giấy đề nghị tạm ứng số … ngày …). Người duyệt ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu. | Bảng hành trình: Nơi đi – nơi đến | Ngày | Phương tiện | Độ dài chặng | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Xác nhận nơi đến (ký, đóng dấu). | Chi phí thanh toán: vé đi lại (số vé × giá); phòng nghỉ (số đêm × giá); phụ cấp lưu trú (số ngày × mức); tổng cộng, đã tạm ứng, thanh toán thêm/hoàn lại. | Ký: Người đi công tác – Phụ trách bộ phận – Kế toán trưởng – Người duyệt thanh toán. |
3. Hướng dẫn cách ghi chi tiết và lỗi cần sửa
Hình 4. Mẫu 04-LĐTL – cách ghi phần đầu
Hình 5. Mẫu 04-LĐTL – cách ghi bảng hành trình và chi phí
| Mục / cột | Cách ghi |
| Đơn vị, bộ phận, số | Tên doanh nghiệp, bộ phận của người đi; số thứ tự giấy đi đường trong năm |
| Cấp cho, chức vụ | Họ tên, chức vụ người được cử đi công tác |
| Được cử đi công tác tại | Tên cơ quan, đơn vị, địa phương nơi đến |
| Theo công lệnh | Số, ngày quyết định hoặc văn bản cử đi công tác (giấy mời, kế hoạch công tác đã duyệt) |
| Từ ngày – đến ngày | Thời gian công tác theo quyết định; người duyệt ký, đóng dấu trước khi đi |
| Tiền ứng trước | Số tiền đã tạm ứng công tác phí (dòng “Lương” để trống nếu không ứng lương) |
| Cột 1–6 | Từng chặng nơi đi – nơi đến; ngày; phương tiện (máy bay, ô tô, tàu…); độ dài chặng; số ngày công tác; lý do lưu trú |
| Cột 7 | Cơ quan, đơn vị nơi đến ký, đóng dấu xác nhận ngày đến/đi; hoặc khách sạn, nhà khách nơi lưu trú |
| Chi phí | Vé (số vé × giá), phòng nghỉ (số đêm × giá), phụ cấp đi đường, phụ cấp lưu trú theo quy chế; tổng cộng |
| Duyệt thanh toán | Người đi, phụ trách bộ phận, kế toán trưởng ký; người có thẩm quyền duyệt số tiền được thanh toán |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 04-LĐTL ghi “Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC” không còn căn cứ từ 01/01/2026 – doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025 tự thiết kế mẫu (như mẫu 2.2); doanh nghiệp nhỏ và vừa dùng bản ghi Thông tư 133/2016. | – Theo danh mục Phụ lục I Thông tư 99/2025, ký hiệu “04-LĐTL” nay dùng cho Bảng thanh toán tiền thuê ngoài – không ghi “Mẫu số 04-LĐTL” cho giấy đi đường của doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99. | – Mẫu 04-LĐTL ghi “Phòng nghỉ … vé” – nên ghi số đêm × giá phòng; dòng “Phụ phí lấy vé bằng điện thoại” có thể bỏ. | – Ô “Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu)” – ghi số, ngày quyết định hoặc văn bản cử đi công tác đã được duyệt. | – Cột 7 bỏ trống: với cơ quan dùng ngân sách, thiếu xác nhận nơi đến (hoặc khách sạn, nhà khách) là thiếu chứng từ thanh toán công tác phí. | – Không nhầm giấy đi đường với giấy giới thiệu hay quyết định cử đi công tác: giấy đi đường ghi hành trình thực tế và chi phí, dùng để quyết toán. |
4. Ví dụ giấy đi đường đã điền
Hình 6. Ví dụ giấy đi đường đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: vé máy bay 2 × 1.650.000 = 3.300.000 đồng; phòng nghỉ 2 đêm × 800.000 = 1.600.000 đồng; phụ cấp lưu trú 3 ngày × 300.000 = 900.000 đồng (mức theo quy chế tài chính của doanh nghiệp). Tổng cộng 5.800.000 đồng, đã tạm ứng 5.000.000 đồng nên công ty thanh toán thêm 800.000 đồng.
| Lưu ý khi thanh toán công tác phí | – Kèm theo giấy đi đường: quyết định cử đi công tác, hóa đơn vé, thẻ lên máy bay (nếu quy chế yêu cầu), hóa đơn phòng nghỉ, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. | – Mức phụ cấp lưu trú, tiền phòng của doanh nghiệp theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ; cơ quan dùng ngân sách theo Thông tư 40/2017/TT-BTC đã sửa đổi. | – Ghi số ngày, số đêm khớp hóa đơn và xác nhận nơi đến. | – Quyết toán tạm ứng ngay sau chuyến công tác để kế toán hạch toán đúng kỳ. |
Kết luận
Năm 2026, giấy đi đường của doanh nghiệp nhỏ và vừa dùng Mẫu 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016; doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025 tự thiết kế mẫu kèm Quy chế hạch toán kế toán; cơ quan dùng ngân sách cần xác nhận nơi đến theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 40/2017. Ghi đúng căn cứ cử đi, từng chặng hành trình, số ngày, số đêm và chi phí khớp hóa đơn. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Đối chiếu chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng, quy chế tài chính nội bộ và Thông tư 40/2017/TT-BTC (đã sửa đổi) trước khi lập, thanh toán. |